Автоматизированная система организации фармаконадзора

Заказчик: поставщик услуг по фармаконадзору на территории Российской Федерации и стран Евразийского Экономического Союза. Предоставляет полный спектр услуг по фармаконадзору (мониторингу эффективности и безопасности) лекарственных средств, ветеринарных препаратов, медицинских изделий, пользовательскому тестированию, клинических исследований I-IV фазы.

Проблема:

1. Отсутствие единой системы для взаимодействия между сотрудниками внутри компании с возможностью получения доступа к актуальной базе данных с информацией по клиентам, договорам, оказываемым услугам.

2. Ведение более 65 различных реестров и журналов в excel-формате с необходимостью ручной ежемесячной/ежеквартальной сверки данных между отделами.

Разработка веб-приложения, позволяющего максимально автоматизировать и усовершенствовать внутренние бизнес-процессы компании с перспективой подключения внешних пользователей (клиентов) к системе в качестве единой площадки для взаимодействия.

В первую очередь, для заказчика было важным сформировать доступную для всех сотрудников базу данных клиентов, что позволит, в свою очередь, обеспечить непрерывность работы компании и создать единый источник информации о клиентах.

База представляет собой перечень клиентов с основной информацией и возможностью перехода к карточке каждого клиента с подробной информацией.

Вторым этапом работ встала задача реализации в виде веб-приложения большого количества самостоятельных журналов и реестров, которые велись сотрудниками в excel-формате. Данный этап включает несколько шагов:

1️. Анализ существующих процессов и реестров, которые отделы клиента ведут в формате Excel: изучение того, какие данные включены в каждый реестр, какие операции выполняются и какие документы используются.

2. Взаимодействие с сотрудниками: проведение консультаций с сотрудниками, непосредственно участвующими в тех или иных бизнес-процессах, чтобы лучше понять потребности, получить предложения по улучшению работы.

3. Оценка возможности переноса текущих реестров в веб-приложение: анализ требуемой функциональности, объема данных, доступных ресурсов, технических возможностей и целесообразности.

4️. Оптимизация процессов и формирование решения: на основе результатов анализа мы разрабатывали оптимальные решения для переноса реестров из Excel в веб-интерфейс.

5️. План перехода в электронный формат: для комфортного перехода в систему был разработан план переноса реестров в электронный формат, включающий этапы, ресурсы, сроки и ответственных лиц.

Таким образом, по результатам глубокого анализа и многочасовых бесед с сотрудниками была выработана концепция кабинетов отделов. В каждый кабинет размещался тот или иной журнал/реестр, которым пользуется конкретный отдел компании. У всех сотрудников есть доступы в журналы всех отделов с правом чтения/просмотра информации, но только сотрудники соответствующего отдела могут вносить записи и корректировать информацию.

1️. Анализ бизнес-процессов: первоначально был проведен анализ текущих бизнес-процессов, связанных с управлением проектами, постановкой задач, уведомлениями и отслеживанием выполнения задач. Это позволило понять основные требования и потребности сотрудников и компании в целом.

2️. Определение функциональности: на основе анализа бизнес-процессов была определена функциональность, которую должна предоставлять система Задач и Проектов. Например, создание проектов, постановку задач, генерацию уведомлений (через электронную почту), отслеживание выполнения задач, планирование и контроль сроков и другие функции, соответствующие потребностям компании.

3️. Проектирование базы данных: была разработана структура базы данных для хранения информации о проектах, задачах, сотрудниках и других сущностях. Определены необходимые поля, связи между таблицами и права доступа к данным.

4️. Разработка пользовательского интерфейса: был создан удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, позволяющий сотрудникам легко взаимодействовать с системой. При разработке учитывались требования пользователей, эффективность работы и легкость навигации по системе.

5️. Разработка бизнес-логики: в системе реализована бизнес-логика, которая обеспечивает автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов. Это включает автоматическое создание проектов и задач, уведомления о событиях, отслеживание выполнения задач, рассылку уведомлений и другие функции, необходимые для эффективной работы сотрудников.

6️. Тестирование: система Задач и Проектов прошла тестирование на соответствие требованиям, проверку функциональности и исправление возможных ошибок и недочетов.

В результате для клиента была разработана автоматизированная система управления внутренними критическими процессами с учетом специфики компании, которая оптимизирует рабочие процессы и повышает производительность организации.

На настоящий момент компания полностью организовывает свои бизнес-процессы в системе. Посещаемость системы в среднем составляет 6 500 визитов в месяц, 326 посетителей в месяц и 71 000 просмотров страниц

Система разработана с учетом возможности ее доработки в будущем с целью адаптации к изменениям в процессах компании.