Чтобы выполнить проект, нужно подготовить план по его реализации. Он поможет обосновать и согласовать с заказчиком бюджет и сроки выполнения, определить ресурсы, возможные риски и этапы выполнения. С помощью плана можно заранее понять, что должно делаться, кто этим будет заниматься, с помощью каких ресурсов можно исправить положение, если что-то пойдет не так. Разбираемся с составлением плана вместе.
Планом проекта называют документ, в котором описывают объем, цели и задачи будущего проекта, сроки, в которые все должно быть выполнено, запланированные ресурсы и возможные риски. План необходим проекту, так как он дает точное представление о целях, этапах и отдельных задачах на каждом этапе.
Если план составлен грамотно, то он дает руководству такие преимущества:
дает понимание по срокам выполнения проекта в целом и отдельных этапов;
помогает рассчитать выделенные ресурсы и запланировать результаты;
позволяет сбалансировать и эффективно распределить ресурсы;
помогает выявить риски и их вероятность, подготовиться к ним;
четко определяет способы взаимодействия между отделами и командами, разграничивает ответственность.
Перед тем, как начать заниматься планом, стоит уточнить принципы, которых нужно придерживаться, чтобы прийти к нужном результату:
Держать цели и задачи в фокусе. Менеджер проекта должен всегда фокусироваться на выполняемой работе, держать все под контролем и помогать команде двигаться к общей цели.
Пользуйтесь принципом меритократии. Все важные решения должны принимать компетентные люди. Все участники могут высказывать мнение, предлагать решения и влиять на проект, но обычный сотрудник не может менять конечную цель или увеличивать бюджет в несколько раз.
Вносите изменения в план при необходимости. Это ваш рабочий документ, а не учебник, в любой момент его можно скорректировать, изменить этапы, перераспределить бюджет или выполнить другие действия, если изменились условия.
Если у вас нет времени, чтобы заниматься разработкой проекта в деталях и вы хотите перейти к реализации — можно нанять специалиста, который сам все подготовит на основе ваших данных. Для этого можно найти профессионала на тендерной площадке Workspace. Договоритесь с нужным вам специалистом и поручите ему выполнение этой задачи.
Чтобы подготовить проект, нужно разобраться в масштабах будущих задач, обозначить цели, объем и ресурсы, которые понадобятся для реализации. Разберемся подробнее, как нужно это разрабатывать и прописывать.
Одна из самых простых задач — определить, что будет входить в проект, а что нужно реализовывать не вам. А также нужно установить, какие цели нужно достичь, чтобы проект можно было считать успешно завершенным.
Например, такими целями могут быть:
повышение доходов;
улучшение уровня удовлетворенности клиентов;
рост продаж;
увеличение клиентской базы или количества подписчиков;
снижение затрат.
Определение целей поможет определить, какие требуются конечные результаты и какими будут этапы проекта.
Эта часть — основа планирования. Участники поймут общую картину, масштаб работ и цель, к которой будет двигаться команда.
Вот какие еще части обычно есть в плане проекта:
заинтересованные стороны — для кого важен результат;
график работ — примерные контрольные точки для проверки промежуточного результата;
бюджет — какие ресурсы и в каком объеме потребуются на реализацию;
коммуникация — как, когда и кто будет обмениваться информацией, как заинтересованные стороны будут узнавать о промежуточных и конечном результатах.
Можно составить мультисценарный план — спланировать, какие могут быть сценарии развития событий и в какой последовательности действовать в каждом варианте развития. Это позволяет дополнительно снизить риски, — команда заранее будет знать, что может пойти не по плану и сможет быстро скоординировать действия для смены сценария.
Изначально план может быть укрупненным. В этом случае в нем сначала есть только основные цели, важные ограничения и этапы, которые нужно пройти. Затем его постепенно детализируют и уточняют по мере поступления информации или изменения обстановки. Лучше всегда работать в одном документе — так ничего не будет теряться и команда всегда будет в курсе происходящего.
Чтобы проект было легче реализовать, все цели должны соответствовать 5 критериям:
S — конкретность. Что, кто и где будет делать. Нельзя ставить цель «открыть новый магазин», нужно ставить цель «Открыть интернет-магазин по адресу Х к сентябрю 2024 года».
M — измеримость. Как измерить и понять, что цель достигнута. Не подходит цель «увеличить продажи», нужно ставить цель «увеличить годовой объем продаж на 10% к декабрю 2024 года»
A — достижимость. Важна ли цель для конечного результата, реально ли ее достичь. Нельзя ставить цели, которые нереально достичь при ваших ресурсах. Например, цель «достигнуть миллиона подписчиков для канала » Все о подледной рыбалке" за 6 месяцев и с бюджетом 10 000 рублей" не получится.
