7 платформ для базы знаний и внутренних коммуникаций – обзор SaaS-решений

Когда сотрудники спрашивают в чате: «А где лежит тот файл?», каждый раз где-то плачет один тимлид. Облачные платформы обещают спасти команду от хаоса – собрали лучшие от российских вендоров. Рассмотрим SaaS-решения для внутренней коммуникации в команде. Но сначала немного теории. 

SaaS (Software as a Service) – это модель облачного предоставления программного обеспечения. Пользователи не покупают лицензию и не скачивают установочные файлы, а подключаются к сервису через интернет. Вендоры продают подписку на свои продукты: клиент оплачивает временный доступ для определенного количества пользователей. Позже подписку можно продлить. 

По сравнению с коробочными решениями у облачных сервисов есть ряд преимуществ. Вот основные плюсы удаленного доступа: 

• Быстрый запуск. Пользователю не нужно ставить физические серверы и нанимать собственных IT-специалистов. Достаточно оплатить по тарифу, и можно работать. 
• Удобное подключение. На SaaS-платформы заходят с разных устройств: смартфона, планшета, компьютера. Доступ к корпоративным ресурсам будет не только в офисе, а в любой точке планеты через интернет. 
• Легкое масштабирование. Облачный сервис «потянет» и 10 пользователей на старте бизнеса, и 100 сотрудников, когда команда вырастет. 
• Профессиональная техподдержка. Вендор обновляет систему и обеспечивает безопасность, консультирует по функциям платформы и обучает пользователей. 

Облачными решениями для базы знаний и внутренней коммуникации пользуются компании во всех сферах: от стартапов до крупных госкорпораций. В следующих разделах подробно разобрали семь популярных SaaS-платформ. Рассказали об основных возможностях, стоимости, преимуществах и недостатках. 

1. TEAMLY

Платформа с AI-ассистентом для ведения базы знаний, внутренней коммуникации, управления проектами и обучения сотрудников. Поддерживает автоматическую миграцию данных из сторонних сервисов: Notion, Confluence и других. Входит в реестр отечественного ПО.

Недавно в Teamly прошел масштабный редизайн: появилось 10 новых цветовых решений и темная тема 

Основные функции. Позволяет создать по-настоящему единую информационную среду. Команда работает над задачами, пополняет базу знаний, обменивается документами и общается в одном интерфейсе. Искусственный интеллект помогает писать статьи и находит нужные материалы. Вот какие инструменты есть на платформе: 

• Умные таблицы. Превращают обычный каталог документов в четкую структуру. Каждая строка таблицы – это отдельная задача или статья. Коллеги видят: кто пишет материал и отвечает за согласование, когда дедлайн и на какой стадии подготовка. Доступно несколько представлений данных: таблица, канбан-доска, календарь, диаграмма Ганта. Каждый формат выполняет свою функцию. Например, канбан визуализирует рабочие процессы, а Гант помогает равномерно распределять задачи во времени и избегать авралов.  
• Визуальный редактор. Помогает создавать привлекательный контент. К тексту можно добавлять фото, видео, таблицы, диаграммы drow.io и код. Есть инструменты форматирования и готовые шаблоны статей. 
• AI-поиск по базе знаний. Находит ответы во внутренних и внешних источниках, генерирует идеи и общается с пользователями в чате. Интеллектуальный помощник понимает контекст и запоминает историю запросов. 
• Курсы и тесты. На основе статей в базе знаний можно создавать обучающие материалы и проверочные задания. Аналитика покажет, какие темы сотрудники осваивают хорошо, а что вызывает затруднения. 
• Совместная работа. На платформе богатый функционал для внутренних коммуникаций. Несколько человек могут одновременно редактировать материалы, есть история изменений, встроенные комментарии, функция согласования и упоминания коллег. 

Какому бизнесу подходит. Оптимальный выбор для крупных компаний и малых предприятий. С одной стороны, у разработчиков обширный опыт внедрения нагруженных решений в больших корпорациях. С другой, в простом и понятном интерфейсе разберется даже новичок без бэкграунда в IT. Поэтому среди клиентов есть и крупные производители бытовых товаров, и локальные службы доставки еды. 

Сколько стоит. Бесплатный доступ с ограниченным функционалом открыт для команд до 5 редакторов. 

В платное подключение входят два тарифа: Базовый – 299 ₽ в месяц за редактора, и Профессиональный – 399 ₽ в месяц за редактора. Какой выбрать, зависит от задач команды и количества пользователей. 

Также есть Enterprise-тариф, где стоимость рассчитывают под клиента, и Личный тариф для индивидуальных пользователей за 599 ₽ в месяц. 

Преимущества

• Широкий функционал: от статей в базу знаний до коммуникации в чатах.
• Интеграции с другими сервисами: CRM, мессенджерами, электронной почтой, корпоративным порталом.
• Гибкое управление доступами – документы защищены от утечек информации и случайного редактирования.
• Статьи в базе знаний открываются для внешних пользователей по ссылке.

Недостатки

• AI-помощник есть только в платных тарифах.

