Автоматизация продаж без замены существующей архитектуры для MEGA

MEGA — международный сервис для хранения и обмена файлами. По мере развития бизнеса в России и странах СНГ компании потребовалось перестроить процессы работы с клиентами и продажами.

Проблема заключалась не в отсутствии информационных систем как таковых. Напротив, инструментов было несколько.

В компании уже использовалась собственная конфигурация на базе 1С:Предприятие 8.3, а часть CRM-процессов была связана с Microsoft CRM. Однако между системами не существовало единого цифрового контура.

Информация о клиентах, обращениях и сделках могла находиться в разных системах, а отдельные операции выполнялись вручную. В результате менеджеру приходилось не столько работать с клиентом, сколько постоянно синхронизировать данные между инструментами.

Перед GreenCore стояла задача решить эту проблему без классического сценария «выбрасываем старую систему и внедряем новую CRM».

Ключевое требование было другим: расширить существующую 1С и встроить в неё полноценную CRM-логику, сохранив уже работающие процессы и данные.

Что требовалось изменить

На старте проекта существующая конфигурация 1С не позволяла полноценно управлять воронкой продаж.

Не хватало единого механизма регистрации обращений, контроля их обработки и формирования истории коммуникаций. Не было удобного инструмента для структурирования сделок и автоматизированного формирования коммерческих предложений.

Отдельной задачей стала синхронизация с Microsoft CRM. При ручном переносе данных неизбежно возникал риск появления дублей, расхождений и ошибок.

Кроме того, стандартной логики расчёта стоимости было недостаточно: итоговая цена зависела от нескольких параметров, включая клиента, компанию, бренд и индивидуальные условия конкретной сделки.

Поэтому проект состоял сразу из нескольких взаимосвязанных направлений:

— развитие функциональности существующей 1С;

— создание CRM-контура внутри действующей системы;

— автоматизация обработки обращений и продаж;

— разработка механизма формирования коммерческих предложений;

— синхронизация данных с Microsoft CRM;

— интеграция новых процессов с существующим документом РУДА;

— настройка гибкой модели ценообразования.

Главным архитектурным ограничением стало требование не выносить CRM в отдельную систему.

Какой подход выбрала GreenCore

Вместо создания ещё одного информационного слоя команда GreenCore встроила CRM-функциональность непосредственно в существующую конфигурацию 1С.

Это позволило сохранить текущий технологический ландшафт и одновременно закрыть недостающие сценарии продаж.

На первоначальном этапе работали один аналитик и два разработчика. По мере детализации CRM-сценариев и увеличения количества требований к проекту подключили второго аналитика.

Такой подход позволил разделить работу на два параллельных контура: бизнес-анализ и проектирование процессов с одной стороны и непосредственную разработку с другой.

CRM-контур внутри 1С

Первым этапом стало создание новых объектов, вокруг которых была выстроена логика продаж.

В системе появился документ «Обращение». Теперь входящий запрос клиента можно зарегистрировать непосредственно в 1С, назначить ответственного сотрудника и контролировать дальнейший статус обработки.

Следующим уровнем стала «Карточка продажи» — единая точка, в которой собирается информация по конкретной сделке: участники, продукты, условия и связанные данные.

Таким образом, путь клиента перестал быть набором разрозненных операций и получил единую последовательность:

обращение → обработка → продажа → коммерческое предложение → дальнейшая работа по сделке.

Коммерческие предложения без ручного пересчёта

Отдельный блок проекта был посвящён формированию коммерческих предложений.

Ранее менеджеру приходилось самостоятельно учитывать параметры конкретной сделки и рассчитывать стоимость.

GreenCore разработала автоматизированную логику ценообразования, которая учитывает характеристики клиента и сделки.

В результате стоимость в коммерческом предложении рассчитывается системой на основании заданных условий, а менеджеру не требуется каждый раз вручную собирать расчёт.

Это особенно важно для процессов, где цена зависит не от одного фиксированного прайса, а от комбинации нескольких параметров.

Интеграция с Microsoft CRM

Ещё одной критичной частью проекта стала интеграция с уже используемой в компании Microsoft CRM.

