Единое цифровое пространство продаж и ускорение X2 обработки заказов на производстве

Цель проекта. Автоматизировать коммуникации с клиентами, внедрить единое информационное пространство для всех бизнес-процессов и сократить рутину.

Задачи проект. Внедрить и настроить CRM-систему, упростить процессы работы с лидами, сделками и заявками в Битрикс24, обучить сотрудников новому функционалу для повышения эффективности компании.

Ранее вся работа с клиентами строилась разрозненно: данные о клиентах хранились в Excel-файлах, документы на локальных дисках, информация об оборудовании фиксировалась в отдельной программе. Такой подход затруднял коммуникацию внутри команды, замедлял процессы продаж и увеличивал риск потери важной информации.

1 этап. Настройка CRM

Настроены этапы цикла лида и добавлены обязательные поля в карточке (контакт клиента, тип оборудования, бюджет);

При переводе лида в статус «Отказ» система запрашивает причину отказа — это позволяет автоматически сегментировать потерянные лиды и анализировать причины их потери.

Создана многоэтапная воронка «Продажи» со стадиями от первого контакта до закрытия сделки;

В карточке сделки настроены обязательные к заполнению на ключевых этапах (например, техническое задание, сроки поставки, условия оплаты);

Успешные и отказные статусы чётко разделены, при переходе в «отказ» также запрашивается комментарий. 

2 этап. Настройка смарт-процессов

Создан смарт-процесс «ТКП» (расчёт), в котором менеджеры формируют расчёты для клиентов. Система автоматически сохраняет историю и позволяет использовать шаблоны.

Смарт-процесс «Договор» используется для подготовки и согласования договоров. Каждый документ хранится в контексте сделки.

Настроен специальный смарт-процесс «Праздники», который помогает фиксировать даты праздников клиентов и отправлять автоматические напоминания.

В день события менеджеру ставится задача — поздравить клиента и предложить дальнейшее сотрудничество. 

3 этап. Service Desk для IT-отдела

Настроили раздел Service Desk для обработки внутренних технических заявок.

В смарт-процессе «Service Desk» создаются заявки на обслуживание внутренних систем.

Для создания заявки используется бизнес-процесс, который запрашивает обязательные данные (описание проблемы, категория, приоритет) и направляет заявку в it-отдел.

Настроенные права доступа позволяют сотрудникам видеть только свои заявки, а руководству — контролировать общую загрузку и выполнение задач.

4 этап. Автоматизация между сделкой и ТКП

Настроена передача данных из сделки в смарт-процесс ТКП (включая сумму и параметры заказа).

Это исключило дублирование информации и сократило время на подготовку расчётов.

5 этап. Обучение пользователей

Были проведены онлайн-обучения и подготовлены материалы для базы знаний клиента.

Система Битрикс24 стала центральным инструментом по управлению продаж в компании. Все ключевые процессы теперь происходят в единой цифровой среде — от первого обращения клиента до закрытия заявки.

• В 2 раза быстрее обрабатываются обращения клиентов.

• В 2 раза сократилось время на решение административных задач.

• В 2 раза быстрее анализируются и решаются типовые проблемы.

• Вся история взаимодействий сохраняется в одном месте — это дает чувство уверенности и контроля.

• Сотрудники, которые раньше скептически относились к CRM, теперь активно используют систему.

• Сотрудники начали больше ценить своё участие в процессах, а руководство отметило рост вовлечённости.