За 3 месяца запустили MVP корпоративного портала для 13 000 сотрудников «Росгосстраха»

ПАО СК «Росгосстрах» — крупнейшая в России страховая компания, которая ведет свою историю с 1921 года.

С 2005 года «Росгосстрах» использовал корпоративный интранет-портал на базе собственной разработки. К 2020 году он сильно устарел как функционально, так и с точки зрения дизайна и юзабилити. Однако его модернизация была признана нецелесообразной: доработки обошлись бы слишком дорого, а некоторые изменения вовсе невозможны из-за ограничений системы.

Перед началом проекта «Росгосстрах» своими силами осуществил предпроектное обследование и провел проблемные интервью пользователей и руководителей всех подразделений холдинга. Сотрудникам задавали вопросы о том, каких функций портала им не хватает.

Чаще всего встречались пожелания, связанные с быстрым поиском: например, информации о коллегах, корпоративных и отраслевых новостей или необходимых документов. Кроме того, сотрудники просили упростить доступ к различным сервисам и заявкам, предоставить возможность создавать рабочие группы и группы по интересам.

«Хочу быстрее находить», «быстрее узнавать», «проще заказывать», «легче общаться с коллегами» — звучало многократно от сотрудников из разных подразделений.

После сбора обратной связи представители «Росгосстраха» сформулировали требования:

• Создать удобное пространство для совместной работы и общения;

• Повысить скорость донесения информации до каждого сотрудника и получить возможность оперативно получать обратную связь;

• Создать удобное хранилище документов и инструменты для обмена файлами;

• Внедрить инструменты постановки и контроля поручений;

• Автоматизировать процессы, связанные с заявками на различные внутренние сервисы (например, заказ пропусков и визиток, обращения в ИТ-поддержку).

Команда Эм Си Арт реализовала интранет на коробочной версии 1C-Битрикс24 в редакции «Энтерпрайз». Эта версия предназначена для крупных территориально-распределенных компаний, обеспечивает максимальные показатели производительности и отказоустойчивости, не ограничивает количество посетителей ресурса и объем хранимой информации.

Основная фаза проекта делилась на 2 этапа. Первый — разработка MVP для быстрого старта проекта и получения пользы от решения уже на промежуточном этапе. Скоуп по нему был четко определен и оценивался по модели Fixed Price. На втором этапе мы перешли на Agile — благодаря этому мы выпускали на портал новый функционал каждые 2 недели и работали только над теми сервисами, которые были востребованы конечным пользователем.

На стартовой странице портала находится самая важная информация и ссылки на ключевые сервисы.

• Визуально выделили строку умного поиска — это помогает сориентироваться в возможностях портала;

• Пиктограмма «Избранное» для быстрого доступа к часто используемым телефонам;

• «Колокольчик» уведомлений;

• Ссылка на личный профиль и собственное рабочее пространство;

• Баннер и анонсы последних новостей оповестят о важных событиях;

• Блок опросов позволяет привлечь внимание сотрудников к важным внутренним вопросам. Если сейчас опросов нет, то его можно отключить;

• Информация о ближайших днях рождения и новых сотрудниках (с привязкой к региону);

• Список настраиваемых сервисов — вплоть до цвета и изображения иконки.

Профиль сотрудника может иметь разный вид — на это влияет сразу несколько факторов: есть ли у него секретарь, помощник или оба; заполнил ли человек блок о своих ключевых навыках и хобби (что позволяет находить пересечения с другими сотрудниками, находить единомышленников и создавать клубы по интересам) либо он предпочел остаться «в тени» и не описывать свои увлечения.

Информация о департаменте, филиале, рабочем месте, руководителе и коллегах «подтягивается» из кадровой системы, блок «О себе» каждый сотрудник заполняет самостоятельно.

В отдельном разделе интранета содержится каталог услуг. Удобная навигация помогает перейти с разводной страницы в целевую систему — отдельно авторизовываться в ней не нужно. Также доступен удобный поиск.

