Laba 
Тендеры и лиды
Информация
В этом кейсе — история о том, как компания решила эти проблемы с помощью собственного продукта «Административный рабочий стол» (АРС) на базе 1С.
Раньше информация терялась, задачи ставились устно, через почту или даже «подбрасыванием под дверь», а согласование документов могло занимать месяцы. Благодаря внедрению АРС компания централизовала все процессы в одном окне: теперь задачи прозрачны, контролируемы и выполняются в срок.
Основные результаты:
— сроки согласования документов сократились с двух месяцев до трёх дней;
— стало возможно анализировать узкие места в бизнес‑процессах и быстро вносить улучшения;
— показатель исполнительской дисциплины стал частью системы мотивации, а сотрудники начали выполнять до 95% задач в срок.
Узнайте, как это удалось, какие шаги прошли, с какими трудностями столкнулись — и что из этого может быть полезно вам.
«Центр кровли» — ведущий поставщик кровельных и фасадных материалов на Дальнем Востоке с 20-летним опытом. Компания включает 6 заводов и 10 филиалов в Хабаровске, Иркутске, Красноярске и других городах, обслуживая клиентов по всей России, а также в Монголии и Австралии.
«Центр кровли» — официальный дилер брендов «Технониколь», Knauf, Onduline. В ассортименте — металлочерепица, сайдинг, изоляция, поликарбонат и др. Компания предоставляет комплекс услуг: расчёт, распил, упаковка и доставка.
Компания «Центр кровли»
Около 10 лет назад стала очевидной проблема, которая знакома 99% крупных бизнесов: коммуникация между сотрудниками часто ломалась, информация искажалась, единой системы управления и контроля задач не было, что сильно замедляло работу и увеличивало число ошибок. Например, срок согласования приказа или распоряжения мог доходить до 2 месяцев! Документ мог долго путешествовать между согласующими, и даже найти его было непросто. Вот еще один смешной и одновременно грустный пример: у сотрудников был популярен такой способ обмена информацией, как «Отправка по факсу». Думаете, это настоящий факс? Нет, это совсем другое: заявления и другие документы на подпись просто подбрасывались под дверь специалиста, если его не было в кабинете.
В то время основными способами общения внутри компании были электронная почта и телефон. Но даже в использовании почты были проблемы: например, в одной из инструкций было написано, что руководитель должен дважды в день проверять почту, чтобы не забывать следить за документами.
Пришло время для перемен. Компания решила внедрить новый инструмент, который должен был решить все эти проблемы и сделать коммуникацию более простой и эффективной. Ниже мы подробно расскажем, как это происходило.
Роман Викторович Безматерных, учредитель и генеральный директор ГК «Центр Кровли», взял на себя сложнейшую задачу – разработать ИТ-стратегию для компании. Ее основой стала комплексная автоматизация на базе 1С. Это был настоящий вызов, ведь опыта в этом у него не было. Но Роман не испугался трудностей. Он сам изучил систему, посетил учебные центры 1С и Битрикс в Москве, а затем тщательно разработал политику, принципы и архитектуру IT-системы компании.
Современная структура курсов по 1С шире, чем 10 лет назад, но тема не перестает быть очень сложной
Ключевое требование новой стратегии — управление задачами должно происходить в одном окне. Почему это было важно? Представьте, что каждый сотрудник компании будет иметь доступ к своему рабочему столу, на котором можно выполнять все задачи: от самых мелких вроде выдачи справки до крупных вроде подготовки полного пакета документов для b2b-покупателя. Это значит, что все необходимые инструменты и функции собраны в одном месте, и нет необходимости переключаться между различными программами.
Такой подход имеет несколько ключевых преимуществ:
Новый инструмент решили назвать «Административный рабочий стол» (сокращенно – АРС). Он должен был не только значительно улучшить внутренние процессы, но и наладить более удобное взаимодействие между сотрудниками.
Путь до него был долгим, сложным и интересным.
Всё началось с определения основных требований к новому функционалу. Их также сформулировал Роман. Система должна быть быстрой, позволять возвращать задачи на предыдущий этап, позволять погрузиться в детали каждой задачи, отслеживать историю исполнения и удовлетворять некоторым другим управленческим требованиям. Техзадание для программистов разрабатывала управляющий директор по развитию Елена Сергеевна Борозняк вместе с руководителем направления автоматизации и бизнес-процессов Юлией Александровн Кравцовой.
Но как же они поняли, как должна выглядеть и работать система?
Давным-давно компания работала с программой DocsVision. Она дала начальные возможности для обмена данными и информацией, постановки задач и управления документооборотом, включая приказы и распоряжения. Это был простой стартовый вариант решения нашей проблемы. С помощью DocsVision начали выстраивать «Процесс управления исполнительской дисциплиной», который стал основой для оценки сотрудников по выполнению задач, срокам и качеству работы (об этом расскажем чуть ниже). Однако вскоре стало ясно, что DocsVision оказался сложным и трудным в настройке.
