С фрилансером без договора: молимся и снижаем риски

Скачать (31 Кб)

С фрилансером без договора: молимся и снижаем риски

Статья о том, чем полезен договор при работе с фрилансером и как снизить риски обоим сторонам в случае, если его по каким-то причинам не удалось заключить. К материалу прилагается шаблон акта в Excel для скачивания.
197 

Вступление

В России договор часто считают ненужной формальностью, бесполезной бумажкой или даже оскорблением «ты мне не доверяешь?!». Особенно, когда малый бизнес работает с фрилансером.

Статья вряд ли сможет убедить вас работать по договору, поэтому мы просто расскажем, как снизить риски.

В работе над статьёй нам помогли юристы из Runetlex (крутые ребята — рекомендуем).

Как в России работают с фрилансерами и почему

Чтобы понять это, мы провели опрос среди заказчиков (малого и среднего бизнеса) и фрилансеров. Выборка не очень большая, около пятидесяти человек, но даже она позволяет почувствовать настроение. И звучит оно примерно так.

Заказчик

Фрилансер

Этой бумажкой можно подтереться.
Фрилансера ищи-свищи. Всё равно с ним ничего не сделаешь.
Выбирай нормального фрилансера — и всё будет хорошо.
В российском суде ничего не докажешь.
Проще нанять другого и быстро сделать.
Договор на пять тыщ? Больше мороки.
Нафига мне платить лишние налоги?

А что толку? Если решит не заплатить, я ничего не смогу сделать.
Верю в порядочность.
Я лучше возьму аванс.
Я в этом ничего не понимаю. Захотят обмануть — обманут.
Если сделаю всё хорошо и в срок, мне заплатят.
Я умею ладить с людьми.
Не хочу светиться перед налоговой.

Конечно, есть люди, работающие строго по договору и понимающие его пользу. Но это единороги: встречаются редко, легко спугнуть.

Почему? Например, потому что нас не учат работать по закону. Или потому, что работать в серую и уходить от налогов — это национальная развлекушка и способ выживания.

Что думаете? Напишите в комментариях, обсудим!

Зачем заключать договор с фрилансером и что может случиться, если этого не сделать

Договор — это, прежде всего, защита и порядок. Он помогает сторонам договориться о том, как они будут работать, дисциплинирует (как никак официальная бумага), облегчает решение спорных ситуаций и защищает ваши права (на оплату и результат работ).

Кажется, многие это понимают, но всё равно забивают на договор. Почему? Тебе не страшно только потому, что тебя пока ещё не пугали Потому что не думают про риски.

Давайте разбираться, чем рискуют компания и фрилансер, работая без договора. Для наглядности возьмём фрилансера Сашу, который делает сайт компании «Трикстер».

Риски работы без договора для компании

Риски компании

Это доработка

Речь, конечно, о задаче — что исполнитель должен сделать (за согласованную стоимость, если она есть), а что считать доработкой.

С договором

Без договора

К договору прилагается задание.
Правки к заданию документируются.

Скептики могут сказать: «Задание часто такое, что по нему ничего не проверить». Да, часто задание пишется на отвали, но даже такое задание лучше, чем совсем ничего. Там хотя бы будет написано «Сделать сайт с описанием товаров и услуг». Хотя бы.

Саша может занять позицию «нет бумаги, ничего не докажете», «этого в ТЗ не было, мы договаривались о другом», «вы это потом сказали, я на это не соглашался, не буду делать», «платите — сделаю».

В такой ситуации в суде придётся показывать переписку. Если задание обсуждали устно, это провал. Потому что действительно ничего не докажешь.

Переписка, конечно, не является прямым доказательством: как минимум нужно определить, кому принадлежит аккаунт (мессенджер/почта) и какая версия задания — последняя.

Итого: без договора у Трикстера нет критериев приёмки результата. Хуже того: они не могут доказать, что Саша вообще что-то должен делать.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Зафиксируйте задание и согласие исполнителя с ним в переписке — в электронной почте или мессенджере. Переписку из мессенджера без вашего согласия можно удалить, поэтому сделайте скриншоты.

