Внутренний портал застройщика для документооборота с подрядчиками онлайн

У застройщика на стройке работают десятки подрядчиков, и каждый месяц они сдают выполненные работы. По каждому объекту формируются акты КС, которые проходят согласование, считаются с НДС и в итоге должны попасть в 1С. Пока всё это крутится в почте, Excel и бумажных печатных формах, процесс получается медленным и хрупким. Ошибка в суммах или потерянный акт стоят реальных денег и срывают сроки.

СК10 нужен был отдельный внутренний портал, на котором подрядчик заводит и согласует свои КС, технадзор и сметный отдел всё это проверяют, а данные синхронизируются с 1С без ручного перебивания цифр. Задача с самого начала была двойная. Не просто разработать сервис, а потом годами его вести: дорабатывать под новые требования бухгалтерии и стройки, держать в актуальном состоянии и не давать ему встать.

Документооборот по актам КС

Ядро портала — работа с актами выполненных работ. Подрядчик формирует КС внутри системы, видит свои объекты и сметы, отправляет акт на согласование. Мы настроили обмен с 1С, чтобы данные ходили в обе стороны, и отдельно вывели фактическую дату выгрузки КС, чтобы было понятно, на какой момент актуальны цифры.

Печатные формы, НДС и сметы

Самое чувствительное в таком сервисе — деньги. Здесь любая мелочь в расчётах превращается в проблему для бухгалтерии. Мы дорабатывали печатные формы по реальным запросам: вывод процента и сумм НДС в справке и акте, итоговые суммы по каждой секции отдельно, корректный расчёт сумм с НДС и без. Отдельно учли давальческие материалы с расчётом по проценту отхода и поправили единицы измерения в отчётах. Когда у подрядчика терялись или ломались печатные акты, восстанавливали и старые формы тоже.

Роли и доступы

В согласовании участвуют разные люди со своими правами. Изначально КС проводил через себя технадзор. По мере развития сделали так, чтобы подрядчик мог согласовывать КС сам, и ограничили доступ к разделу технадзора, чтобы каждый видел только своё. Договоры привязали к нужным пользователям, добавили возможность скачать договор и завести уникальный адрес стройки под конкретный документ.

Поддержка, на которой всё держится

Портал работает годами, и большая часть нашей работы — это его обслуживание. Переносили сервис на новый сервер, обновляли фреймворк и сервер. Закрывали уязвимости по таблице безопасности, чинили доступы, SMTP и отправку писем. Настроили автоматический перенос данных в облачное хранилище, чтобы было откуда восстановиться. А чтобы сотрудники заказчика могли сами разбираться в мелких вопроса не превращая их в многочасовые тикеты поддержки, записали видеоинструкцию по работе с порталом.

Документооборот по подрядчикам переехал из почты и бумаги в одно место. Подрядчик заводит и согласует акты сам, технадзор и сметчики видят только то, что им положено, а данные уходят в 1С без ручного перебивания. Суммы и НДС в печатных формах считаются корректно, поэтому к бухгалтерии меньше вопросов, а к актам меньше правок.

Для застройщика это в первую очередь экономия времени людей и снижение числа ошибок там, где они дороже всего. Сервис стал частью рабочего процесса, на который завязаны деньги и сроки, и при этом он стабильно живёт: обновляется, переезжает между серверами и развивается под новые требования, не вставая на паузу.