Агентство IT: От хаоса к эффективному управлению проектами

Агентство столкнулось с серьезной проблемой неэффективного управления проектами, что негативно сказывалось на его репутации и финансовых показателях. Отсутствие единого информационного пространства приводило к хаотичному обмену данными между сотрудниками, что, в свою очередь, вызывало задержки в выполнении задач, ошибки в документации и потерю ценного времени. Каждый проект велся по разным стандартам, и сотрудники часто не имели доступа к актуальной информации, что создавало дополнительные трудности в координации работы. Необходимо было разработать интегрированную систему, которая бы организовала работу агентства прозрачно и эффективно, позволяла отслеживать все этапы взаимодействия с клиентами и предотвращала бы потери информации. Внедрение такой системы стало бы ключевым шагом к улучшению качества обслуживания клиентов и повышению общей продуктивности команды.

Что сделали:

Внедрение Битрикс24 позволило решить эти проблемы и создать единую систему управления проектами:

Настройка воронки лидов: Создана воронка для квалификации входящих заявок, которая позволяет быстро определить заинтересованность клиента и отсеять нецелевые обращения.

Настройка воронки сделок: Разработана воронка сделок, которая детально прорабатывает этапы работы с клиентом от первого контакта до подписания договора. В ней предусмотрены возможности организации встреч, а также добавления обязательных полей для сбора всей необходимой информации, что впоследствии используется для составления коммерческого предложения и технического задания.

Автоматизированный процесс создания папок проекта: Настроен бизнес-процесс, который автоматически создает папку проекта на Общем диске Битрикс24 после подписания договора. Это позволяет сохранять всю документацию проекта в одном месте и обеспечивает быстрый доступ к ней для всех участников.

Учет тендерных процедур: Внедрена возможность закрытия сделки не сразу, а после проведения тендера. Это позволяет отслеживать динамику участия в тендерах и контролировать все этапы процесса.

Настройка воронки для отслеживания проектов: Создана отдельная воронка, куда заявка автоматически попадает после подписания договора. Она позволяет отслеживать прогресс выполнения работ, контролировать сроки и обеспечивать своевременное выполнение задач.

Результат:

Внедрение Битрикс24 принесло агентству информационных технологий ощутимые результаты:

На 15% увеличилось количество заключенных договоров, благодаря четкой системе управления продажами и своевременной обработке заявок.

На 10% сократилось время на выполнение проектов, благодаря улучшению координации между сотрудниками и более эффективному управлению задачами.

На 8% увеличилась удовлетворенность клиентов, благодаря повышению прозрачности работы агентства и своевременному предоставлению информации о прогрессе проекта.

На 5% сократилось количество ошибок и недоразумений, благодаря единой системе хранения всей необходимой информации.