  2. Любые, даже самые незначительные, изменения в задание тоже зафиксируйте в письменном виде. Хотя бы потому, что вы на самом деле не знаете, насколько изменение незначительное. Сущая мелочь может перевернуть логику работы сайта.

Со следующего месяца ставка повышается в полтора раза

Саша объявил 1 000 ?/час и вдруг посередине работ сообщает, что она повышается до 1 500. Что делать? Бросать сейчас невыгодно, потому что на руках половина сайта. Уходить к другому — это потеря времени.

С договором

Без договора

Есть согласованная ставка, и повысить её можно только через дополнительное соглашение с согласия заказчика.

Ничего не докажете, если не будет переписки, подтверждающей согласие Саши работать за 1 000 ?/час до самого конца.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Фиксируем в переписке, что ставка 1 000 ?/час будет действовать до момента сдачи сайта или, например, шесть месяцев, после чего её можно пересмотреть.

  2. Если вы согласны, что ставка может повыситься, лучше написать, на сколько она может повыситься единовременно и сколько раз за год.

Какой аванс? Я ничего не получал

И такое бывает.

С договором

Без договора

Есть порядок/график и способ оплаты, по которым можно проверить, за что и когда Саша получил деньги.

Если деньги передали наличными без расписки, Саша может попытаться получить деньги повторно, предъявив переписку. Риск невелик, но исключать его нельзя.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Если платите наличными, берите расписку.

  2. Если отправляете деньги на карту и электронный кошелёк, напишите в основании платежа, за что он.

Сделаю, когда будет время

У фрилансера сроки — самый частый грех.

С договором

Без договора

Есть сроки на каждый этап и весь сайт. Понятно, как и почему их можно сдвигать.

Саша имеет полное право сделать работу, когда захочет. Если только вы не согласовали срок в переписке.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Фиксируем срок в переписке.

  2. Платим по факту выполнения каждого этапа. Так у фрилансера будет мотивация сдать работу как можно быстрее.

Извините, так получилось

Ответственность — второй смертный грех фрилансера.

С договором

Без договора

Установлены причины и размер штрафов, порядок оплаты и взыскания.

Ничего с него не взять, кроме анализов.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Зафиксировать в переписке, что будет за срыв сроков (в рублях за день просрочки). Хотя бы это.

  2. Можно напрячься и прописать ещё ответственность за разглашение конфиденциальной информации.

Вы мне ещё авторские должны

Саша является автором и обладателем интеллектуальных прав на сайт (программа ЭВМ, дизайн), которые он должен каким-то образом передать Трикстеру: право использовать любым способом, запрещать/разрешать использование другим лицам, отчуждать или передавать право пользования по лицензии.

С договором

Без договора

Написано, что после подписания акта сдачи-приёмки и оплаты все права на использование переходят заказчику.

Если исполнитель использует в сайте свои наработки (программный код), можно отдельно оговорить условия их использования — процент от продажи или дополнительную сумму.

Заказчику не переходят никакие права.

Сайт или его части могут быть проданы конкуренту.

Ещё можно выложить код в общий доступ, и тогда заказчик будет нарушать права третьих лиц.

Снизить риски не получится :( Только договор.

Терроризьм финансируете?

Перевод на карту физическому лицу без договора может попасть под подозрение банка по 115-ФЗ. Это закон, который противодействует финансированию терроризма и легализации доходов, полученных преступным путём. В рамках этого закона банк при подозрительных операциях может применить блокировку (основания для подозрения записаны в методических рекомендациях Центробанка).

В рамках мониторинга банка может обратить внимание на перечисление на карту физического лица, а тут можно усмотреть уклонение от социальных выплат или даже обнал.

С договором

Без договора

Всё чисто: заказчик платит за работу.

Можно показать акты и результаты, если у банка или налоговой возникнут вопросы.