2. IntraService

Система учета клиентских заявок, которые поступают по электронной почте или через сайт компании. Разработчик предлагает коробочное и облачное решение с адаптацией под потребности заказчика.

Основные функции. Платформа заточена на совместную работу именно с заявками, а для ведения проектов в других сферах не подойдет. База знаний решает сопутствующие задачи: сбор и хранение информации в древовидном каталоге. Какие инструменты есть в сервисе: 

• Список заявок. Это основной модуль системы. Выглядит как таблица, где каждая строка представляет собой карточку одного обращения. Карточки можно фильтровать по заявителю, ответственному, статусу и приоритету.
• Бизнес-процессы. Инструмент маршрутизирует заявки между сотрудниками. Пользователи настраивают условия перехода задачи к следующему коллеге: например, наличие комментария или заполнение полей в карточке. 
• Отчетность. Аналитика показывает, сколько времени уходит на каждую задачу, кто работает продуктивнее и от каких заявителей обращения поступают чаще. 
• База знаний. Хранит внутренние документы, регламенты и ответы на популярные вопросы. Возможности редактора скромные: можно настраивать шрифт, выделять участки текста цветом, добавлять ссылки. 

Какому бизнесу подходит. В системе удобно работать технической поддержке и компаниям, которые оказывают услуги на аутсорсе. Например, платформа подойдет call-центру страховой компании, справочной супермаркета или службе клининга. 

Сколько стоит. В сервисе могут бесплатно работать до 3 сотрудников и хранить до 1 Гб данных. Облачное подключение для 50 пользователей стоит 10 000 ₽ в месяц, а коробочная версия – 790 000 ₽ единоразово. 

Преимущества 

• Поиск по тегам в базе знаний.
• Мобильное приложение.
• Интеграции с почтовыми сервисами и службой каталогов.

Недостатки 

• Высокая цена.
• Ограниченные возможности для создания базы знаний.

3. Minerva Knowledge

Один из сервисов в экосистеме разработчика Minervasoft. Платформа для управления знаниями и совместной работы рассчитана на средний и крупный бизнес. Бесшовно встраивается в информационную среду компании.

Основные функции. На платформе можно создать базу знаний, организовать обучение сотрудников и справочный портал для сторонних пользователей. Вот несколько ключевых инструментов: 

• Совместный редактор. Позволяет писать статьи и добавлять визуальный контент: графики, диаграммы, изображения из Яндекс Карт и досок Miro. Вносить правки могут сразу несколько пользователей. 
• Управление контентом. Есть функции предпросмотра, импорта документов и сравнения версий статьи. При необходимости настраивается отложенная публикация и массовое изменение материалов. 
• Внешний доступ. Часть статей можно разместить на специальном ресурсе – Minerva Portal. По ссылке документы увидят кандидаты на вакансии, клиенты или партнеры. 

Какому бизнесу подходит. Средним и крупным организациям: например, банкам, IT-интеграторам и сетевым супермаркетам. 

Сколько стоит. Есть бесплатная демоверсия на 14 дней. Платное подключение к облаку – от 12 500 ₽ в месяц. Стоимость коробочной версии рассчитывают по запросу. 

Преимущества 

• Точный поиск даже с опечатками.
• Мобильное приложение.
• Виджет встраивается в корпоративные системы: CRM, телефония, почта.

Недостатки 

• Рассчитан на команды от 25 пользователей – не подойдет стартапам и малому бизнесу.

4. Yonote

Платформа для создания статей, хранения корпоративных документов и управления задачами. Есть умный поиск по внутренним материалам на базе искусственного интеллекта.

Основные функции. Сервис позволяет собирать и систематизировать информацию, делится с коллегами и следить за обновлениями в реальном времени. AI-инструменты помогают создавать тексты и находят ответы на запросы в статьях. 

• База знаний. Пользователи пишут материалы в визуальном редакторе и добавляют в древовидный каталог. К тексту можно прикрепить ссылки, изображения и упоминания коллег. 
• Таблицы задач. Каждая строка – это отдельная задача с ответственным, статусом и дедлайном. Таблицу можно представить в виде канбан-доски. Нет представления в формате диаграммы Ганта, что сокращает возможности планирования для пользователей. 
• Календарь. Показывает задачи на день, неделю или ближайший месяц. 

Какому бизнесу подходит. Есть решения для фрилансеров, небольших стартапов, малых и средних компаний.

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13505 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Сколько стоит. Базовым тарифом можно пользоваться бесплатно командой до 5 человек. Платные тарифы Старт и Про стоят 149 ₽ и 249 ₽ за редактора в месяц. Цену на пакет Enterprise рассчитывают индивидуально. 

Преимущества

• Много интеграций, и список постоянно пополняется.
• «Бесконечные доски» с возможностью добавлять текст и визуальные элементы.

Недостатки

• Скромный выбор шаблонов в редакторе.

