Как мы в агентстве настроили процесс по выбору диджитал-подрядчиков?

Как перестать винить подрядчиков, и оптимизировать процесс подбора сотрудников на аутсорсе.

Было время, когда я лично познакомился за пару месяцев с 3-4 директологами, таргетологами и другими специалистами. Каждый повторял, что количество лидов вырастет, продажи взлетят! Доверие становилось слабее, лояльность уменьшалась. И в конечном итоге я понял: пора менять стратегию подбора подрядчиков.

Ошибки, которые я совершал при активном поиске сотрудников на аутсорсе

Их было немного, но вес имели сильный.

1. Сокращение количества заявок

Мне было неинтересно читать одинаковые брифы от десятков подрядчиков. Поэтому я сократил заявки до 4-5 штук. В итоге отбор проходили 1-2. Качество отбора значительно снижалось.

2. Отсутствие формулировки при постановке целей

Я не понимал, к чему должен прийти, поэтому цель выглядела так: «Я хочу, чтобы ко мне на сайт приходило 100 лидов».

Не понятно, за какой срок, по какой цене, зачем вообще.

С такой задачей справится большая половина подрядчиков.

Что стоит учесть перед тем, как искать подрядчика?

Со временем я пришел к выводу о том, что нужно делать; как составлять бриф и почему это сработает.

1. Цели

Поскольку подрядчики из диджитал сферы, то и цель должна быть соответствующей.

Цель по типу «хочу X лидов» не подойдет. Например, вы можете обозначить, сколько вы хотите получить клиентов; какой при этом должен быть средний чек. Бонусом будет, если вы укажете сегмент рынка, а также временные промежутки.

В общем, чем более конкретно вы обозначите цель — тем легче будет и при поиске подрядчиков, и при работе в целом.

2. Описание

Сотрудники со стороны абсолютно ничего не знают о вашем продукте. Какую задачу он решает; сколько стоит; как выглядит; есть ли у него сертификаты и т. д. Ничего из этого подрядчику неизвестно.

Поэтому старайтесь расписать свой продукт настолько, насколько это возможно. Не исключено, что вы найдете человека, который работал в смежной сфере или касался некоторых моментов, связанных с продуктом.

Кроме того, так у вас будет четкая картинка, что вы продаете, для чего и зачем.

Да и при личном общении по 10 раз одно и то же объяснять — тяжело.

3. Особенности ЦА

Возможно, вы производите инклюзивный продукт, который подходит не всем. Подрядчик до знакомства с ЦА не имеет о ней представления, а значит и прогнозы сделать не сможет.

Чтобы не получилось ситуации, при которой вы привлекаете слишком маленькую аудиторию или вовсе не целевую — расписывайте все до мелочей. Представьте клиента, который покупает.

4. Конкуренты

Соберите информацию о своих конкурентах. Сегментируйте их.

5. Опыт

Расскажите подрядчику о своем предыдущем опыте. Что у вас получилось, а что нет?

Это поможет выявить точки роста (те, которые уже есть; и те, над которыми надо работать более усиленно).

Чек-лист, который поможет подсветить важные моменты при подборе кандидатов

1. Обозначьте комфортный для вас диапазон кандидатов

1-2 — это удобно, но это выбор без выбора. Если вам кажется, что время позволяет отобрать от 7 до 10 кандидатов — хорошо. Если больше — отлично.

Если в процессе вы поймете, что интересующих вас подрядчиков несколько, то попробуйте с ними поговорить. Возможно, они согласятся разделить обязанности.

2. Изучите предыдущий опыт подрядчиков

Портфолио/кейсы/отзывы — все пригодится.

Но здесь есть несколько мнений:

• Человек, который никогда не сталкивался с вашей нишей, может привнести в нее свежий глоток.

• Сотрудник, который набил не одну шишку, подскажет, как избежать трудностей в случае их возникновения.

3. Спросите, нужно ли вам присутствовать на встрече на этапе пресейла

Если да, то это значит, что в вашем проекте заинтересованы. Уточните, с кем вы будете работать. Оцените уровень компетенций.

4. Попросите показать план работ

Это может быть план по месяцам, кварталам или сразу за весь год.

Вы имеете право знать видение подрядчика по поводу вашего сотрудничества.

5. Проверьте, есть ли у вас прогнозы результатов

Это важный момент, хотя и очень неблагодарный. Вы назначили KPI. Сможет ли заказчик его достичь:

• если да, то как?

• если нет, то почему?

Не стесняйтесь спрашивать про сроки. Помните — вы вкладываете деньги.

6. Согласуйте отчетность

В идеале документ должен состоять из нескольких частей:

• Та, которая будет интересовать вас с точки зрения выручки;

• Та, где будут видны показатели подрядчика, которые на эту выручку и повлияли. Например, бюджет, стоимость переходов и т. д.

Если все это присутствует — ваши цели схожи. Вы будете двигаться в одном направлении.

Главное — следите за тем, чтобы не получилось, что вы думаете о продажах, а подрядчик о лидах.

7. Оформите график встреч с подрядчиком

Менеджмент и периодическая коммуникация — залог дисциплины и успеха. Это позволяет достичь целей.

Вы должны быть в курсе того, что происходит. Живое общение позволяет установить контакт. Поэтому, чем качественнее будут встречи, — тем результативнее работа над общим делом.

8. Узнайте, когда вы получите первые результаты

Результат на начальном этапе сотрудничества — вещь сомнительная. Например, эффект от рекламной кампании в Директе можно увидеть через неделю, а вот стоимость привлечения будет значительно выше (кстати, лидов может и вообще не быть).

Здесь стоит набраться терпения, дать время на разгон и рекламной кампании, и подрядчикам.

Только не переусердствуйте. Срок в 2-3 месяца — оптимален.

Действия, которые помогли нам настроить процесс комфортной работы с подрядчиками

1. Согласовали помесячный план.

2. Обозначили, что делает и не делает каждая из сторон.

3. Обговорили формат отчетности.

4. Определили ответственного со стороны заказчика и со стороны подрядчика.

На чем, по нашему мнению, держится успех сотрудничества?

1 фактор. Видение конечного результата. Чем он точнее — тем выше шанс его достижения.

Так вы будете понимать, чего хотите и что нужно просить. Подрядчики в свою очередь без игры в тетрис разберутся, что конкретно от них требуется.

2 фактор. Адекватность и реальность конечного результата.

Вы должны четко понимать что, например, при бюджете в 1 000 рублей вам никто не даст 100 качественных лидов.

Цель должна быть достижимой и по содержанию, и по срокам.

3 фактор. Качество сотрудничества.

Многие заблуждаются по поводу того, что если есть подрядчики, то можно ничего не делать. Сотрудничество — это командная работа. И вы в ней полноценный игрок, как и подрядчик.