Автоматизация процесса согласования системы мотивации в Битрикс24

Клиент поставил задачу полностью автоматизировать процесс согласования системы мотивации каждого сотрудника с возможностью отслеживания стадий согласования в смарт-процессе.

Ранее процесс согласования системы мотивации сотрудников в компании проходил через Задачи в Битрикс24, где обсуждения велись в комментариях. Однако этот способ оказался неудобным — комментарии могли теряться, а процесс становился непрозрачным. В процессе участвуют:

- Руководитель отдела- Сотрудник КДП (кадровый документооборот)

- HRD (директор по персоналу)

- Операционный директор по коммерции и аналитике

- Финансовый директор

- Генеральный директор

Для различных отделов процесс согласования различается:

- Для первых 3-х отделов не участвует операционный директор по коммерции и аналитике

- Для следующих двух отделов согласуют все роли

- Для оставшихся двух отделов не участвуют операционный директор по коммерции и аналитике, а также финансовый директор.

На платформе Битрикс24 был разработан автоматизированный бизнес-процесс, включающий следующие этапы:

1. Запуск процесса. В конце месяца сотрудник КДП запускает бизнес-процесс в Ленте Новостей, указывая отдел, его руководителя и период сдачи KPI.

2. Создание карточки смарт-процесса. Система автоматически формирует карточку по выбранному отделу.

3. Сбор документации. Руководителю поступает Задание приложить документ (Excel) в специальное поле и отправить его на согласование сотруднику КДП.

4. Проверка документа. Сотрудник КДП получает Задание, скачивает документ и знакомится с ним. Итогом выполнения задания является либо согласование документа, либо его отправка на доработку руководителю.

5. Этапы согласования

- При согласовании КДП документ поступает HRD 

- HRD изучает документ, после чего либо согласовывает его, либо отправляет на доработку руководителю или КДП (без ограничений в количестве доработок) 

- После согласования HRD процесс продолжается по установленной цепочке участников 

- Каждый участник может отправлять документ на доработку предыдущим согласующим неограниченное количество раз.

6. Отслеживание статусов. При каждом изменении статуса карточка смарт-процесса автоматически перемещается на соответствующую стадию канбана, а поле "Процесс согласования" обновляется.

7. Завершение процесса. По окончании всех согласований руководитель получает уведомление о том, что документ по системе мотивации сотрудников его отдела успешно утвержден.

Автоматизация процесса позволила ускорить согласование, исключив потери информации и задержки. Прозрачность и контроль обеспечены за счет фиксации всех этапов в системе, а уведомления и визуализация в Канбан-доске позволяют участникам оперативно отслеживать статус документа. Внедренное решение снизило нагрузку на HR-департамент и упростило взаимодействие между отделами, сделав процесс более удобным и эффективным.

Внедрение подобных решений в Битрикс24 позволяет:

- Минимизировать человеческий фактор, исключая ошибки, возникающие из-за потери комментариев или несогласованности действий.

- Оптимизировать время согласования, благодаря четкому регламенту и прозрачности процесса.

- Повысить контроль над процессами, предоставляя руководству детализированную аналитику по каждому этапу согласования.

- Упростить документооборот, сделав его цифровым и централизованным.

Такой подход особенно полезен для российских компаний, работающих в сфере производства, ритейла, финансов, а также для предприятий с большим штатом сотрудников. Снижение нагрузки на HR-департаменты и управленцев позволяет сосредоточиться на стратегических задачах и повышении конкурентоспособности бизнеса.