Интерфейс DocsVision
После того как были определены бизнес-требования, стартовал проект по внедрению программы «1С Документооборот». Интересно, что эта программа была найдена в архиве — её купили, но не использовали больше года. Оказалось, что это вполне удобный инструмент для управления документами, особенно приказами и распоряжениями. Он предложил хорошие возможности для настройки маршрутов согласования документов и оказался полезным для управления административным блоком компании.
Одновременно с внедрением «1С Документооборот» началась работа с модулем «Простые процессы», который является надстройкой для «1C: Управление производственным предприятием». Этот модуль помог настроить взаимосвязанные задачи, например, процесс приёма на работу, состоящий из множества операций: выдача рабочего оборудования, настройка доступа к корпоративным системам и т.д.
Созданный реестр бизнес-процессов позволил внедрить все документы и стандарты через этот модуль, который встроился в платформу «1С УПП». Благодаря работе эксперта, удалось настроить процессы так, чтобы, например, приём на работу сократился с 9 календарных дней всего до 1 дня! Затем процесс был дополнительно оптимизирован, чтобы новый сотрудник мог начать работу сразу же после выхода.
Мы также протестировали модуль «1С: Управление по целям и KPI», который включал в себя две ключевые области:
Фрагмент интерфейса «1С: Управление по целям и KPI»
Однако через полгода его тестирования стало ясно, что проще разработать собственный инструмент, чем интегрировать со всеми существующими в компании базами. Даже после нескольких доработок многим сотрудникам приходилось использовать минимум в 2, а то и 3 программы, что расходилось с требованием настроить работу в одном окне. Поэтому от этого модуля отказались, но заимствовали из него некоторые идеи для ТЗ.
Чтобы вы не запутались, давайте еще раз обозначим, как компания пришла к собственному «Административному рабочему столу».
И вот он – тот самый момент, когда всё необходимое для объединения этой информации есть, но самого инструмента еще нет. Но дальнейший путь уже намечен:
И вот как это было.
Создали новую IT-стратегию и начали реализацию АРС. Техническая реализация оказалась не таким сложным этапом, как могло бы показаться. Она заняла всего около трёх месяцев.
Вот что делали после разработки ТЗ:
После первоначального запуска последовали юзабилити-тестирование и детальные доработки, включая разделение задач на виды и оптимизацию интерфейса. Эту работу вели в течение 1 года, чтобы сделать инструмент более удобным и эффективным. Появились новые функции, такие как кейсы и рейтинги в обучении, базовые отчеты для руководителей и другие улучшения. С тех пор система АРС работала практически без изменений. За последние 5-7 лет в виджете не было глобальных обновлений.
Сегодня для оптимизации бизнес-процессов больше не нужно тратить годы на разработку своих решений. Всё можно сделать быстрее с помощью готовых инструментов. Именно этим занимается студия LABA. Мы выполняем автоматизацию и помогаем компаниям оптимизировать работу, используя проверенные технологии. Это позволяет не только сократить время на внедрение, но и улучшить ключевые процессы без лишних затрат. Вместо того чтобы всё разрабатывать с нуля, вы можете доверить это профессионалам – и скоро увидите результаты.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13203 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Внедрение нового инструмента в «Центре Кровли» было непростой задачей, особенно в плане изменения корпоративной культуры. Начали с обучения руководителей, объясняя им ценность нового продукта и демонстрируя примеры успешного использования. Ответственные лица, такие как исполнительный директор, курировали запросы от различных департаментов: административного, ИТ, службы персонала и других.
Внедрение показателя «Исполнительская дисциплина» стало ключевым шагом. Он рассчитывался на основе процента выполненных вовремя задач. Изначально ставили планку в 50 %, затем постепенно увеличивали её до 70 %. Для ИТ и административной службы подняли планку до 95 %, так как их эффективность напрямую влияет на работу всей компании. Когда показатель «исполнительская дисциплина» вошел в систему оплаты труда, это значительно повысило мотивацию сотрудников, что неудивительно. В качестве одной из креативных мер был введен штраф за просроченные задачи.
Внедрение новой системы не обошлось без трудностей.
Это было одной из главных проблем. Многие продолжали работать по старинке и игнорировали нововведения. Даже среди топ-менеджеров иногда возникали сомнения и нежелание адаптироваться к изменениям. Были и забавные случаи, которые теперь вспоминаются с улыбкой. Один из сотрудников систематически накапливал просроченные задачи, и никакие меры, будь то штрафы или беседы, не могли его исправить. В конце концов было решено применить нестандартный подход: за каждую просроченную задачу нарушитесь должен был приносить шоколадки. Эти сладкие угощения затем раздавались коллегам в его же отделе. Такая мера вызвала у него чувство стыда, и результат оказался положительным – просроченные задачи начали уменьшаться.
