5,4 млн за месяц после запуска фитнес-клуба или как закрыть 75% контрактов сразу

О компании.

Gate-X Fitness — современный фитнес-клуб в Москве, расположенный в одном из крупных торговых центров. На момент обращения проект находился ещё на этапе строительства. Помещения не были сданы в эксплуатацию, но маркетинг и продажи планировалось запустить заранее, чтобы к моменту открытия уже иметь сформированную клиентскую базу.

У руководителей Gate-X Fitness уже был опыт работы совместно с нашей командой на другом проекте - Rockout Gym, где мы совместно увеличили конверсию фитнес-клуба без отдела продаж до 40%.

“При открытии ROCKOUT систему порекомендовали коллеги из Perfect Gym, сказали, что самая лучшая CRM- это amoCRM, знали насколько хорошо работает система, поэтому в проекте Gate-X Fitness тоже обратились к Флайск”

- Кристина, Руководитель отдела технической поддержки и сопровождения КПО клубов ROCKOUT Gym и Gate-X Fitness

Поэтому ещё до найма менеджеров отдела продаж они обратились с запросом на внедрение CRM и разработку чат-бота.

Совместно с командой клиента были сформированы две ключевые цели:

До открытия — собрать и прогреть потенциальных клиентов, выстроить маркетинговую воронку через чат-ботов.

После открытия — выстроить CRM-инфраструктуру для системной обработки заявок и продаж.

“Максимальная автоматизация продаж, чтобы на каждом этапе был отработан каждый потенциальный клиент без потерь. Минимум ручной работы.”

- Кристина, Руководитель отдела технической поддержки и сопровождения КПО клубов ROCKOUT Gym и Gate-X Fitness

Задачи:

- Запустить автоматизированный сбор и сегментацию потенциальных клиентов на этапе строительства клуба.

- Разработать ботов в WhatsApp и Telegram для презентации клуба, квалификации и сегментации аудитории.

- После открытия: минимизировать ручной труд менеджеров — автоматизировать контроль сроков контрактов, продлений и дополнительных услуг.

- Интегрировать CRM с 1С Fitness, телефонией и мессенджерами.

- Сделать систему, которая стабильно работает при большом потоке клиентов и удобна для сотрудников.

Проблемы до внедрения:

- Клуб находился на этапе строительства — не было приложения, 1С и готовых процессов.

- У клиента отсутствовала система привлечения потенциальных клиентов; мы подключались сразу для запуска многоканальной коммуникации, чтобы не терять обращения клиентов с баннеров и посадочной страницы сайта.

- Единая клиентская база собиралась с нуля.

- Стандартная интеграция с 1С Fitness не покрывала все нужды, поэтому потребовалась разработка дополнительных сценариев.

- Не хватало исторических данных и ключевых показателей эффективности, т.к. проект запускался «с нуля».

Все архитектурные и процессные решения принимались совместно с командой клиента с учётом специфики фитнес‑индустрии и внутренних регламентов клуба. Экспертиза управленческой и операционной команды Gate-X Fitness сыграла ключевую роль в адаптации системы под реальные сценарии работы клуба.

В рамках проекта было реализовано:

• разработана архитектура CRM-системы для запуска нового фитнес-клуба;

• внедрена и настроена amoCRM для управления лидами и продажами;

• разработаны чат-боты в WhatsApp и Telegram для презентации клуба и сбора лидов на этапе строительства;

• реализована автоматическая сегментация потенциальных клиентов по уровню интереса;

• подключён WhatsApp Business API через официального провайдера для стабильной коммуникации;

• внедрена система автоматизации бизнес-процессов Sensei BPM с событийно-триггерной логикой;

• реализована интеграция amoCRM с 1С Fitness для синхронизации контрактов и оплат;

• подключена телефония Sipuni для работы со звонками прямо из CRM;

• объединены все каналы коммуникации (WhatsApp, Telegram, Instagram*, телефония) в единую систему;

• настроены отдельные воронки продаж для абонементов, услуг и дополнительных сервисов;

• реализована автоматизация напоминаний об оплатах и контроле статусов контрактов;

• проведено обучение сотрудников работе с CRM и выстроены процессы сопровождения проекта.

Каждый из этих этапов подробнее рассмотрим далее.

На этапе предзапуска основной фокус был сделан на коммуникации с потенциальными клиентами.

Поэтому, совместно с командой Gate-X Fitness были разработаны и запущены чат‑боты в популярных мессенджерах. Они выполняли несколько функций:

- знакомили пользователей с концепцией клуба и форматами услуг;

- отвечали на типовые вопросы;

- фиксировали интерес и действия пользователей;

- автоматически сегментировали обращения по уровню вовлечённости.

Чтобы подключение WhatsApp было стабильным и официальным, использовали WhatsApp Business API через нашего партнера WABABA.