Блок заявок включает 5 популярных категорий и ссылки на часто используемые сервисы. Внутри каждой категории могут быть подкатегории либо сами заявки. Формы для каждого типа заявок отличаются. Доступна персонализация раздела: каждый пользователь может настроить самостоятельно, какие заявки должны быть под рукой.

В меню для пользователей мы разработали специальный блок с популярными сервисами. Часть сервисов администратор системы настраивает для всех пользователей, а вторую часть сотрудник может настроить под себя.

По сути, раздел новостей «Росгосстраха» является корпоративным журналом, а не просто списком анонсов. В верхней части страницы расположена главная новость, после нее — 2 «субновости», после них плиткой расположен остальной контент.

Кроме внутренних новостей холдинга доступны новости отрасли с разбивкой по категориям — их готовят партнеры компании, анонсы выгружаются на портал через RSS.

Под каждой новостью отображается количество просмотров, лайков и комментариев — это повышает вовлеченность пользователей, а авторам контента показывает, какие новости вызывают наибольший интерес.

В новостях доступна фильтрация и поиск по тематикам, датам и тегам. Фильтры можно сохранить, чтобы настроить ленту новостей под свои интересы.

Опросы — еще один способ оперативно получать обратную связь от сотрудников, обсудить важные темы, рассказать сотрудникам о насущных вопросах и стратегических инициативах.

Доступны опросы двух типов: быстрые опросы — их можно создавать из живой ленты и приглашать к участию конкретных сотрудников или отделы, а также полноценные опросы для всей компании, которые закрепляются в шапке портала и привлекают внимание всего персонала. Аналитику по ним можно сделать с помощью выгрузки результатов в Excel.

В Живой ленте на стартовой странице транслируются последние записи, опросы и публикации пользователей. Возможна публикация «для всех сотрудников» либо для определенного департамента, региона, рабочей группы и конкретного списка людей.

Легкий и удобный поиск по всем сущностям был критически важен — если информацию не найти, значит, её нет.

На портале «Росгосстраха» доступен сквозной поиск по всем сущностям с разбивкой на категории. Выдача сортируется в порядке релевантности. Результаты поиска подгружаются в процессе ввода запроса — еще до нажатия кнопки «Найти».

Работают всплывающие подсказки — они помогают быстро сориентироваться без лишних кликов и переходов в разделы.

Мы разработали удобный и исчерпывающий телефонный справочник — поиск в нём можно осуществлять не только по фамилии, но и по дополнительным параметрам (например, отделам и регионам). Доступны фильтры и алфавитная сортировка, а часто используемые контакты можно занести в избранное.

Полнотекстовый поиск по файловому хранилищу, в котором находятся все необходимые регламенты и процедуры, можно выполнять как по всем файлам, так и в разрезе рабочих групп и категорий.

Спустя всего 3 месяца плотной работы мы запустили MVP корпоративного портала — он полностью соответствовал ожиданиям компании относительно поиска и работы с информацией, внутрикорпоративных коммуникаций и совместной работы, удобного доступа к IT-сервисам и заявкам.

Основной фокус мы сделали на предоставлении легкого и интуитивно-понятного доступа к информации, проработке интерфейсов и навигации.

Для создания действительно впечатляющего пользовательского опыта (UX) все процессы мы разложили на подробные сценарии (use cases), прописали базовые и альтернативные варианты использования (flow) и создали прототипы — интерфейсы разрабатывались только по завершении этих этапов.

Чтобы в дальнейшем специалисты «Росгосстраха» могли самостоятельно дорабатывать портал, команда Эм Си Арт разработала гайдлайн по работе с визуализацией, который содержит подробное описание требований к типографике, цветам, отступам и кнопкам.

У «Росгосстраха» большие планы на развитие портала. Постоянный контракт с Эм Си Арт включает 700 человеко-часов и выделенную проектную команду, которая выполняет доработки по модели Time&Material: список задач разбивается на спринты исходя из приоритетов бизнеса и имеющихся ресурсов. Каждые 2 недели выходит очередной релиз.

В планах компании — расширить функционал, обеспечить бесшовную интеграцию с корпоративными IT-системами, доработать существующие сервисы под специфику работы конкретных подразделений.