Без договора снять блокировку или подтвердить реальность операции почти невозможно. Переписку банки принимают в качестве доказательства очень неохотно.

Снижаем риски при работе без договора: пишите в основании платежа, за что вы платите.

Ваша недоимка по налогам составляет…

Иногда расходы нужно подтверждать. Например, чтобы снизить налогооблагаемую базу.

С договором

Без договора

Правильно оформленный пакет документов — договор, акт выполненных работ, платёжное поручение/расписка — в совокупности подтверждает расходы.

Без договора и акта считается, что деньги потрачены без основания и подтверждения.

К примеру, компания на УСН «доходы минус расходы» не сможет принять и вычесть такие расходы. Придётся заплатить больше налогов.

Снижаем риски при работе без договора: подпишите акт сдачи-приёмки.

Я — человек!

От статуса исполнителя — ИП, самозанятый, гражданин без дополнительных статусов, нерезидент — зависит то, кто и в каком размере должен платить налоги и взносы.

С договором

Без договора

Договор фиксирует статус исполнителя и, соответственно, обязательства по уплате налогов и взносов.

Естественно, договором не изменить закон. Например, если исполнитель — гражданин, а заказчик — организация, то именно он будет платить НДФЛ за исполнителя. Но, если договор заключался, когда исполнитель был самозанятым или ИП, а в процессе и до оплаты он этот статус потерял, в договоре можно прописать обязанность сообщить об этом, а также ответственность за то, что не сообщил.

Если договора нет, получится, что организация просто не выполнила функции налогового агента и не оплатила взносы.

Оправдаться будет очень трудно. Придётся и заплатить налоги, и штраф —пени за просрочку, штрафы за неуплату НДФЛ и за отсутствия сообщения о невозможности заплатить НДФЛ.

Снизить риски не получится :( Только договор.

Ваш договор очевидно трудовой

А по трудовому договору нужно платить гораздо больше налогов.

С договором

Без договора

Статус отношений описан, налоговая не может ничего вам предъявить.

Без гражданско-правового договора (ГПД) и регулярных перечислений есть риск признания трудовых отношений. Он есть даже при наличии ГПД, но это вопрос к условиям. При отсутствии договора шансы оправдаться резко падают.

Снизить риски не получится :( Только договор.

Риски работы без договора для фрилансера

Риски фрилансера

Пора посмотреть на ситуацию с другой стороны — фрилансера.

Мы тебе ничего не должны

Одна из самых частых ситуаций.

С договором

Без договора

Понятно, когда, сколько и за что заказчик должен заплатить. Принял этап работ — плати.

Заказчики тоже частенько играют в «нет бумаги, ничего не докажешь, мы тебе ничего не должны». Скорее всего, у Саши нет ни юридического образования, ни друзей-юристов, поэтому он либо верит, что ему ничего не доказать без договора, либо не готов тратить на это время и силы: договора нет, сумма не такая большая, проще найти другой заказ.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Зафиксируйте в переписке, когда, сколько и за что заказчик должен заплатить.

  2. Подписывайте акт сдачи-приёмки.

Заплачу, когда появятся деньги

Какой фрилансер не слышал эту волшебную фразу: «Братишка, сейчас денег нет. Вот запустим сайт, заработаем, и тогда я точно заплачу, не волнуйся».

С договором

Без договора

Согласовано, когда нужно заплатить — например, в течение пяти дней после подписания акта — и что будет, если этого не сделать.

Непонятно, когда заказчик должен заплатить и что ему будет за неуплату.

Неустойку и деньги взыскать всё-таки можно, но в размере, который записан в ГК — гораздо меньшем, чем можно согласовать в договоре.

Снизить риски не получится :( Только договор.

Это стоит в два раза меньше

Настало время принимать сайт, а Трикстер говорит: «Сань, ну это не стоит сто тысяч, ты чего-то погорячился. Я посмотрел, сколько берут другие разработчики. Давай мы тебе заплатим пятьдесят и не будем ссориться».

