Если люди работают в офисе, их легко контролировать: подойти и посмотреть, чем они занимаются на рабочем месте, или в любой момент вызвать в кабинет и попросить предоставить отчет. С теми, кто работает удаленно, все сложнее.
Разбираемся, как контролировать сотрудников на удаленке, зачем это нужно и что о контроле говорит закон.
Казалось бы, контроль не нужен. Люди понимают, что в их интересах работать хорошо, чтобы получать зарплату с премиями, а не выговоры. Но на удаленке много отвлекающих факторов: дети бегают, нужно выгулять собаку, жена просит помочь с уборкой. Сотрудник, работающий удаленно, часто отвлекается и тратит меньше времени на работу: 40% компаний заметили снижение эффективности в 2020 году при переводе работников на удаленку.
Работать так, как стоковых фото, мало у кого получается — дома всегда есть соблазн посмотреть телевизор или поиграть в видеоигры, если нет срочных задач
Контроль позволяет частично решить проблему с эффективностью труда. Если сотрудники понимают, что за ними наблюдают, они отвлекаются меньше: не зависают в социальных сетях, а работают с базой клиентов.
Работники могут не только отвлекаться, но и вредить компании: целенаправленно или случайно. Для выполнения задач сотрудники часто вынуждены использовать персональные данные клиентов и сведения, которые относят к коммерческой тайне. Если они попадут в общий доступ, это может пошатнуть репутацию компании или разрушить ее в случае утечки важных данных о внутренних бизнес-процессах.
Кто-то установил программу с подозрительного сайта — и вирус украл все данные, хранящиеся на диске. А кто-то осознанно продал спамерам базу номеров телефонов клиентов. Обе ситуации вполне реальны: 58% компаний столкнулись с информационными утечками в 2020 году.
Контроль сотрудников на удаленке позволяет предотвращать утечки или хотя бы вовремя замечать их. Если использовать вместе с контролем и другие способы защиты информации — например, разграничивать доступ сотрудников к данным — это существенно снизит риск негативных последствий для бизнеса.
Читайте также:
Как перенести сайт без потери позиций
Контролировать удаленных сотрудников можно, но только с их согласия. Включите в Правила трудового распорядка информацию о том, как и что будете контролировать, и ознакомьте работников с ней под подпись.
Читайте также:
Какие документы нужны для нормальной работы сайта?
Согласно Статье 22 ТК РФ, работодатель вправе «требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей». Это значит, что он может контролировать ход работы. Например, посещение сотрудником развлекательных сайтов, применение средств для защиты информации от утечек и режим работы удаленного сотрудника, если он указан в трудовом договоре. Нельзя в процессе контроля узнавать личные данные подчиненного и все то, что не относится к работе: например, проверять, работает он из дома или из кафе, если качественно выполняет свои обязанности.
Увольнять сотрудников на удаленке можно по тем же причинам, что и офисных работников. По Статье 81 ТК РФ работодатель может расторгнуть договор, если сотрудник не исполняет трудовые обязанности, грубо нарушает их, умышленно уничтожает ценные сведения. А по Статье 312.8 ТК РФ удаленных работников дополнительно можно увольнять за:
отсутствие взаимодействия с работодателем в течение двух рабочих дней — если сотрудник перестал выходить на связь;
переезд сотрудника, если он уезжает туда, где не сможет выполнять обязанности по договору на прежних условиях: например, в село с нестабильным интернет-соединением, если оно важно в работе.
Есть два основных метода: постоянное наблюдение и контроль на определенных точках.
Постоянное наблюдение — когда на смартфон, планшет или компьютер сотрудника, с которого он работает, устанавливают специальную программу. Она фиксирует все действия: записывает скринкасты, фиксирует нажатия клавиш, делает скриншоты открытых вкладок и так далее. Вы можете посмотреть короткий отчет о рабочем дне, а при необходимости— полную историю.
Читайте также:
Таблица сочетаний клавиш
Контроль на определенных точках — когда сотрудник поэтапно предоставляет отчеты о ходе выполнения работы. Он может заполнять подготовленный вами чек-лист, присылать скриншоты или таблицы в мессенджер или общаться с вами каждый день на планерке по видеосвязи и рассказывать, на каком этапе находится задача.
Выбор метода контроля зависит от того, какие обязанности у удаленного сотрудника и есть ли в компании CRM. Например, удаленным менеджерам по продажам не нужен отдельный контроль: информация об их эффективности будет в отчетах внутри CRM-системы.
В остальном выбор зависит от вас. Чаще всего постоянное наблюдение организуют за теми, кто выполняет какие-то рутинные действия: обзванивает базу, настраивает рекламные кампании, программирует. Контроль на определенных точках применяют там, где важен результат. Условный дизайнер может день просидеть за компьютером в поисках идей, посещая разные сайты, а потом нарисовать логотип за пару часов. В программе для контроля поиск идей будет выглядеть простоем, а на самом деле в это время шла работа.
