Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.
В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.
Как происходит процесс электронного документооборота:
Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
Адресат получает письмо.
Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.
Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.
Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.
Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем
Читайте также:
Как контролировать сотрудников на удаленке
Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.
Что такое код маркировки
Преимущества использования ЭДО:
Экономия времени. Заполнить электронный документ всегда быстрее, чем бумажный вариант. Еще не нужно тратить время на отправку бумаг курьером или самостоятельное отправление по почте.
Экономия средств. Отправка курьерской службой и по почте — платная услуга. при электронном документообороте снижаются расходы на покупку бумаги, заправку картриджей, содержание архива.
Скорость. Адресат получает необходимые документы сразу после отправки, что существенно ускоряет рабочие процессы. То есть работать с бумагами можно 24/7, что очень удобно, если предприятие ведет дела с компаниями, расположенными в регионах с другими часовыми поясами.
Безопасность. Пользователи могут не беспокоиться о том, что информация об их торговых сделках, договорах и прочих конфиденциальных документах попадет в третьи руки.
При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.
Читайте также:
Продвижение юридической компании: как построить маркетинг для привлечения лидов
В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.
Как выбирать оператора ЭДО
Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.
Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.
Что еще нужно учитывать при выборе:
Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.
Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.
Читайте также:
Как выбрать рекламное агентство для продвижения бизнеса онлайн
Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.
Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца
Дополнительные возможности оператора:
Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
Автоматизированная сверка взаиморасчетов.
Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.
Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»
Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.
ЭДО от оператора «СберКорус» может:
Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
Хранить созданные ранее документы в облаке.
Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
Подключиться к сервису в течение 1 дня.
Работать по постоплате.
Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.
Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.
Стоимость обслуживания в «СберКорус»
Читайте также:
Система быстрых платежей для бизнеса: как работает и как подключить к сайту
Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.
Что получают клиенты:
Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
Возможность настраивать маршруты согласования документов.
Загружать документы, созданные во внешних системах.
Управление списком контактов.
Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.
Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.
Тарифные планы «Такском»
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
12342 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.
Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:
нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.
Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.
Как это сделать:
в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
подключить контрагентов.
После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.
Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.
После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.
Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.
ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.
