
Эксперт по настройке R&D в компании, управлению продуктом и проектами Валерия Урманчеева объясняет, почему использовать автоматизацию при управлении проектов полезно и эффективно, и какие российские ПО могут помочь в оптимизации рабочих процессов.
Система управления проектами – это комплекс различных методов и организационных, технических, программных и информационных инструментов, которые могут применяться сотрудниками для фиксации, контроля и реализации проектов, поставленных бизнес-задач.
Вручную управлять портфелем проектов достаточно сложно, поэтому во многих организациях функционирует автоматизированная система управления проектами (по-другому ее называют АСУП).
Автоматизированная система управления проектами – это сочетание комплекса программно-аппаратных средств и персонала, направленное на совершенствование бизнес-процессов и организацию проектной работы.
Важно отметить, что автоматизация в данном случае помогает оптимизировать планирование работ, прогнозирование и управление бюджетом проектов, ставить и контролировать рабочие поручения, ресурсы, сокращать ошибки, а самое главное ― значительно сокращает ценное время ресурсов на заполнение и подготовку отчетов и поиск необходимой информации по проектам.
Согласно результатам опроса академии Technored, в ходе которого были опрошены работники промышленных предприятий России, только 15,8% промышленных компаний используют автоматизацию, 47,4% опрошенных считают, что уровень автоматизации в их компании достаточно низкий, а 36,8%, наоборот, оценивают уровень автоматизации своего места работы как средний.
Об упрощении процессов на рабочем уровне и уровне экономики задумались еще в Советском Союзе. Так, в 60-80-ые годы начали разрабатывать проект автоматизированной системы управления советской экономикой (ОГАС). Главной целью данной задумки являлось решение проблем социалистического строя. Изначально эта система должна была функционировать как большой банк данных, в котором хранилась информация о деятельности всех предприятий Союза.
Старт проекту ОГАС дало постановление ЦК КПСС и Совета Министров СССР «Об улучшении руководства внедрением вычислительной техники и автоматизированных систем управления в народное хозяйство» от 21 мая 1963 года. В стране стали появляться отдельные государственные ведомства и организации по интеграции вычислительной техники в управление народным хозяйством. Советские ученые предлагали государству автоматизировать и механизировать процессы сбора и обрабатывать статическую информацию с помощью вычислительной техники, что могло привести к сокращению сотрудников бухгалтерского и финансового, статистического секторов. Как показывает история, руководство выше было не готово принимать такие глобальные перемены и искоренять бюрократию, и поэтому проект так и остался нереализованным.
В постсоветское время переход к автоматизации тоже произошел не сразу. Все вводилось постепенно с учетом развития цифровизации в стране и обмена опытом с зарубежными коллегами. Вследствие всего этого мы видим, что автоматизированные системы управления до сих пор продолжают внедряться в компаниях.
Для того, чтобы автоматизировать проектные процессы, не нужно придумывать новый велосипед или ПО. Российские специалисты давно позаботились о решении этой проблемы и разработали удобные и многофункциональные системы. В их числе Битрикс 24, ADVANTA, РосБизнесСофт, Мегаплан. Рассмотрим их подробнее:
Битрикс 24
Битрикс24 – это CRM-система российской компании Битрикс, которая позволяет наладить коммуникацию между сотрудниками, отслеживать статус задач, вести отчетность, работать с финансами и т.д. Вышеуказанная компания и ее разработки давно существуют на рынке, и, следовательно, уже заслужили свое доверие. Кроме CRM-системы в числе их продуктов также есть система «1С-Битрикс: Управление сайтом», которая помогает создавать и поддерживать управление веб-проектов.
ADVANTA
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
12477 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Проектная ERP-система, которая собирается как конструктор из необходимых вам блоков. Позволяет управлять проектами, бюджетами, целями, организовывать документооборот. Отдельно хотелось бы отметить очень удобные дашборды для управленческого учета, которые можно настроить под себя. Возможно создать базу знаний и реализовать работу с запросами на изменения, а также составлять рейтинг руководителей по заданным критериям.
РосБизнесСофт
Это постоянно обновляемый программный продукт, который позволяет автоматизировать производство, управление сотрудниками, продажи, складской учет, вести документооборот, аналитику, упростить бизнес-процессы и т.д. Некоторым предприятиям также будет интересно протестировать еще один продукт этих разработчиков – Service Desk, который позволяет автоматизировать работу сервисного центра, обрабатывать заявки и обращения клиентов в онлайн-режиме.
Мегаплан
Еще один инструмент автоматизации, созданный в 2007 году. Тут можно составлять отчеты, делать графики, ставить цели каждому сотруднику, контролировать этапы реализации задачи и делать дашборды. Это отечественное ПО, которое уже 17 лет не теряет своих позиций на российском рынке.
Все эти системы имеют как схожие функции и возможности, так и разные способы внедрения в компаниях, тарифы и решения, необходимые для первичного ознакомления.
Легче всего внедрять АСУП, когда у вас уже стандартизированы процессы управления, определена система взаимодействий, есть регламенты, понимание, какие данные от кого поступают и куда передаются, кто за что отвечает. А далее предстоят следующие шаги:
1. Для начала ответить себе на вопрос: зачем вам и вашей организации это нужно?
2. Составить план интеграции автоматизированной системы управления проектами (указать, для каких проектов это будет работать, какие процессы будут автоматизированы, сколько времени вы на это заложите). Нужно понимать кто будет поддерживать обслуживание системы после автоматизации.
3. Параллельно можно запустить подбор подходящей системы, пригласить компании презентовать свои решения. Заодно вы посмотрите, насколько легко вам взаимодействовать, насколько гибкий в общении подрядчик. Стоимость может очень сильно варьироваться от количества подключаемых учетных данных к системе, а также от необходимых ролей (директор, администратор, исполнитель и т.д). Договоритесь о пробном тестировании.
4. Как только вы выбрали свою систему (опустим договорную часть), обычно начинается самая интересная и длительная работа по ее настройке под себя (внесение всех данных за прошлый период, распределение ролей, прав, создание дашбордов по вашим требованиям и т.д), обучение всех участников. В первое время безусловно будут возникать вопросы, выявляться недочеты и проводиться доработки.