С договором

Без договора

Есть зафиксированная стоимость выполненных работ и доработок.

Нет зафиксированной стоимости — придётся договариваться или решать в суде с помощью привлечённых экспертов, сколько может стоить такая работа.

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Письменно зафиксируйте стоимость работ, указанных в задании.

  2. Отправьте счёт-оферту, оплата которого будет означать согласие со стоимостью.

Надо ещё вот это поправить

Трикстер присылает правку за правкой, уходит «подумать» на неделю и возвращается с новыми правками.

С договором

Без договора

Задание — критерий для приёмки. Нет в задании — доработка за отдельную плату.

Прописан порядок приёмки. Например, пять дней на проверку и предоставление мотивированных (заданием) замечаний в письменном виде, максимум три раза.

Указан условия и срок действия гарантии — например, шесть месяцев, — в течение которого Трикстер может попросить исправить ошибки в работе сайта.

Непонятно, что считать доработкой, а что включено в согласованную стоимость.

Не прописан порядок приёмки — сроки и количество возвратов на доработку.

Не прописан «гарантийный срок», а значит, Трикстер может в любой момент прийти и сказать «не работает, исправляй».

Снижаем риски при работе без договора:

  1. Письменно согласуйте задание, которое будет критерием проверки сайта.

  2. Письменно согласовывайте все правки к заданию.

  3. Письменно согласуйте срок на приёмку и количество проверок, после которого сайт будет считаться принятым.

  4. Письменно согласуйте гарантийный срок и условия действия гарантии. Например, шесть месяцев и отсутствие изменений в программном коде (это легко проверяется).

Платите НДФЛ

Если фрилансер, будучи самозанятым, получит деньги и заплатит налог на профессиональный доход, и у него не будет документов, подтверждающих, что это платёж в рамках профессиональной деятельности и оно подлежит налогообложению именно по ставке НПД, а не НДФЛ, налоговая может потребовать заплатить именно НДФЛ — 13% вместо 4–6%. Неприятно.

С договором

Без договора

Договор ГПД с указанием статуса Саши чётко определяет, какие налоги должны заплатить он и Трикстер.

Если НДФЛ не уплачен, Трикстер может сообщить налоговой, что не имеет возможности заплатить его, и эта обязанность ляжет на Сашу. Придётся заплатить и налог, и штраф.

А если налоговая докажет, что Саша знал о невыполнении этой обязанности и сознательно уклонялся, придётся заплатить штраф в двойном размере.

Этот риск можно устранить только договором, увы :(

На этом всё про риски. Сейчас расскажем про два документа, которые Саше и Трикстеру стоит использовать, даже если они решительно отказываются от договора.

Шаблон акта и счёта-оферты для работы без договора

Счёт-оферта

Вместо «сложного» договора Саша может оформить счёт-оферту, который, кроме стоимости и реквизитов, содержит описание ключевых условий сотрудничества.

Прелесть счёта-оферты в том, что его подписывает только исполнитель. Вторая сторона, оплачивая счёт, автоматически соглашается с прописанными условиями. Впрочем, как и исполнитель, выставляя счёт.

В счёте-оферте обязательно должны быть данные для оплаты: наименования сторон, реквизиты исполнителя для оплаты, наименование и стоимость услуг/работ.

Что касается дополнительных условий, оставляем это на ваше усмотрение, но советуем указать: срок оказания услуг/выполнения работ, порядок оказания услуг/выполнения работ и их приёмки, порядок оплаты, ответственность за нарушения.

Поле

Пример

Номер и дата

Счёт №1 от 1 января 2022 г.

Наименование исполнителя

Петров Александр Владимирович

Реквизиты исполнителя

ИНН: 780719762589
Расчётный счёт: 40802810700000030604
БИК: 044525134
Корреспондентский счёт: 30101810145250000512
Банк: АО «Тинькофф Банк»

Наименование заказчика

ООО «Трикстер»

Название услуг или работ

Дизайн сайта
Вёрстка дизайна сайта
Программирование сайта
Тестирование сайта

Единица измерения

шт.

