Как вы общаетесь с удаленными работниками? Почта, телефон, голосовые сообщения? Расскажем о других удобных и бесплатных инструментах, которые можно и нужно использовать в работе.
Контролировать ход работ. Офисные работники в студии или агентстве всегда под рукой, к ним можно подойти и пообщаться, а удаленщиков словно бы и нет. Чтобы быть в курсе, какими задачами занимается в данный момент удаленный работник, соблюдаются ли дедлайны, нужно держать руку на пульсе – так вам самому будет спокойнее.
Понимать, что сотрудник правильно понял задачу. Даже детальное ТЗ на пяти страницах не поможет, если сотрудник не понимает, что делать и для чего все это нужно. Часто бывает так, что задача уже выполнена, и тут выясняется, что выполнена она неправильно. Чтобы этого не произошло, “ведите” удаленщика по всем этапам рабочего процесса.
Создавать корпоративный дух. Для полноценной работы над проектом важно, чтобы каждый член команды чувствовал себя частью большого коллектива, имел мотивацию к работе. Если постоянной коммуникации нет – удаленщик чувствует себя оторванным от жизни компании.
Это может быть «Телеграм», Viber, «ВКонтакте» – любой мессенджер или соцсеть, в котором можно создавать групповые рабочие чаты. Обычно в таких беседах кипит жизнь: делегируются задачи, обсуждаются детали их выполнения, идут разговоры за жизнь – без этого тоже никак. Не пресекайте попытки флуда: ваши сотрудники – живые люди, им хочется иногда поболтать не только о работе. Главная цель таких бесед – вовлечение в жизнь команды, поднятие корпоративного духа.
Иногда в работе случаются ситуации, когда просто необходимо донести информацию голосом. А еще лучше – видеть вживую всех своих сотрудников, даже удаленных. Здесь-то и пригодится Skype или более продвинутая современная версия сервиса для видеоконференций – Google Hangouts (который интегрирован также с другими сервисами корпорации – Google Docs и Gmail).
Многие руководители практикуют ежедневные созвоны: например, утренние летучки или планерки в начале рабочей недели. Это тоже позволяет быть в курсе текущих задач сотрудников и контролировать их.
Чтобы общаться с несколькими собеседниками одновременно, нужно создать беседу и пригласить в нее всех заинтересованных лиц. А потом – общайтесь голосом или с помощью видеосвязи, прикрепляйте файлы, показывайте экран своего компьютера и доносите важную информацию.
Удобнейшая штука для командной работы, в которой можно создавать доски для отдельных проектов и списки – для конкретных задач. Допустим, агентство занимается созданием и продвижением корпоративных сайтов, в работе имеется 5 текущих проектов. В «Трелло» создается 5 досок – на каждый проект.
Внутри каждой доски глобальная задача – создание сайта – разбивается на несколько подзадач. Заводится отдельный столбец для работ по созданию прототипов, для дизайна, для программирования и так далее. В каждом столбце создаются карточки для еще более мелких работ. К каждой прикрепляются ответственные лица и назначаются сроки выполнения.
Руководитель в режиме реального времени видит, на каком этапе находится каждая задача, не срываются ли сроки. Если у исполнителя возникнет вопрос или проблема – он может уточнить задачу прямо в комментариях и получить оперативный ответ.
Зачем нужен Word, если есть гуглдоки – примерно так думает все больше и больше людей. Если ваша работа связана с написанием текстов и редактурой, без этого инструмента вообще никак. Авторы пишут в гуглдоках тексты, редакторы вычитывают и оставляют комментарии (примечательно, что комментировать может неограниченное количество лиц – все, у кого есть ссылка на документ).
В других сферах деятельности без гуглдоков тоже не обойтись. В них составляют должностные инструкции, пишут памятки для сотрудников и важные объявления. Это удобно: можно работать онлайн, открывать с любого устройства, оставлять в документах комментарии. А если хочется, чтобы документ прочитали не все сотрудники - просто поставьте ограниченный доступ, чтобы никто не увидел.
«Яндекс.Диск, Google Drive или Dropbox – выбирайте любой. Главный плюс облачного сервиса – в нем можно хранить огромное количество файлов в одном месте. Удобно, когда все материалы по проекту (ТЗ, бриф, договор, созданные документы, фото, видео и т.д.) находятся в одной папке и всегда с вами, где бы вы не находились. Их можно посмотреть и с компьютера, и со смартфона, дать доступ всем членам команды, редактировать, создавать и удалять.
Программа для тех, чья деятельность плотно связана с дизайном. Часто бывает так, что команда часами обсуждает, что не так на этом фото и как исправить макет под требования заказчика. Объяснять словами – долго и неудобно. Особенно если сотрудник находится не за соседним столом в офисе, а за пару тысяч километров.
С помощью Skitch можно мгновенно обмениваться фото, показывать ключевые моменты в макетах, фотографиях, скриншотах,редактировать фото, рисовать стрелочки и добавлять текст, писать комментарии для других участников.
Skitch интегрирован с Evernote – программой для создания заметок. Например, можно создать заметку в Skitch и сразу сохранить ее в Evernote.
Сервис, которым пользуются программисты для совместной работы. Удобен тем, что в одном месте хранятся и код, и командные задачи. Его называют также социальной сетью для разработчиков: здесь можно не только размещать коды, но и общаться, комментировать правки друг друга, читать новости коллег.
Github предоставляется бесплатно для небольших частных проектов и проектов с открытым исходным кодом. Каждому проекту заводится личная страница. Есть также база знаний и система отслеживания ошибок.
Итак, найти удаленного сотрудника - еще полдела. Важно, чтобы работа с ним пошла на пользу компании. С помощью этих сервисов удаленная работа ваших сотрудников будет ничуть не менее продуктивной. Вы сможете контролировать ход работ, всегда быть в курсе событий и создавать в коллективе здоровую приятную рабочую атмосферу.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