Задача заключалась не просто в переносе информации из одной системы в другую. Требовалось обеспечить обмен данными так, чтобы менеджеры не создавали одни и те же сведения вручную в нескольких системах.

GreenCore реализовала механизм загрузки и синхронизации данных между Microsoft CRM и 1С.

В результате CRM-процессы внутри 1С получили связь с внешним источником клиентских данных, а риск ручного дублирования информации был существенно снижен.

Интеграция с существующей логикой компании

Одной из особенностей проекта стало наличие уже работающих внутренних процессов.

Нельзя было просто создать новую CRM-модель «с нуля» и заставить сотрудников перестраивать работу вокруг неё.

Поэтому новые объекты и процессы были связаны с существующим документом РУДА.

Одновременно были расширены справочники компаний и брендов, чтобы они могли использоваться не только в текущей конфигурации, но и в новой CRM-логике.

В итоге CRM не стала отдельным островом внутри 1С — она была встроена в существующую архитектуру.

Что было сделано технически

В рамках проекта GreenCore реализовала несколько функциональных блоков:

CRM и продажи

Созданы документы «Обращение» и «Карточка продажи», реализована логика обработки клиентских запросов и сопровождения сделок.

Коммерческие предложения

Разработан механизм расчёта стоимости с учётом параметров клиента, бренда и индивидуальных условий сделки.

Нормализация данных

Расширены и адаптированы справочники компаний и брендов для работы CRM-механизмов.

Интеграционный контур

Создан механизм загрузки и синхронизации данных с Microsoft CRM.

Связь с текущими процессами

CRM-функциональность интегрирована с существующим документом РУДА.

Интерфейс

Новые функции реализованы через управляемые формы 1С, чтобы сотрудники могли работать с CRM в привычной среде.

Технологическая основа проекта:

1С:Предприятие 8.3 + БСП + управляемые формы + интеграционные механизмы.

Как проходило внедрение

Работы разделили на четыре последовательных этапа.

1. Аналитика

Команда GreenCore изучила текущую модель продаж, выявила ручные операции и определила точки пересечения между 1С и Microsoft CRM.

На основании требований была спроектирована целевая CRM-архитектура и сформировано техническое задание.

2. Разработка

В существующую конфигурацию добавили новые документы, справочники и бизнес-логику.

Основной акцент сделали на трёх направлениях: обращения, продажи и коммерческие предложения.

3. Интеграция

Новые CRM-механизмы связали с документом РУДА и реализовали обмен данными с Microsoft CRM.

4. Тестирование и запуск

Перед промышленной эксплуатацией команда провела модульное и интеграционное тестирование, проверила работу новых механизмов в существующей конфигурации и подготовила сотрудников к работе с обновлённой системой.

После этого решение было переведено в промышленную эксплуатацию.

За счёт проекта компания получила CRM-функциональность непосредственно внутри используемой 1С и избежала необходимости внедрять ещё одну самостоятельную систему.

В результате:

2 новых ключевых документа — «Обращение» и «Карточка продажи» — сформировали основу CRM-контура.

2 системы — 1С и Microsoft CRM — были связаны механизмами обмена данными.

3 ключевых направления продаж — обращения, сделки и коммерческие предложения — были переведены в единую логику.

1 существующий бизнес-процесс — работа с документом РУДА — был встроен в новую CRM-модель.

8 млн ₽ составил бюджет проекта.

Главное изменение произошло не на уровне отдельных форм или документов. Компания получила единый цифровой контур, в котором работа с клиентом, продажей, ценой и коммерческим предложением связана с уже существующей корпоративной системой.

Менеджерам больше не требуется собирать информацию о сделке из нескольких несвязанных источников, а бизнес получает более прозрачную картину движения клиентов и продаж.

Что дальше

Внедрённая архитектура стала основой для дальнейшего развития CRM-функциональности.

Следующим этапом могут стать инструменты аналитики продаж и KPI, расширение интеграционного контура, мобильный доступ к CRM и построение сквозной аналитики между маркетингом и продажами.

Таким образом, проект GreenCore для MEGA — это не просто доработка 1С.