Назад ко всем материалам
384 просмотра
МенеджментФрилансЧетверг, 26 Декабря, 2019

9 советов, как не профакапить дедлайн

Слово «дедлайн» в диджитале наводит ужас. Его ждут, его боятся, из-за него расстаются с исполнителями и расторгают договоры. Что же нужно сделать, чтобы любые дедлайны были не страшны? Даем советы и заказчикам (маркетологам, владельцам бизнеса), и исполнителям (агентствам, фрилансерам).

Почему срываются дедлайны?

Причина 1: лень и прокрастинация

Наверное, это знакомо всем. Когда работа нагоняет тоску, ты делаешь все, чтобы оттянуть момент исполнения, а потом за 2 дня до дедлайна работаешь ночами в авральном режиме.

Причина 2: отсутствие опыта

Часто страшный Дед Лайн настигает новичков – причем с обеих сторон баррикад. Начинающие исполнители и маркетологи просто не знают, сколько времени уйдет на ту или иную работу – это знание приходит с опытом.

Причина 3: неумение планировать время

Тайм-менеджмент придумали не зря. Если пустить работу над заказами и контроль за ними на самотек, в конце месяца невыполненные работы имеют свойство накапливаться. А если к ним внезапно прибавляются срочные заказы – тушите свет, профакапленные дедлайны будут расти как снежный ком.

Причина 4: форс-мажоры

От болезни, отсутствия интернета и прочих напастей никто не застрахован. И особенно риск срыва дедлайнов по их причине присущ фрилансерам. В отличие от агентств, которые зачастую оперативно могут заменить сотрудника, фрилансерам, как правило, просто некому делегировать свои задачи.

Советы для заказчика

1. Ставьте реальные сроки

Все мы видели на биржах чудные задания в духе «написать 50 тысяч знаков за 2 дня» или «сделать крутой сайт за неделю». Такое ТЗ – неуважение не только к исполнителю, но и к себе. Даже если фрилансер успеет в срок, он покажет вам кривого-косого Франкенштейна, собранного наспех. И что будете с ним делать?

Поэтому всегда прикидывайте, сколько времени понадобится, чтобы ХОРОШО, а не наспех выполнить задание. И прибавляйте к этому сроку еще пару дней (а то и недель) на различные форс-мажоры. Ведь, как известно, shit happens.

Другая опасность – не ставить дедлайнов вообще или крайне размытыми. «Как сделаете, так и сдадите» – эти слова мечтает услышать каждый фрилансер, но на деле все часто оборачивается все той же прокрастинацией. Исключение – если исполнитель собаку съел в планировании времени. Или ему очень нужны деньги.

2. Добавьте время на правки

Ну куда же в диджитале без правок! Хоть одна итерация, да будет: любому, даже самому крутому исполнителю не стать телепатом и не выполнить все идеально с первого раза.

Причем правки – это русская рулетка: никогда не знаешь, сколько их будет. Исключение составляют только те фрилансеры, с которыми вы уже работали и представляете уровень его специализации, навыки и возможности. Поэтому закладывайте на правки плюс еще несколько дней к назначенному сроку.

3. Контролируйте работу

Мало просто отдать заказ в работу и ждать результата. Особенно если речь идет о крупных проектах – в этом случае лучше контролировать ход работ и держать руку на пульсе. Но что делать заказчику – неужели каждый день написывать исполнителю и требовать отчета?

Нет, конечно. Заведите доску проекта в «Трелло», назначьте исполнителей на каждую задачу, проставьте дедлайны и наблюдайте, как идут дела. Можно также разбить задачу на несколько частей и получать отчет после завершения каждого этапа.

Советы для исполнителя

1. Не берите срочные задания

Если вы новичок, даже не думайте бросаться на выгодные предложения с драконовскими дедлайнами. Сначала набейте руку: понаблюдайте, сколько времени уходит на ту или иную работу.

Опытным фрилансерам можно посоветовать брать срочные заказы, только если они исходят от проверенного заказчика. Скажем, исполнитель-программист загружен по полной, все дни недели у него расписаны. Вдруг пишет старый клиент: надо доработать пару страниц на сайте. Программист смотрит ежедневник и «Трелло», прикидывает рентабельность и, если все окей, решает выполнить эту работу в выходные.

2. Ставьте себе меньший срок

Да, заказчикам мы советовали прибавлять к среднему времени работы над проектом плюс пару дней, а вот исполнителям лучше поступить наоборот. По возможности мы советуем сразу настраиваться на то, что вы должны сделать свою работу на несколько дней раньше согласованного срока.

Это выручит вас, если вдруг случится форс-мажор, или если понадобится внести множество правок. Да и с точки зрения психологии полезно: не позволит прокрастинации поднять голову и соберет вашу волю в кулак.

3. Разбивайте задачи на подзадачи

Действенная тактика, которая помогает и новичкам, и опытным. Когда вы берете в работу масштабный заказ, к нему иногда и подступиться трудно. Страшно, в конце концов. Но стоит только разбить одну большую задачу на множество пунктов и распределить их по дням, станет намного легче. Это известный психологический трюк, известный как стратегия мелких шагов. Помогает бороться с прокрастинацией, а также является основой основ тайм-менеджмента.

Приведем пример. Вам заказали контент-стратегию для компании малого бизнеса. Сделать это нужно за месяц. В самом начале составьте план: в первую неделю я изучу специфику деятельности заказчика, составлю список вопросов для руководства и буду их задавать. Во вторую неделю подготовлю анализ ЦА и конкурентов. На третьей — составлю семантическое ядро, напишу контент-план и к концу месяца оформлю стратегию.

Согласитесь, так намного проще! Тот самый случай, когда глаза боятся, а руки делают.

4. Начинайте со сложного

Старый испытанный способ: если много работы – начните день с самого сложного или неприятного. А на десерт оставьте то, что интересно. Так вы подстегнете себя поскорее расправиться с рутиной и приступить к тому, что действительно нравится.

Еще одно правило – загружайте по максимуму первую половину недели. Пусть понедельник, вторник и среда будут максимально напряженными, а в четверг и пятницу можно немного расслабиться и отдохнуть. К тому же у вас будет запас времени, если вдруг объявятся срочные задачи.

5. Применяйте метод таймера

Если вы не можете спланировать день, имеете трудности с дисциплиной, смотрите сериалы и соцсети вместо работы, попробуйте этот метод. Засеките 25 минут, потом закройте «Фейсбук» и работайте все это время, не отрываясь. Затем сделайте 5-минутный перерыв. Потом еще 25 минут работы – еще 5 минут отдыха. Повторите это 4 раза и с полным правом расслабьтесь – отдохните часок. А потом – все сначала!

6. Не забывайте отдыхать!

Пожалуй, это самый главный пункт. Если все время работать, набирать новые и новые задачи, не жалеть себя — так и выгореть легко. А еще получить проблемы со здоровьем, депрессию и прочие прелести хронического трудоголика.

Берегите себя! Это касается всех – и заказчиков, и исполнителей. И самое главное – планируйте каждую задачу, даже самую мелкую. Помните: часики-то тикают!

Теперь, если вы фрилансер и готовы серьезно подойти к соблюдению сроков, можно проверить, не появилось ли для вас подходящих фриланс-задач на Workspace. А если вы, наоборот, ищете исполнителя, то можно буквально за 5 минут разместить собственный заказ для фрилансера или организовать тендер для digital-агентств.

Хотите стать автором или посоветовать материал?
Напишите нам на почту team@workspace.ru
Похожие материалы