R — согласованность и важность. Цель должна согласовываться с основными целями и планами компании, соответствовать ресурсам и сотрудникам организации. Задайте себе вопрос, зачем вы ставите эту цель и не противоречит ли она задачам и ресурсам. Если просто — «Вы это делаете, чтобы что?». Например, нет смысла ставить цель об увеличении продаж на 20 000 экземпляров, когда у вас есть только 1 000 и новая партия будет через несколько месяцев.
T — ограниченность во времени. В какой конкретно срок должна быть достигнута цель. Определите, сколько нужно времени, чтобы прийти к результату. Например, через месяц, через 3, полгода или год. Если речь идет о рекламной кампании, то это может быть даже конкретная дата.
Без определения объема проекта нельзя гарантировать, что он не выйдет за рамки бюджета или графика. Заказчика или заинтересованные стороны это приведет как минимум к разочарованию, а команду — к излишним затратам сил, недовольству, потере мотивации. При наличии подписанного договора может привести к неустойке, штрафу или разрыву договора с потерей репутации.
Объем проекта — это задачи и элементы, которые необходимо выполнить в рамках проекта.
Чтобы определить объем в плане реализации проекта нужно:
понять потребности заказчика или заинтересованных сторон;
определиться с ключевыми целями;
подготовить базовую формулировку — цели, основные результаты, важные этапы, ограничения проекта и возможные исключения из него;
получить согласование от заказчика или заинтересованных сторон;
доработать объем в соответствии с комментариями заказчика и добавить в него более мелкие детали.
Важно! Советуем несколько раз согласовывать с заинтересованными сторонами и заказчиком планируемый объем, конечные цели и бюджет. Наличие согласий поможет избежать доработок, несогласованных раздуваний объема, разногласий и недовольств.
На этом этапе продумывается, какие ресурсы будут использоваться, а также процессы получения этих ресурсов. Так как мы рассматриваем проект в digital, то ресурсами в первую очередь будут люди, а во-вторую оборудование, время и необходимые бюджеты. В целом ресурсами может быть все, наличие чего в компании ограничено.
В самом простом случае такой ресурсный пункт плана может выглядеть так:
«На проект планируемой длительностью 2 месяца понадобится 2 маркетолога на полный день, грамотный руководитель и рекламный бюджет в размере 50 000 рублей в месяц, а также доступ в рекламные кабинеты Х».
А может быть гораздо проще: «Запускаем постинг ВКонтакте, сначала посты будет писать и публиковать Миша в течение пары месяцев, потом подключим еще Вику, они будут вместе развивать группу еще 2 месяца, потом еще кого-нибудь возьмем». Если при этом вся команда все понимает и вопросов по ресурсам не возникает, то это степень детализации, которая вам нужна. Но, скорее всего, здесь точно возникнет вопрос, как минимум, бюджета.
Также в ресурсы могут включать фрилансеров, которые будут привлекаться исключительно под конкретные задачи.
Календарный план реализации проекта может быть разным, а его объем и содержание зависит от нескольких факторов:
целей и задач проекта;
ниши компании;
дополнительных ресурсов.
В плане указывают даты для начала и конца проекта, а также сроки для каждого этапа и основные задачи, которые нужно выполнить в этот период.
Сроки и даты нужно вписывать в 3 видах:
по плану — когда заказчику нужны результаты;
по прогнозу — какие менеджер считает выполнимыми с учетом возможного форс-мажора;
фактические — в которые команде удалось уложиться на самом деле.
В календарном плане задачи можно также представлять по-разному:
Основные. Те, на которые заказчик выделил бюджет и по которым нужно отчитываться. Например, заказчик выделил бюджет в 150 000 рублей и ожидает готовый сайт через 2 месяца.
Внутренние. Более детализированные задачи для каждой группы или отдельных специалистов — разработчиков, тестировщиков, дизайнеров. Например, отдельный бюджет из общей суммы и сроки с запасом на дизайн, разработку и так далее.
Важно определить, какие действия и в какой последовательности нужно выполнить, чтобы получить результат. Причем на старте обычно не так много данных, поэтому календарный график выполнения проекта приходится строить, исходя из опыта или имеющейся информации. Затем в процессе может все меняться и перестраиваться, но неизменными при этом чаще всего остаются срок и бюджет. Чтобы не сорвать выполнение, стоит закладывать дополнительное время на возможный форс-мажор на каждом этапе, срочные задачи и ситуации, если что-то пойдет не так.