Количество услуг/работ

1

Стоимость единицы измерения услуги/работы

30 000 рублей
50 000 рублей
70 000 рублей
40 000 рублей

Стоимость каждой услуги/работы и общая стоимость

30 000 рублей
50 000 рублей
70 000 рублей
40 000 рублей
190 000 рублей

Срок оказания услуг/выполнения работ

Срок оказания услуг: 01 апреля 2022 г.

Порядок оказания услуг/выполнения работ и их приёмки

Исполнитель оказывает услуги поэтапно. По окончании каждого этапа стороны подписывают акт сдачи-приёмки. Если по истечении 3 (трёх) рабочих дней с даты получения акта заказчиком исполнитель не получит мотивированных замечаний, услуги считаются принятыми.

Порядок оплаты

Заказчик оплачивает каждый этап оказания услуг в следующем порядке:

  • До начала оказания услуг по этапу — 50% стоимости этапа (предоплата);
  • В течение 3 (трёх) рабочих дней с даты подписания акта — оставшиеся 50% стоимости этапа.

Ответственность за нарушения

Если исполнитель нарушает срок выполнения работ, заказчик вправе потребовать пени в размере 1% (одного) процента за каждый рабочий день просрочки, но не более 30% (тридцати) процентов от общей стоимости работ.

Если заказчик нарушает срок оплаты, исполнитель вправе потребовать пени в размере 1% (одного) процента за каждый рабочий день просрочки, но не более 30% (тридцати) процентов от общей стоимости работ.

В конце должны быть ФИО представителей и подписи с печатями (если печать есть).

Скачать шаблон счёта-оферты

Акта сдачи-приёмки

В акте нужно указать следующие данные.

Поле

Пример

Номер и дата

Акт №1 от 31 января 2022 г.

Наименование исполнителя

Петров Александр Владимирович

Наименование заказчика

ООО «Трикстер»

Название оказанных услуг или выполненных работ

Дизайн сайта

Единица измерения услуг/работ

шт.

Количество услуг/работ

1

Стоимость единицы измерения

30 000 рублей

Стоимость услуги/работы и общая стоимость

30 000 рублей
30 000 рублей

Подтверждение выполнения

Услуги оказаны полностью и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет.

В конце также должны быть ФИО представителей и подписи с печатями.

Если Трикстер хочет платить поэтапно, нужно будет подписывать акт на каждый этап, указанный в счёте. Если работа оплачивается авансом или постоплатой, то акт будет один.

Скачать шаблон акта.

Вместо выводов

Если коротко: не ленитесь и работайте по договору. Это очень просто. У нас есть шаблоны договоров практически для любой ситуации.

Если вы — принципиальный антидоговорсер, хотя бы минимизируйте риски:

  1. Сохраните как можно больше доказательств. Фиксируйте все договорённости в переписке, даже если говорили по телефону. Кстати, звонки можно вполне законно записывать. Это позволит доказать, что вы договорённость была и вторая сторона её не выполнила или отказывается выполнять.

  2. Оплачивайте работы по счёту и закрывайте актом. Договор для этого заключать не обязательно. Есть такая штука — счёт-оферта. Он как правило выставляется на аванс, и его оплата означает согласие с указанными в нём условиями.

200

Вам может быть интересно

Договор на разработку сайта: подробная инструкция по составлению и образец

Образец договора на оказание услуг по веб-разработке с соответствующими приложениями, а также подробнейшая инструкция по их заполнению. Материал, составленный опытными юристами и разработчиками, учитывает интересы как подрядчиков, так и заказчиков сайтов.

Коммерческое предложение на разработку сайта: инструкция по составлению плюс шаблон для скачивания

Подробный мануал по составлению коммерческого предложения на веб-разработку. Создан при содействии опытных юристов и digital-специалистов. Образец КП можно открыть в Google Docs.