5. Platrum

Это сервис для автоматизации менеджмента. Платформа помогает руководителям управлять бизнесом: ставить и контролировать KPI, планировать финансы, отслеживать качество услуг. Система не рассчитана на задачи внутренней коммуникации у линейных сотрудников. База знаний работает только как пространство для хранения регламентов и инструкций.

Основные функции. Разработчики предлагают более 10 инструментов для управления компанией – от дашбордов до менеджера паролей. Вот некоторые из них: 

• Структура компании. Конструктор строит схемы департаментов. В нем удобно фиксировать, какие есть должности, кто и за что отвечает, какие метрики работают для каждого сотрудника.
• Персональные KPI. Система рассчитывает показатели эффективности. Например, для менеджера по продажам покажет сумму и количество сделок. 
• Задачи. В недельном календаре руководитель оставляет задания для сотрудников и проверяет выполнение. 

Какому бизнесу подходит. Компаниям любого масштаба, где руководитель хочет выйти из операционки. 

Сколько стоит. Есть бесплатный Персональный тариф для 1 пользователя. Платный доступ для команды от 5 человек стоит от 1 900 ₽ в месяц. 

Преимущества 

• Мобильное приложение.
• История версий статьи.
• Курсы и проверочные вопросы из материалов в базе знаний.

Недостатки 

• Только базовые возможности для поиска по статьям – нет AI-ассистента, подсказок и других технологичных инструментов.

6. EvaWiki

Платформа для создания внутренней и публичной базы знаний. Разработчики позиционируют сервис как российский аналог Confluence.

Основные функции. Система предлагает широкий набор инструментов для построения базы знаний, но для внутренней коммуникации приспособлена меньше. Вот какие возможности доступны пользователям: 

• Работа с документами. В визуальном редакторе можно писать статьи и добавлять в текст фотографии, видео, диаграммы, ссылки. Есть инструменты форматирования: шрифты, списки, заголовки, выделение цветом. 
• Версии. Сохраняется история согласования документа, а предыдущие варианты можно восстановить. 
• Публичный доступ. Материалами можно делиться с клиентами, партнерами и другими сторонними читателями. 

Какому бизнесу подходит. Для индивидуальных пользователей, стартапов, малого и среднего бизнеса.

Сколько стоит. Базовым набором функций можно пользоваться бесплатно без ограничений по количеству редакторов. Полноценный доступ стоит от 250 ₽ в месяц за пользователя. Цену на Enterprise-тариф рассчитывают по запросу. 

Преимущества 

• Бесплатная техпомощь при миграции с других сервисов.
• Есть облачная и коробочная версия.
• Автоматический импорт данных.

Недостатки 

• Нет AI-инструментов.

7. Yandex Wiki

Платформа для создания базы знаний с управляемыми доступами к материалам. Работает как корпоративный справочник, но не предназначена для внутренних коммуникаций. 

Основные функции. Позволяет писать статьи, редактировать страницы и отслеживать историю изменений. Интегрируется с другими бизнес-сервисами Яндекса: Tracker для отслеживания задач и Forms для заявок и опросов. 

• Редактор текста. Есть базовые функции для создания wiki-материалов: форматирование, заголовки, добавление фото, таблиц и ссылок. 
• Персональные заметки. С помощью настроек доступа можно оставлять избранные материалы только для личного пользования. 
• Уведомления об изменениях. Сотрудник получает сообщения, если коллеги редактируют статью, на которую он подписан. 

Какому бизнесу подходит. Компаниям, которые хотят с минимальными затратами собрать в одном ресурсе корпоративные документы. 

Сколько стоит. Сервис бесплатный. 

Преимущества

• Сквозной поиск по всем страницам базы знаний.
• Сохраняется история правок.

Недостатки

• Скромный функционал.

По каким критериям выбирать SaaS-платформу 

Сервисов много, при этом некоторые функции в них похожи, а другие существенно различаются. Чтобы не запутаться и найти оптимальное решение, рекомендуем смотреть на такие параметры: 

• Функциональность. Определите, какие инструменты обязательно нужны команде. Например, если планируете делать курсы, понадобится визредактор с возможностью добавлять видео, картинки, таблицы и инфографику. 
• Интерфейс. Платформу должны легко освоить люди с разным уровнем подготовки: опытный айтишник из разработки, бухгалтер Элеонора Карловна и стажер из отдела маркетинга. 
• Техподдержка. Проверьте, как быстро специалисты отвечают на запросы, есть ли обучающие материалы или база знаний по инструментам сервиса. 
• Интеграции. Какие возможности предлагает сервис для объединения с CRM, корпоративными мессенджерами или порталами. 
• Цена. Сколько стоит подключение и как изменится тариф, если добавить сотрудников. Хорошо, когда есть бесплатный доступ или демоверсия. Это позволит протестировать основные функции, прежде чем тратить деньги. 
• Отзывы. Почитайте в интернете, что думают о платформе пользователи и эксперты.

***

Поделитесь в комментариях, какую SaaS-платформу для базы знаний выбрала ваша команда и почему. А если еще не выбрала, расскажите, какое решение ищете и чем руководствуетесь.