Закупки промышленного холдинга переведены в тендерный формат внутри мессенджера

Заказчик — производственный холдинг, 1200+ сотрудников.

Закупки велись по телефону и почте: снабженец обзванивал поставщиков и собирал цены вручную. Цена зависела от того, до кого дозвонились; предложения не сопоставлялись между собой, а история переговоров оставалась в личной переписке сотрудника. Руководитель не видел процесс целиком.

Внедрять полноценную закупочную систему не хотели: это долго, дорого и требует обучения десятков людей на стороне поставщиков.

Превратили закупку в прозрачный мини-тендер внутри мессенджера, который уже установлен у всех участников.

Как работает процесс:

— Снабженец публикует заявку: что нужно, сколько, к какому сроку.

— Все партнёры-поставщики мгновенно получают уведомление и видят заказ одновременно.

— Ставки подаются по тендерному принципу: цена и срок видны в сравнении.

— Заказчик выбирает победителя, решение и история фиксируются в системе.

Роли и права разделены: снабженец, поставщик и руководитель видят разные интерфейсы. Уведомления настроены так, чтобы не превращаться в спам.

За человеком остаются все решения: система не выбирает поставщика автоматически. Снабженец формулирует требования, допускает поставщиков в пул и оценивает факторы, которых нет в цифрах: сроки, репутацию, качество прошлых поставок.

Цена закупки формируется конкуренцией, а не переговорами один на один: поставщики видят, что их предложение оценивается наравне с другими.

Процесс стал наблюдаемым для руководителя: история заявок, ставок и решений сохраняется автоматически и больше не живёт в личной переписке сотрудника.

Главное для внедрения: обучение персонала не потребовалось. Мессенджер уже был установлен у всех участников с обеих сторон, поэтому запуск не потребовал ни новых лицензий, ни рабочих мест, ни отдельного проекта внедрения.

Решение масштабируется: такой же контур подходит любому предприятию с пулом постоянных поставщиков — с интеграцией в учётную систему и выгрузкой истории закупок.