Ниже пример, как может выглядеть календарный план подготовки статей к публикации в блог и каналы в соцсетях.
Календарный план проекта в таблице (в днях) — подготовка материалов для публикации, пример составления:
Собрать материал | Написать черновик | Согласовать с редактором | Внести правки | Подготовить чистовик | Согласовать с заказчиком | Итого на статью | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Статья 1 | 4 | 3 | 2 | 2 | 3 | 4 | 18 |
Лонгрид 1 | 5 | 7 | 3 | 2 | 4 | 5 | 26 |
Статья 2 | 2 | 4 | 1 | 2 | 1 | 3 | 13 |
Пост 1 | 0,5 | 1 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1 | 4 |
Статья 3 | 2 | 3 | 2 | 1 | 1 | 2 | 11 |
В таком календаре автор примерно продумал, сколько ему потребуется времени на подготовку материалов. Он заложил дополнительные дни на согласование с редактором, внесение правок и согласование с клиентом.
Для разработки календарного плана проекта менеджеру нужно выполнить несколько шагов:
Изучить цели, задачи и бюджет проекта. Это поможет понять, какой объем планируется выполнить и примерно представить, как это можно расположить в календаре.
Декомпозировать. Глобальную задачу нужно разделить на несколько поменьше, а их — на еще более мелкие. Для этого проект делится на этапы, а затем определяются сроки и задачи для каждого отдельного этапа.
Добавить к ним детали. Рассмотреть каждый этап и задачу, продумать, что еще может потребоваться. Например, нужно согласовывать каждую публикацию с клиентом или сверять с ним, какие материалы можно писать, присылать определенные документы по выполненным задачам.
Свериться с командой. Важно показать этот план команде и уточнить, все ли их устраивает. Возможно, у них есть важные дополнения или наоборот, станет известно, что отдельный этап нет смысла выполнять. Или кто-то в команде заболел, нужно срочно искать фрилансера. Впрочем, риски нужно просчитывать отдельно, об этом расскажем ниже.
Убедиться, что ресурсов на выполнение хватает. После оценки плана командой может выясниться, что на этот объем работ в заданные сроки не хватает специалистов или бюджет не покрывает все запланированные задачи. Тогда нужно продумать привлечение дополнительных людей в команду — в штат или на фриланс, согласовать бюджет с заказчиком или убрать часть задач, чтобы бюджет сходился с объемом задач.
Заказчику достаточно предоставить календарный план проекта только верхнего уровня. Ему достаточно знать, какой объем работы он получит за свои деньги и когда все будет реализовано.
Если вы не готовы тратить столько времени на подготовку календарного плана, стоит задуматься о том, чтобы перепоручить весь процесс планирования и запуска проекта перепоручить агентству. Для этого можно просто оставить заявку на тендерной площадке Workspace и указать в ней вашу задачу. Откликнутся команды, которые готовы взять на себя все задачи по подготовке плана и его реализации. Вам останется подписать документы с понравившейся командой. Профессионалы займутся своим делом, а вы — другими задачами бизнеса.
Еще один крайне важный раздел, который многие при составлении плана упускают или создают не задумываясь о последствиях. Важно продумать все возможные риски и подобрать мероприятия, которые потребуются в случае наступления этих рисков. Рассказываем как это сделать.
Опытный менеджер должен заранее предусмотреть все возможные внештатные ситуации и пути их решения.
Например:
дополнительные расходы на реализацию;
привлечение специалистов в увеличенном объеме;
задержка выполнения одной или сразу всех задач;
болезнь сотрудника или его увольнение;
всевозможные срочные командировки.
К рискам может относиться даже плохая погода, задержка получения обратной связи от заказчика и сбои в работе техники.
Все риски нужно обсудить с командой и продумать, как решать каждый возможный вариант развития событий на проекте.
Затем проанализируйте, какие задачи реально продолжать выполнять при наступлении каждого риска и пропишите, что делать сотрудникам в каждом случае.
На тендерной площадке Workspace можно изучить кейсы про самые разные сферы — запуск рекламных кампаний, email-рассылок, сайтов и многого другого. Изучайте кейсы, смотрите, как реализовали это компании и думайте, что можно запустить в вашей компании.
Проводится анализ рисков по двум направлениям — качественному и количественному. Для качественного определяют:
что может произойти;
когда;
что это влечет за собой;
какова вероятность такого риска.