Результат этапа предзапуска: к моменту открытия Gate-X Fitness получил не просто поток заявок, а сегментированную базу заинтересованных потенциальных клиентов, готовых к предложениям.

После предзапуска (боты и привлечение потенциальных клиентов) проект перешёл во второй этап — автоматизация бизнес-процессов и подключение Sensei BPM. На этом этапе основной задачей стало выстраивание устойчивых рабочих процессов компании.

Совместно с командой клиента построили архитектуру так, чтобы ядром всей автоматизации стал Sensei BPM.

Почему именно Sensei BPM:

- позволяет выстраивать автоматические процессы не на циклических проверках, а на событийно-триггерной логике;

- даёт гибкость в настройке рабочих процессов под специфику фитнес-индустрии;

- легко интегрируется с amoCRM, телефонией и 1С Fitness.

Была реализована система автоматизации, которая позволила:

- поддерживать работу с различными типами продуктов и услуг;

- автоматизировать контроль оплат и статусов контрактов;

- выстроить напоминания и сервисные коммуникации с клиентами;

- снизить количество ручных операций со стороны менеджеров.

На скриншоте можно увидеть процесс в Sensei, который контролирует срок действия рекуррентных контрактов.

Ключевым принципом стала событийная логика процессов, система реагирует на действия клиента и изменения статусов, и не требует постоянного ручного контроля.

Также важно отметить, что на первом этапе (во время стройки) Sensei ещё не использовался, система подключилась позже, уже после открытия, когда пошёл поток продаж.

После открытия клуба были подключены и синхронизированы ключевые каналы коммуникации и сервисы:

- Телефония Sipuni → звонки клиентам прямо из CRM. У руководства клуба уже был опыт работы с Sipuni на другом клубе, поэтому без сомнения продолжили работу с данной телефонией.

- 1С Fitness → данные о статусах контрактов и оплатах синхронизируются автоматически.

- Мессенджеры (WhatsApp и Telegram) + Instagram* → все обращения собираются в единую CRM и сохраняется история взаимодействия.

*[Instagram принадлежит Meta и запрещён в РФ]

- Разные сценарии для продуктов → отдельно настраивались воронки для абонементов, разовых услуг и дополнительных сервисов (например, аренда шкафчиков).

- Автоматизация оплат → система напоминает клиентам о предстоящих платежах. При ошибках транзакций менеджер отправляет повторные уведомления и при необходимости обрабатывает проблему вручную.

Все обращения клиентов, независимо от канала, собираются в едином пространстве и сохраняют историю взаимодействия. Это позволяет команде работать с клиентами последовательно и прозрачно, а руководству видеть общую картину процессов.

Проект реализовывался итеративно, в несколько этапов:

1 этап — старт проекта (разработка архитектуры, настройка CRM, проектирование чат-ботов).

2 этап — запуск ключевых инструментов предзапуска: боты, сбор и сегментация лидов.

3 этап — официальное открытие клуба, переход к активным продажам.

4 этап — обучение менеджеров и запуск полной CRM-инфраструктуры (Sensei BPM, интеграции, телефония Sipuni).

Работа велась в формате еженедельных созвонов и контрольных встреч.

Отдельный блок сопровождения был посвящён интеграции с 1С Fitness: мы проводили тесты, дорабатывали логику и устраняли ошибки, чтобы обеспечить стабильность работы системы.

Ключевой момент:

Мы продолжаем работать с клиентом и после запуска. Проект находится на регулярном сопровождении, ведём техническую поддержку, дорабатываем процессы под запросы маркетинга и расширяем автоматизацию.

Итоги совместной работы:

Готовая база лидов к моменту открытия — лиды, собранные через чат-ботов на этапе строительства, были сегментированы по уровню интереса и позволили прицельно работать с предложениями.

Автоматизация продаж — модель, при которой менеджеры ведут коммуникацию с клиентами, а продажи и оплаты проходят через приложение и CRM. Система автоматически реагирует на события и ставит задачи менеджерам, помогая не упускать этапы сделки и вовремя обрабатывать действия клиента.

Устойчивые процессы — переход на событийно-триггерную логику в Sensei BPM снизил риск зависаний и упростил масштабирование.

Многоканальная коммуникация — история взаимодействия клиента сохраняется вне зависимости от канала (WhatsApp, Telegram, Instagram*, телефония).

Долгосрочная поддержка — после внедрения проект вышел на стабильную работу, а сопровождение продолжается, команда регулярно улучшает и развивает систему.

Итоги в цифрах:

- 846 абонементов на сумму 5 448 209 руб успешно реализовано в первый месяц после открытия (март 2025)

- 75% доля оплаченных контрактов

- Быстрый рост клиентской базы в первые 3 месяца

- Через 5 месяцев: часть аудитории перешла на рекуррентные контракты, скорость новых продаж снизилась, а средняя длительность сделки выросла — проект вошёл в «рабочий ритм» после стартового ажиотажа.