Проблемы с интерфейсом системы также дали о себе знать. Для их решения был разработан процесс создания тематических запросов. Если возникала проблема с задачей на рабочем столе, сотрудники могли инициировать изменение, отправив тематический запрос:
Кроме того, была введена процедура «Запуск требования на автоматизацию», которая помогала избежать конфликтов ТЗ между пользователями. Все просьбы об автоматизации обрабатывались отдельной командой, которая специализируется на бизнес-процессах, их логике и IT-архитектуре. Любой сотрудник может предложить доработки, но изменения вносятся только после оценки и согласования.
Итак, вот подробное описание ее структуры.
Задачи могут поступать из различных источников.
АРС представляет собой удобный и функциональный интерфейс, разделенный на несколько блоков управления, собранных в меню.
Вот ключевые блоки:
1. Согласование
Он используется для утверждения различных документов и решений всеми ответственными. Например, если нужно утвердить новый внутренний регламент или изменение в процессе.
2. Ознакомление
Здесь отображаются административные задачи, в курсе которых обязательно должен быть сотрудник. Если был утвержден какой-то документ, сотрудник получает задачу ознакомиться с ним.
3. Исполнение
Этот блок предназначен для выполнения задач. Задачи могут поступать через инструмент планирования или быть назначены руководителем. Каждая задача имеет срок выполнения, контролера, проверяющего выполнение, и номер для отслеживания в реестре. Система позволяет изменять сроки выполнения при наличии обоснования.
4. Контроль исполнения
Когда сотрудник завершил задачу, она переходит к контролеру для проверки.
5. Запросы
Этот блок управляет горизонтальными коммуникациями, где сотрудники могут делать или получать запросы. Здесь происходит переписка, и все запросы также переходят в раздел контроля исполнения после выполнения.
6. Задачи ПП
Здесь управляются задачи, связанные с выполнением простых процессов разными службами. Например, этапы интеграции нового сотрудника в компанию.
Есть и несколько второстепенных блоков, например:
Новые сотрудники могут обучаться работе с АРС двумя способами:
Когда речь идет о внедрении новых систем и инструментов в компании, всегда интересно посмотреть на реальные результаты. Давайте рассмотрим, что же изменилось благодаря АРС.
1. Ускорение согласования документов: из месяцев в дни
Ранее процесс согласования документов, таких как приказы, распоряжения и стандарты, мог затягиваться на месяцы. Например, внедрение приказа могло занимать до 2 месяцев, что серьезно тормозило работу. Но с появлением АРС и его виджетов для мониторинга задач ситуация кардинально изменилась. Теперь мы можем видеть, на каком этапе находится документ, кто еще не утвердил его, и оперативно взаимодействовать с ответственными сотрудниками. Благодаря этому, нормативный срок согласования приказа сократился до 3 дней.
2. Анализ процессов и постоянное улучшение
АРС также открыл новые возможности для анализа внутренних процессов. Теперь есть инструмент, который позволяет детально изучать тематические запросы сотрудников. Например, можно проанализировать, с какими проблемами чаще всего обращаются к программистам, и на основе этих данных формировать планы по улучшению – от настройки систем до полной автоматизации. Такой подход помогает компании адаптироваться к изменяющимся условиям и совершенствоваться, используя обратную связь от сотрудников.
3. Аналитические отчеты: бизнес-процессы под микроскопом
АРС позволяет не только собирать данные, но и проводить глубокий анализ самих процессов. Можно замерять время выполнения задач, и такие отчеты часто дают неожиданные результаты. Например, если у трех из пяти участников процесса время выполнения задачи составляет всего одну секунду, это сигнал, что задача может быть либо бессмысленной, либо сотрудникам не хватает понимания, как с ней работать. В ответ на такие случаи мы разработали «Справку» – интерфейс, который помогает новым сотрудникам быстрее освоиться и понять, что от них требуется. Анализируя подобные задачи в системе 1С, мы можем выявить слабые места, предложить изменения и оптимизировать процессы, что особенно важно при вводе в должность новых сотрудников.
Если вы тоже хотите реализовать что-то подобное, вам будут полезны несколько советов.
Если вам интересно больше подробностей про кейс или хотите обсудить вашу ситуацию — подписывайтесь на telegram-канал. Отвечу на все вопросы и расскажу, как провести автоматизацию бизнеса в 1С с учетом особенностей бизнеса и IT-инфраструктуры.
Отвечу на ваши вопросы и расскажу, как провести автоматизацию бизнеса в 1С с учетом особенностей вашего бизнеса и IT-инфраструктуры.
