Как автоматизация бизнес-процессов сократила время обработки информации на 35%

Клиент обратился к нам с тремя стратегическими задачами, направленными на повышение эффективности бизнес-процессов:

— Централизация клиентских данных

Объединить информацию из разрозненных источников в единую систему, чтобы обеспечить полную картину взаимодействия с клиентами, улучшить коммуникацию и повысить качество работы менеджеров.

— Автоматизация рутинных операций

Оптимизировать повторяющиеся процессы — такие как обработка заказов и документооборот — за счёт автоматизации. Это позволит сократить время на административные задачи и высвободить ресурсы сотрудников для решения более приоритетных рабочих вопросов.

— Формирование системы отчётности

Разработать прозрачную и актуальную систему аналитики и отчётности, позволяющую отслеживать ключевые показатели: динамику продаж, эффективность команды, загрузку менеджеров.

На начальном этапе мы провели комплексный аудит текущих бизнес-процессов. В ходе исследования изучили подходы к управлению клиентскими данными, оценили уровень коммуникации внутри отдела продаж и выявили ключевые барьеры эффективности.

Основная проблема — информация о клиентах распределена между разными источниками и системами. Это приводит к замедлению работы сотрудников, увеличению риска ошибок и затрудняет оперативное принятие решений на основе актуальных данных.

Мы внедрили и настроили CRM-систему Битрикс24, адаптировав её под специфику работы «Уральской Промышленной Группы». В рамках этого этапа выполнили централизацию всех данных о клиентах в единой базе.

Для оптимизации работы отдела продаж мы настроили автоматизированные воронки продаж и типовые бизнес-процессы, включающие:

— Автоматические напоминания о предстоящих встречах, звонках и ключевых сроках;

— Шаблонизацию документов — стандартизированные шаблоны договоров, счетов и коммерческих предложений ускоряют подготовку сделок и снижают риск ошибок;

— Автоматическое распределение входящих заявок между менеджерами по заданным правилам (например, по очереди или загрузке), что обеспечивает равномерную нагрузку и быстрый отклик.

Мы разработали комплекс кастомизированных отчётов, адаптированных под бизнес-процессы компании «УПГ». Система предоставляет руководству прозрачную и оперативную аналитику по ключевым направлениям:

— Эффективность работы каждого менеджера;

— Конверсии воронки продаж;

— Основные показатели удовлетворенности клиентов.

Все отчеты формируются автоматически и доступны в режиме реального времени.

После настройки и запуска системы в Битрикс24 были достигнуты значимые улучшения в работе отдела продаж:

Время поиска клиентских данных сократилось на 35% — менеджеры получили быстрый доступ ко всей необходимой информации в единой платформе;

Качество коммуникаций повысилось за счёт актуальных данных в режиме реального времени, что позволило выстраивать более персонализированные и эффективные диалоги с клиентами.

Автоматизация рутинных процессов сократила время на выполнение стандартных задач на 25%, освободив ресурсы сотрудников для работы с ключевыми клиентами, развития долгосрочных отношений и увеличения объёмов продаж.

Уже в первые шесть месяцев после внедрения зафиксирован рост продаж более чем на 10%, а уровень удовлетворённости клиентов — повысился на 20%.

Сегодня мы продолжаем партнёрское сотрудничество с компанией «Уральская Промышленная Группа»: оказываем техническую поддержку, проводим консультации и участвуем в дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.