Цифровая фабрика идей: +20 млрд рублей к прибыли на внедрении улучшений

Заказчик обратился к нам за разработкой цифровой фабрики идей — сервиса по внедрению улучшений на производстве. Наш клиент — промышленная группа компаний с 30+ предприятиями.

Фабрика идей — это концепция, в которой компании мотивируют сотрудников предлагать идеи для улучшений. Например, использовать новую технологию изготовления продукции.

Линейные сотрудники (инженеры, технологи, мастера, техники, машинисты) варятся в реальном производстве у станков и конвейеров и лучше остальных знают об узких местах. Они предлагают идеи, которые помогают сократить потери или заработать больше.

Часто в рамках фабрики идей используют бумажные бланки и физические доски, где сотрудники вручную описывают предложения. А процессы согласования, постановки задач и подсчет эффекта решаются разрозненными инструментами: бумажная документация, таск-трекеры, эксельки, сервисы с выборочным функционалом и т.д.

Наш заказчик решил создать единую систему, где будет оцифровано все от подачи идей до расчета эффекта. Разработку цифровой фабрики идей доверили нам

Задачи цифровой фабрики идей:

- избавиться от физических носителей и зоопарка инструментов

- собрать и оцифровать все процессы в одном пространстве

- избавиться от разрозненности по группе компаний и перейти в общую систему

- получить консолидированную отчетность по фабрике идей со всех компаний

- сделать фабрику идей прозрачной и устранить лазейки для неэффективных идей

- отказаться от сторонних инструментов и перейти на свое решение для безопасности и сокращения рисков

- за счет цифровизации ускорить согласование и внедрение идей

- сделать гибкую систему, настроенную под методику внедрения улучшений именно этой группы компаний

- решить главное узкое место в концепции фабрики идей и добавить функции для точного подсчета эффекта внедрений

Разработали цифровую фабрику идей, в которой оцифрованы все процессы внедрения улучшений на производстве. 

Вместо бланков — онлайн-подача идей через веб-версию или мобильное приложение. Оценка и утверждение идей проходят на цифровых комитетах. К созданному комитету можно прикрепить идеи из системы для рассмотрения, а также закрепить протокол и итоги встречи.

Для внедрения мы создали свою Jira с планированием, постановкой задач, назначением ответственных. 

И одна из самых важных фичей — расчет экономического эффекта от внедрений. Мы реализовали один из самых точных расчетов результата на рынке за счет проработки дерева факторов — модели, которая учитывает влияние мероприятий на ключевые показатели производства: выручка, выпуск, процент брака и другие.

Специфика проекта в огромных масштабах — в группе 30+ предприятий, которые до этого по-разному закрывали процессы фабрики идей. 

Сервис разрабатывали поэтапно. Сначала запустили MVP, а дальше делали доработки из бэклога. После запуска MVP постепенно раскатывали софт на первые производства и на основе обратной связи дорабатывали первую версию системы. Далее уже смело подключали основной пласт организаций. На сегодняшний день почти вся группа компаний пользуется цифровой фабрикой идей.

О системе в цифрах:

- 20  млрд руб — экономический эффект реализованных внедрений, которые были предложены в системе

- 30 предприятия — пользуются системой

- 53 000 идей — предложили сотрудники в системе 

- 30 000 — пользователей с разными ролями внутри сервиса: авторы идей, ЛПР, согласующие, руководители

На этапе аналитики было важно максимально погрузиться в концепцию фабрики идей и изучить, как она работает у клиента. Заказчик использует определенную методологию — мы досконально изучили документацию по ней, чтобы собрать карту задач и действий сотрудников.

Параллельно провели исследование сервиса, которым раньше пользовался клиент. Компания отказалась от готового зарубежного решения, так как не устраивал интерфейс, функционал и риск утечки данных.

Смотрели логи, анализировали, как сотрудники работают с системой, и даже сами выполняли типовые задачи. Также помогли кастдевы — мы провели интервью с каждым сегментом пользователей.

Оказалось, что некоторые функции вообще никто не использует, а другие, наоборот, критически важны, но реализованы неудобно. Например, в софте можно было вести компании по-отдельности, в то время как нашему клиенту нужна была общая база данных по всей группе компаний.

Далее сформировали наглядные блок-схемы as is — это были карты текущих процессов, где видно, где всё тормозит или ломается. А потом мы перешли к блок-схемам to be — нашим идеям, как всё должно работать в будущем.

Финальным этапом стало техническое задание для MVP, а также бэклог для следующих доработок. ТЗ включало все необходимые требования к функционалу, интерфейсу и интеграциям будущего сервиса.

Теперь сотрудники подают идеи в нашей системе. Основные плюсы цифровой подачи:

- удобнее, чем заполнять бланк

- больше возможностей для обоснования идеи: в нашем сервисе можно подробно описать предложение по разным критериям, прикрепить фото, документы и расчеты

- идея попадает в систему и проходит весь жизненный цикл внутри нее: дальнейшие согласования, 5 этапов реализации, подсчет результата и даже премирование автора

- процесс становится прозрачным и контролируемым: в любой момент можно проверить, как реализуется идея, кто ответственный за ее выполнение, эффективная ли она и проч.