Например, это может выглядеть так:
Риск | Когда | Вероятность | К чему приведет |
|---|---|---|---|
Заболеет сотрудник | В любой момент | Средняя | Приостановка выполнения задачи и поиск исполнителя |
Дизайнер не успеет вовремя сделать обложки | На финальной стадии | Высокая | Увеличение срока проекта или срыв очередности публикаций |
Техника выйдет из строя | В любой момент | Минимальная | Остановка проекта, дополнительные затраты на ремонт или замену |
С помощью такого анализа можно разобраться, какому риску уделить время в первую очередь, какой с большей вероятностью наступит, какой приведет к максимальным затратам.
Качественный анализ можно проводить на основе SWOT-анализа. Так вы сможете рассмотреть все сильные и слабые стороны своего проекта, увидеть возможности и угрозы.
Количественный анализ показывает, сколько денег или времени придется потерять для восстановления после риска. Этот вид анализа нужно проводить после качественного анализа, когда все возможные риски уже учтены, а в расчет принимают те ситуации, которые могут привести к значительным последствиям с высокой вероятностью.
Качественный и количественный анализы вероятности и влияния рисков на проект позволяют выделить 3 группы:
Риски с высокой степенью вероятности и влияния. От них нужно продумать мероприятия в первую очередь.
Риски с высокой вероятностью, но минимальным влиянием или наоборот, с низкой вероятностью и высоким влиянием. Их достаточно просто держать под контролем.
Риски с низкой вероятностью и низким влиянием. Их нужно учитывать, но тратить силы и время на детальную проработку мероприятий по защите не обязательно.
Управление рисками проекта — это всегда не просто алгоритм действий, это постоянный анализ, принятие решений и поиск баланса между затратами на то, чтобы не допустить наступление события и стоимостью последствий.
Обычно пользуются одним из 4 методов управления негативными рисками:
Уклонение. Чтобы избежать наступление событий, меняют ход реализации проекта. Например, если дизайнер заболел, приходится срочно искать фрилансера или приглашать бывшего сотрудника для выполнения задачи.
Принятие. Если риск не влечет за собой серьезных последствий для проекта, его учитывают, но ничего не делают для его снижения или устранения. Обычно применяется потому, что невозможно исключить все риски или затраты на минимизацию вероятности наступления выше, чем возможные потери. Также можно запланировать дополнительный резерв на случай возникновения риска.
Снижение. Метод направлен на уменьшение вероятности наступления события или объема его последствий. Например, если новый сотрудник может внезапно перестать выходить на связь, руководитель может заранее договориться с фрилансером о возможном срочном заказе.
Передача. Принимается решение, что все негативные последствия возьмет на себя заказчик. Например, если в процессе реализации потребуются дополнительные ресурсы или растянется срок выполнения из-за новых пожеланий заказчика, то он согласовывает новый бюджет на реализацию.
При составлении проекта важно запомнить несколько важных мыслей:
Согласовывайте. Лучше несколько раз согласовать с заказчиком перемены и утвердить его пожелания, чем позже несколько раз переписывать план и его этапы, пытаться вписаться в бюджет, торопить команду ради сроков.
Закладывайте пути решения. На любой риск нужно продумать возможные мероприятия, ход реализации, действия сотрудников. Это поможет избежать паники и разобраться с любым форс-мажором, команда будет работать слаженно, просто по другому сценарию.
Работайте с планом. Поймите, что план — это рабочий документ, который невозможно с первого раза создать без дальнейших изменений. Могут меняться этапы, задачи, корректироваться необходимые работы, календарный план может двигаться в любую сторону. Изменения плана — это не катастрофа, это нормальные рабочие моменты.
Не считайте часы. Не пытайтесь заложить выполнение этапов с точностью до часов, иначе постоянно придется все перекраивать. Стараться спланировать кто, сколько часов и в какой конкретно день будет выполнять задачу — плохая идея. Лучше расписать это в течение месяца в виде одного рабочего дня, а если задача простая и быстрая, можно спланировать ее вместе с такой же в один день.
Не назначайте ресурсы на конкретные задачи вместо этапа. Даже если кажется, что человек потребуется один раз на два часа — это может оказаться не так. Например, вам кажется, что юрист нужен будет один раз в начале проекта для составления договора. Но позже может оказаться, что нужны правки в проект, проверить или написать доп. соглашение, изучить документы заказчика. Лучше указать его в виде 0,1 части на этапе планирования, и 0,1 на этапе разработки и финала, а не по конкретным задачам.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
