Автоматизация составления и ведения документов поверки

В начале проекта по разработке системы составления документов поверки для средств измерения перед нами стояли несколько ключевых задач. Основной проблемой было отсутствие централизованного учета и управления данными, что приводило к значительным временным затратам на обработку и хранение информации. Необходимо было создать единую платформу, которая позволила бы автоматизировать процесс составления документов поверки, обеспечивая точность и соответствие нормативным требованиям. Важным аспектом также было улучшение взаимодействия с клиентами, включая своевременные напоминания о необходимости повторной поверки. Система должна была обеспечить прозрачность и контроль на всех этапах работы, от учета сотрудников и клиентов до управления эталонами и средствами измерений. Кроме того, требовалось разработать функционал, который позволял бы быстро и удобно создавать и обновлять шаблоны документов, что значительно сократило бы время на подготовку и оформление поверок. Решение этих задач позволило бы оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и снизить административные затраты, что в конечном итоге способствовало бы росту бизнеса и улучшению качества оказываемых услуг.

Система проектировалась как SaaS-решение, что позволяет предоставлять доступ к приложению по подписке, и была вдохновлена текстовыми редакторами Microsoft, чтобы снизить дискомфорт пользователей при переходе на новое приложение. Рассмотрим основные функции системы и их преимущества.

Система включает в себя несколько реестров: сотрудников, клиентов, эталонов, средств измерений, документов поверки и шаблонов ГОСТ. Все реестры обладают общими возможностями добавления, удаления, изменения и просмотра сущностей, что обеспечивает универсальность и удобство использования. Это стандартизированное управление упрощает обучение пользователей и ускоряет внедрение системы, снижая затраты времени на административные задачи.

В реестре сотрудников отображаются все добавленные сотрудники. Система позволяет отслеживать, сколько документов поверки сделал каждый сотрудник, сколько документов назначено каждому сотруднику, и назначать поверки сотрудникам.

- Контроль и управление производительностью: Руководство может легко отслеживать работу каждого сотрудника, что способствует повышению эффективности и мотивации персонала.

- Оптимизация распределения задач: Возможность назначения задач конкретным сотрудникам обеспечивает равномерное распределение нагрузки и минимизацию простоев.

- Уменьшение административных затрат: Автоматизация учета сотрудников сокращает время, затрачиваемое на ручное ведение документации.

Реестр клиентов включает компании, которым была оказана услуга поверки. В нем ведется учет того, что именно проверялось у каждого клиента, и когда истекает дата поверки.

Эталоны используются для поверки средств измерений и также должны быть поверены. Реестр эталонов упрощает процесс отслеживания поверки, включая учет наборов эталонов, которые могут производить поверку определенных типов систем измерения.

Реестр средств измерений, здесь добавлены все средства измерений каждого заказчика, и к каждому из них прикреплен документ поверки.

Документы поверки создаются на основе шаблонов ГОСТ. В реестре документов отображается, заполнен ли документ поверки, отправлен ли он заказчику, прошло ли средство измерения поверку или нет. Система помогает контролировать все созданные документы поверки, позволяет вести несколько документов одновременно, назначать ответственных сотрудников, выгружать документы в PDF и отправлять их на печать, а также проводить массовую поверку.

- Повышение контроля и управления: Возможность отслеживания статусов документов позволяет контролировать процесс поверки на всех этапах и своевременно реагировать на возникающие проблемы.

- Снижение затрат на бумажные документы: Электронная выгрузка и отправка документов сокращает расходы на печать и доставку бумажных документов.

- Увеличение производительности: Массовое создание документов поверки позволяет существенно ускорить процесс и снизить затраты времени на повторяющиеся задачи.

Конструктор шаблонов позволяет импортировать шаблоны в виде DOC и PDF файлов, расставлять формулы и связи внутри документа, создавать переменные и привязывать их к документу, тестировать вычисления, получать уведомления о некорректных данных и формулах, а также просматривать граф связей формул и переменных.

Система предоставляет автоматические напоминания о предстоящих поверках и истекающих документах.

- Своевременное обновление: Автоматические уведомления позволяют своевременно напоминать клиентам о необходимости повторной поверки, что снижает риск использования некорректных средств измерений.

- Улучшение обслуживания клиентов: Забота о клиентах через напоминания повышает их удовлетворенность и лояльность.

- Снижение нагрузки на сотрудников: Автоматизация напоминаний освобождает сотрудников от необходимости вручную отслеживать сроки поверок.

Разработка системы составления документов поверки для средств измерения приносит значительные бизнес-преимущества, включая повышение эффективности, снижение затрат, улучшение клиентского сервиса и обеспечение соответствия нормативным требованиям. Система автоматизирует рутинные процессы, позволяет легко управлять информацией и документами, а также обеспечивает высокий уровень контроля и прозрачности, что в итоге способствует росту бизнеса и удовлетворенности клиентов.