Идею можно подать через веб-версию или мобильное приложение, что удобно для сотрудников с производства.

В системе 30 000 активных авторов, которые предложили 53 000 идей. Эффект каждого предложения может достигать сотен миллионов.

Идеи рассматривают на комитетах, и самые лучшие допускают к реализации. Мы добавили функцию проведения таких собраний. 

При создании комитета можно выбрать пачку инициатив к рассмотрению и в финале встречи поменять их статусы (отклонено, принято, на доработку). Еще одна важная функция — закрепление протокола и принятых решений.

Функция цифровых согласований позволяет избежать лишних собраний и созвонов. Работает она так — после утверждения идеи собирают группу, которая непосредственно будет отвечать за внедрение. Например, инженер, технолог, руководитель цеха и производственный директор, финансист. Все эти люди должны согласовать план внедрения или отдельные вопросы по идее.

Наша система делает рассылку с приглашением пройтись по чек-листам. Причем можно настроить очередность согласований, ведь если идею не пропустит технолог, нет смысла показывать ее директору производства. 

После всех согласований идею забирают на внедрение. Наша задача в системе — закрепить план и календарь внедрения, поставить задачи, отслеживать график и этапы реализации инициативы. Для этих целей мы создали свою мини Jira, где команда выстраивает взаимодействие и трекает каждый шаг и промежуточные результаты внедрения.

Функции:

- составление плана

- постановка задач

- график с дедлайнами и сроками, где можно отследить, все ли идет по плану

- перемещение статуса идеи на дальнейшие этапы

Фичи помогают управлять проектами и реализовать их в срок.

Одна из главных возможностей в системе — расчет эффекта внедрения. 

Это самое узкое место в концепции фабрики идей, потому что только через цифры можно убедиться в эффективности и окупаемости предложений. В компаниях работают целые отделы рационализаторов и их задача — приносить результат в виде экономического эффекта. Для этого необходимо замерять итог всех внедрений в деньгах.

Мы добились одного из самых точных расчетов экономического результата на рынке за счет дерева факторов. Это математические модели из множества слагаемых, которые рассчитывают, как мероприятия повлияли на ключевые показатели компании.

Для сравнения плана и факта разработали подробные таблицы, в которых можно оценить эффект по месяцам. 

Еще один инструмент для улучшений на производствах — доски решения проблем. Часто это физические маркерные доски, которые висят прямо в цехах. На них сотрудники пишут о поломках и недочетах в охране труда.

Мы сделали доски цифровыми и добавили их в нашу систему. По функционалу подача проблемы похожа на подачу идеи — только здесь меньше полей, так как достаточно сообщить о поломке или трудности и приложить фото. 

Плюс в том, что предприятию сразу становится известно о проблеме, а не раз в смену, когда ответственный проверяет доску. Это помогает разбираться с трудностями быстрее.

Функция востребована среди пользователей — в системе зафиксировано уже 20 000 проблем: от нехватки расходников до сломанного оборудования.

В предыдущем сервисе было невозможно завести несколько предприятий и объединить статистику по всей группе компаний. Это было главной головной болью финансистов и руководства.

Теперь в системе ведутся все организации и вся информация хранится в общей базе данных. Благодаря этому мы создаем гибкие отчеты по любым показателям: количество идей, эффект, количество авторов, план/факт, сумма затрат и т.д. 

Для дашборда руководителя создали 10 ключевых диаграмм, которые обновляются в режиме реального времени. А если нужен новый кастомный отчет — пользователи обращаются к нам и мы быстро собираем под их нужды новую аналитику. 

Кроме того, у авторов идей есть своя информационная панель с цифрами и статусами их мероприятий. Так сотрудники видят, что к их мнению действительно прислушиваются — это укрепляет корпоративную культуру и мотивирует предлагать больше идей.

Наша цифровая фабрика идей — идеальный инструмент для управления производственными улучшениями. С нами заказчик отказался от готового решения и пошел по пути кастомизации и собственной разработки. Вместе мы создали продукт, настроенный под процессы и видение именно этой компании.

С нашим сервисом административная работа и работа с документацией занимает меньше времени, а сама фабрика идей стала прозрачной и управляемой. Теперь вместо бланков и разрозненных инструментов сотрудники решают все задачи от подачи идей до расчета эффекта в одном окне.

Сегодня системой пользуется практически вся группа компаний — 30 предприятий.

Масштабы впечатляют:

— 20 млрд составляет подтвержденный экономический эффект внедрений, предложенных в системе

— 50 000 идей предложено внутри системы

— 20 000 проблем зарегистрировано

— 30 предприятий пользуются сервисом

Для компании мы стали цифровым партнером — работаем уже 5+ лет, для его проектов выделена отдельная фултайм-команда. Кроме цифровой фабрики идей мы создали еще несколько сервисов для решения смежных задач.