Битрикс24 для ru-представительства международного бренда-поставщика дизайнерской бумаги

Все заказы, которые получает “Мап Мерчант” в России, обрабатываются в головной ERP-системе компании Antalis, которая объединяет работу всех подразделений во всех странах.

Однако в ней изначально не предусмотрена работа с клиентской базой. Поэтому русское представительство самостоятельно озадачилась решением этого неудобства и приобрела одну из лицензий корпоративного портала Битрикс24, где можно настроить воронки отдела продаж, клиентскую базу с правами доступа, телефонию, задачи и коммуникацию с клиентами. А затем обратилось к нам для настройки этого функционала.

Существенными пожеланиями клиента при настройке Битрикс24 были:

- Максимально информативные лиды, которые должны правильно сегментироваться (благодаря детальной информации о них) и перенаправляться по воронке далее.

- IP-телефония в crm-системе

- Фильтрация спама как почтового, так и входящего через звонки.

Детальный аудит проводится нашим бизнес-аналитиком с топ-менеджерами и ключевыми фигурами компании. Участие в проекте ключевых специалистов и ТОП-менеджеров Заказчика является одним из основных условий успешности внедрения и достижения целей и задач проекта.

По итогам аудита мы сформировали детальное техническое задание (ТЗ) на внедрение Битрикс24, оно определяет требования к внедрению и описывает точный объем работ.

Следуя ТЗ, мы сначала произвели настройку оргструктуры компании внутри Битрикс24 и распределили роли и права сотрудников внутри портала.

Настроили автозадачи на нужных стадиях в разделе «Задачи и проекты» внутри портала Битрикс24 для текущей работы сотрудников компании.

Подключили корпоративную почту всем сотрудникам внутри портала Битрикс24.

Далее настроили источники для Лидов: входящий/исходящий звонок, сайт, рассылки, соцсети, e-mail, реклама.

Построили воронку продаж, в которой фиксируются все входящие обращения клиентов, ставятся автозадачи менеджерам (например, квалифицировать лид и заполнить первичные данные о клиенте, отсчет времени в течение которого нужно обновить данные о контакте), создается карточка контакта+компании в клиентской базе, сделка автоматически переводит клиента с этапа на этап до заключения договора, после чего работа со сделкой переходит в основную ERP систему компании.

Также мы добавили пользовательские поля для карточки «Лид» (тип лида, филиал лида, источники лида), чтобы сегментировать лиды внутри воронки.

Пользовательские поля были добавлены и в карточку контактов и компаний клиентской базы, что позволяет вносить и быстро просматривать необходимую в процессе сделки информацию о клиенте или компании.

Далее была интегрирована IP-телефония в Битрикс24, которая позволяет совершать звонки через веб-интерфейс, записывать разговоры с клиентом, а главное – создавать лиды из входящих или исходящих вызовов. Клиенты звонят на один единый номер, звонок распределяется на всех менеджеров автоматически. Если никто из менеджеров не взял трубку, то настроена переадресация входящего звонка на номер секретаря.

В системе Битрикс24 мы также настроили общие отчеты для руководителей, чтобы наглядно отслеживать эффективность работы отдела продаж:

1) отчет о созданных компаниях/контактах за период;

2) отчет по звонкам в разрезе менеджеров;

3) отчет по количеству созданных лидов за период;

4) отчет по воронке продаж (конверсионная).

У компании появилась настроенная для оптимальной работы подразделения CRM-система Битрикс24 .

Сотрудники русского представительства Antalis изучили интерфейс Битрикс24 и необходимый для работы функционал.

Мы проводим обучение работе в Битрикс24 для сотрудников и подразделений и оказываем поддержку в первые месяцы работы.

СРМ Битрикс24 предоставляет единое корпоративное пространство для коммуникации сотрудников с клиентами, в том числе при удаленной работе. Сбор, ведение и хранение всей информации о клиентах ведется в одном месте, при этом в Битрикс24 клиентская база защищена от кражи и порчи.

Все входящие контакты распределяются в зависимости от квалификации по воронке продаж: потенциальные клиенты попадают в одну воронку, прочие контакты – в другую воронку, распределение максимально автоматизировано в Битрикс24, поэтому работа с входящими обращениями стала значительно эффективнее.

Звонки от курьеров компании распределяются на соответствующие номера.

Спам-обращения также фильтруются и не отвлекают от работы: спам-звонки переадресуются на робота Битрикс24.

Среди преимуществ, которые получила компания в результате внедрения:

§ Оперативное взаимодействие сотрудников компании, в том числе в режиме удаленной работы;

§ Уменьшение процента забытых или вовремя необработанных контактов;

§ Структуризация и унификация хранимых данных и доступа к ним;

§ Оптимальная организация работы с клиентской базой, учет всей истории взаимодействий с клиентами и информации о них;

§ Автоматическая фильтрация и сегментирование входящих обращений для эффективной работы компании;

§ Настроенные отчеты по коммуникации сотрудников с клиентами (за день, неделю, месяц, год или за необходимый период времени).