Weeek 
Тендеры и лиды
Информация
Однажды команда маркетинга находит себя в беспорядке из задач и процессов: смена приоритетов, срочные правки, новые вводные. Всё пересматривается так быстро, что в этом водовороте легко утонуть, если не фиксировать каждый шаг в одном месте.
С единым пространством обычно проблема. Для управления используют как минимум три разных сервиса — мессенджеры, документы с общим доступом и таблицы. Данные приходится вылавливать по разным каналам, по пути теряя фокус и важные детали.
Постоянные переключения и попытки удержать в голове полную картину проекта очень выматывают. Сначала проблема ощущается на уровне дискомфорта коллег, потом уже приводит к серьёзным ошибкам вроде сорванных сроков. Ни то, ни другое не помогает команде расти. Скорее, подталкивает к эмоциональному выгоранию.
Но выдыхаем! Ситуация нередкая и даже легко поправимая. Сегодня мы расскажем об инструменте, который помогает собрать и организовать всю информацию по проектам. Встречайте, Канбан-доска.
Да, кстати, что это? Отвечаем. Канбан-доска — визуальный способ организации задач. Это основной инструмент Канбан-метода, призванного сделать процессы прозрачными и предсказуемыми. Канбан-доска выводит работу из тени и повышает управляемость.
Представь список своих рабочих задач. А теперь представь, что каждую определили в колонку: «К работе», «В работе» и «Готово». Если дело ещё планируется, оно окажется в первом столбце. Во втором задачи на этапе выполнения. С третьим, кажется, легко.
Задачи из строчек в списке превращаются в карточки, похожие на стикеры. Теперь там не только название дела, но и важные вводные: кто исполнитель, что требуется, когда нужен результат. Здесь же добавляют приоритеты, теги, сопутствующие файлы.
Колонки на Канбан-доске тоже гибкие — можно настраивать их количество и названия. Если командный процесс сложнее, чем три стандартных этапа, столбцы меняются под потребности отдела. Например, так может выглядеть доска для разработчиков:
Доски, колонки, карточки… Ничего не забыли? Для знакомства с инструментом хватит. Но это не все возможности! Продвинутые команды могут добавить ещё две настройки:
WIP-лимиты — ограничение количества карточек в одной колонке. Например, не более двух задач на этапе согласования. Это помогает управлять нагрузкой и вниманием сотрудников
Swimlanes — дополнительные горизонтальные линии на доске. Они группируют карточки по выбранным признакам и нужны, чтобы систематизировать большое количество задач
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13691 тендер
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Всё понятно, а зачем усложнять себе жизнь этими досками? Кратко — чтобы облегчить её потом. Смотри! Вот производство: детали перемещаются по конвейеру, собираются в единое целое, готовое изделие проходит проверку… Один человек — одна операция, процесс последовательный и понятный. Его можно увидеть и даже потрогать.
Интеллектуальный труд устроен совсем по-другому. Пока не появится его результат — скажем, рекламная кампания — совсем не очевидно, чем занимаются маркетологи в своих ноутбуках. И как же управлять невидимыми процессами? Вопрос риторический.
Канбан-доска визуализирует запутанные операции и собирает контекст в одном месте. Это делает работу почти осязаемой: вот задачи, вот их путь, а вот актуальные статусы. Видно, сколько дел у команды, как распределена нагрузка, кто и над чем работает.
Инструмент подходит для команд с высоким уровнем неопределённости, постоянным потоком задач и понятной целью. Его часто применяют там, где параллельно решается несколько дел — пишутся тексты, создаётся дизайн, согласовывается результат.
Фух, разобрались. Канбан-доска — такое пространство с колонками и карточками, где можно визуализировать работу команды и взять процессы под контроль. Подходит! Как это организовать на деле? Мы покажем на примере сервиса Weeek. Можно выбрать и другой вариант. Есть как минимум 13 программ с Канбан-досками — выбирай любую.
Шаг 1. Определить проекты. Другими словами, направления, над которыми работают в команде: SMM, email-маркетинг, сайт. Каждое переносим в таск-менеджер как проект:
Шаг 2. Добавить доски. Доски разделяют общий поток задач проекта на управляемые блоки. Например, если команда SMM работает с двумя разными площадками, удобно сделать отдельную доску для каждой. Тогда дела не будут перемешиваться:
Шаг 3. Описать процессы. Как выглядит путь задачи от идеи до результата? С какими этапами она связана? Начнём с простого: вот мы её придумали. Дальше решили брать в работу. Теперь нужно оформить — передаём дизайнеру. Наконец, чтобы поделиться постом, его нужно согласовать. Готово!
Колонки будут выглядеть так: «Идеи» → «В работе» → «Дизайн» → «Согласование» → «Публикация». Переносим на доску:
Шаг 4. Перенести задачи. Тут придётся повозиться. Достаём дела из всех источников, где они когда-либо были зафиксированы. Головы коллег, блокноты, заметки, переписки — проверяй везде. И сразу добавляй на нужный этап:
Кстати, для дополнительной систематизации мы настроили теги — «Клипы», «Пост», «Дайджест» и прочие. Это усиливает визуализацию и помогает быстро находить дела.
Шаг 5. Заполнить карточки. Помимо тегов тут есть много полезного: дата, приоритет, исполнитель, описание задачи, комментарии, возможность прикрепить файлы. Вводим в карточку всю информацию, которой располагаем:
Та-дам! Задача «Настроить первую Канбан-доску» торжественно переезжает в колонку «Готово». Можно пользоваться. Главное не забывать поддерживать порядок: заносить новые задачи и своевременно двигать старые.
А высшее мастерство — анализировать процессы.
На каком этапе скапливается большее количество дел? Как распределяется нагрузка в команде? Какой у коллег темп? Если задавать себе эти вопросы и стремиться сделать работу лучше — бороться с бутылочными горлышками, перераспределять задачи или убирать лишние этапы — Канбан-доска принесёт максимум пользы.
Канбан-доска не избавит команду от изменения приоритетов или срочных правок. Зато она поможет построить устойчивую систему, которая выдержит нововведения — когда коллеги понимают объём и порядок работы, проще интегрировать ещё одну деталь без потерь. Процесс становится предсказуемее, сотрудники — счастливее. Ну мечта!
