Финансы в одном месте: как агентство сократило рутину на 90%

Когда Павел пришел на позицию финансового директора в рекламное агентство, он столкнулся с типичной для отрасли проблемой: весь финансовый учет вели в Excel и Google-таблицах.

На старте бизнеса такой подход работал. Но с ростом количества проектов и клиентов система перестала справляться с нагрузкой.

Команда регулярно сталкивалась с операционными сложностями:

• таблицы ломались и долго загружались

• данные случайно удалялись или искажались

• отчеты приходилось собирать вручную из разных источников

Главная проблема заключалась не в неудобстве, а в потере управляемости:

• невозможно точно считать прибыль и рентабельность

• сложно учитывать деньги по проектам и клиентам

• решения принимаются без опоры на актуальные данные

Команда приняла решение отказаться от таблиц и внедрить специализированную систему финансового учета — Аспро.Финансы.

Подход к внедрению строился не вокруг замены инструмента, а вокруг изменения логики работы с финансами:

• объединить все финансовые данные в одной системе

• привязать учет к проектам и клиентам

• автоматизировать сбор и обновление отчетности

• снизить зависимость от ручных операций

Павел выбрал Аспро.Финансы, потому что система:

• поддерживает проектный учет

• объединяет бюджетирование, ДДС и ПиУ

• интегрируется с банками

• позволяет отказаться от использования нескольких инструментов

Внедрение он провел самостоятельно, без привлечения внешних подрядчиков.

Сначала Павел проанализировал, как в компании ведется учет.

Он выявил ключевые проблемы:

• нет отчета о прибылях и убытках

• отсутствует детализация по операциям

• не учитывается НДС при работе с разными юрлицами

• данные собираются вручную из разных подразделений

• высокая доля ошибок в расчетах

На этом этапе команда зафиксировала требования к новой системе и приняла решение полностью отказаться от Excel.

Агентство работает в проектной модели, поэтому стандартного учета было недостаточно.

Павел сформулировал требования:

• учитывать деньги по каждому проекту и клиенту

• видеть аналитику по направлениям, юрлицам и контрагентам

• объединить все финансовые данные в одной системе

После анализа нескольких решений он остановился на Аспро.Финансы, так как система закрывала все задачи без дополнительных инструментов.

После внедрения команда перестроила работу с финансовыми потоками.

Что изменилось:

• все операции автоматически попадают в карточки проектов

• данные подтягиваются из банков без ручного ввода

• система сравнивает план и факт

• отклонения по бюджету видны сразу

Это позволило:

• быстро находить перерасходы

• принимать решения до появления проблем

• отказаться от ручного сведения отчетов

Ранее учет велся по отдельным проектам, без целостной картины по клиенту.

После внедрения:

• проекты объединяются в портфели

• видно, сколько клиент приносит денег в целом

• можно анализировать рентабельность и расходы

Команда получила возможность:

• оценивать эффективность работы с клиентами

• находить точки роста

• принимать решения на основе данных

До автоматизации платежи вели через задачи в системе управления проектами.

Это приводило к просрочкам, штрафам, потере времени.

После внедрения:

• все платежи планируются в календаре

• бухгалтер видит будущие списания заранее

• система автоматически отмечает выполненные операции

Результат:

• снизилось количество просрочек

• исчезли кассовые разрывы

• упростилось управление платежами

До изменений компания не строила долгосрочные финансовые планы.

Теперь команда:

• ведет прогноз ДДС и ПиУ

• планирует бюджеты по проектам и юрлицам

• контролирует отклонения план/факт

Это позволило:

• заранее видеть риски

• корректировать расходы

• принимать не только оперативные, но и стратегические решения

Ранее отчеты формировались вручную, содержали ошибки, запаздывали

После внедрения:

• ПиУ и ДДС формируются автоматически

• данные обновляются в режиме реального времени

• ключевые показатели выводятся в виджеты

Финдиректор получил:

• прозрачную картину по финансам

• контроль над расходами и ФОТ

• быстрый доступ к аналитике

Уже через месяц после внедрения команда зафиксировала изменения:

1. Полный отказ от Excel и Google-таблиц, данные импортированы;

2. Структурированная работа, сотрудники вносят данные по инструкции;

3. Время на сбор данных сократилось на 90%;

4. Автоматизация отчетности: сводные и отдельные отчеты формируются сами.