Читайте также:
Инструкция по составлению NDA, или соглашения о неразглашении конфиденциальной информации с готовым шаблоном
Для контроля на определенных точках достаточно CRM-системы или сервиса управления проектами: Trello, Notion и других. А если удаленных сотрудников мало, будет достаточно даже чата в Telegram.
Читайте также:
Notion для бизнеса — что это такое и как им пользоваться
Для постоянного наблюдения созданы специальные программы. Они могут не только записывать действия сотрудников, но и предотвращать утечки данных. Популярные программы:
Подсчитывает отработанное время и показывает, как оно распределяется: сколько часов сотрудник отвлекался и сколько работал продуктивно. Ведет учет используемых сайтов и приложений — можно посмотреть, сколько времени работник потратил на условные таблицы Excel и «ВКонтакте».
Так выглядит отчет. В нем можно посмотреть данные и по сотрудникам, и по отдельным проектам
Программа доступна в облачной и локальной версиях. Для облачной нужно интернет-соединение, устанавливается она за несколько минут. Ее стоимость — 250 рублей ежемесячно за сотрудника. Локальная может работать без интернета, а купить ее можно по бессрочной лицензии. Стоимость зависит от штата. В обоих случаях есть тестовый доступ сроком на 14 дней.
Тоже ведет учет рабочего времени и запоминает сервисы, с которыми взаимодействовали сотрудники. Делает скриншоты экранов с заданной периодичностью, отслеживает посещения сайтов во всех популярных браузерах и может блокировать доступ к некоторым ресурсам во время работы. Например, исключить отвлечения на социальные сети.
В программе доступны стандартные отчеты за день и оперативная сводка — в ней видно, кто чем занят прямо сейчас
Программа может моментально уведомлять о нарушениях и запоминать поисковые запросы, которые задает сотрудник. В числе дополнительных функций — незаметная работа и встроенная DLP-система, защищающая от утечек информации.
У Bitcop есть облачная и локальная версии. Облачная стоит от 99 рублей ежемесячно за сотрудника, локальная — от 3 300 рублей бессрочно за сотрудника. Можно оценить функционал в бесплатном тарифе на одного работника.
Учитывает рабочее время сотрудников, делает скриншоты экранов. Составляет отчеты о том, с какими сайтами и программами взаимодействовал работник, автоматически разделяет их на продуктивные и непродуктивные. Может заполнять табель рабочего времени, засекая, сколько часов работал человек каждый день.
Так выглядит отчет по конкретному сотруднику
Программа может присылать оповещения каждый раз, когда сотрудники что-то нарушают, и каждый раз, когда они покидают рабочее место в неположенное время. Также она позволяет наблюдать за рабочим столом работника онлайн: подключаетесь — и видите все, что у него на экране.
Стоимость программы зависит от нужного функционала и количества работников. Можно подать заявку на бесплатный доступ, оценить удобство, а потом принять решение о подключении.
Строит отчеты о действиях и бездействии сотрудников: учитывает все время, проведенное ими за компьютером. Заносит данные автоматически в табель. Показывает, какими именно приложениями и сайтами пользовался работник. Вы можете задавать индивидуальные настройки для каждого сотрудника: кому-то запретить открывать «ВКонтакте», кому-то — разрешить.
Один из возможных вариантов отчета о расходовании рабочего времени
В Kickidler можно не только смотреть на рабочие столы сотрудников в онлайн-режиме, но и управлять их устройствами удаленно: настраивать программы, восстанавливать или удалять данные. Также софт ведет записи всего, что происходит на экране: в отчете можно быстро найти нужные отрезки видео и посмотреть их.
У программы есть облачная и локальная версии. Стоимость облачной — от 300 рублей за сотрудника ежемесячно, стоимость локальной обсуждается индивидуально.
Есть и множество других решений с подобным функционалом: записью видео, скриншотами, отчетами по сотрудникам, дням, проектам. Протестируйте несколько программ в течение бесплатного периода, чтобы понять, в какой вам будет комфортно вести контроль работы сотрудников на удаленке.
Онлайн-версии программ можно установить со специалистами техподдержки самостоятельно. Для развертывания локальных версий может понадобиться помощь программиста. Можно найти его на Workspace: создайте тендер и опишите в нем суть задачи, а потом выберите подходящего исполнителя.
На самом деле не так важно, как вы будете контролировать удаленных сотрудников. Главное — чтобы они работали эффективно, а этого можно добиться не только контролем. Правильно ставьте задачи и постройте грамотную систему мотивации: тогда сотрудники сами будут заинтересованы в том, чтобы как можно лучше выполнять рабочие задачи.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
