Как и зачем мы автоматизировали процесс приёма на работу?

Поскольку в нашей компании увеличилось количество интервью о приёме на работу и вырос поток соискателей, то было принято решение организовать этот процесс автоматически. Нужно было проработать весь механизм найма сотрудника на работу и организовать всё это на базе Битрикс 24.

Для наведения порядка в компании мы инициировали нехитрый алгоритм.

Проанализировали, как сейчас происходит приём сотрудника на работу в нашей компании

Устранили все проблемные участки в логике построения процесса

Отрисовали весь бизнес-процесс, используя нотацию EPS

Внесли процесс в нашу CRM систему Битрикс 24 и автоматизировали его таким образом

Написали регламент для этого процесса

Начали пользоваться системой

По результату обсуждения процесса следует создать рабочую схему. Сделать это можно любым удобным образом. Изобразить хоть на бумаге с использованием самых разных условных обозначений. Но гораздо проще использовать стандартные нотации. Нотаций существует несколько. Из всех мы выбрали вариант EPS, поскольку с таким вариантом и работать проще, и всю сетку взаимосвязей получится отрисовать.

Схема должна включать в себя все взаимодействия, которые могут появиться в результате обработки бизнес-процесса. Без такой схемы автоматизировать работу процесса не получится. Ведь компьютеру нужна какая-то логика или последовательность действий. Именно она и отражена на получившейся схеме.

Очень важно подробно и досконально расписать весь алгоритм действий для каждого участвующего в процессе сотрудника.

Исчерпывающая блок-схема позволит не только отразить все детали в логике, но и легко передать дела потом новому сотруднику. В идеальном случае схема ещё и упростит отработку процесса и его модернизацию, так как будут видны узкие моменты и затыки.

Схема в итоге получилась довольно-таки сложная. Но этого не следует бояться. Это совершенно нормальная практика и излишнее количество информации даже лучше, чем её недостаток.

Регламент полезно разработать хотя бы по той причине, что если нужно будет передавать дела новому сотруднику, то будет потом очень легко разобраться в существующей в компании ситуации. Относительно других бизнес-процессов регламенты пригодятся ещё и для правильного построения взаимоотношения с коллегами. Регламент того или иного процесса может стать неотъемлемой частью должностной инструкции, а это очень удобно.

Регламент полезно написать для каждого сотрудника, который участвует в процессе. Мы так и сделали. Вот пример регламента для офис-менеджера. Такой набор правил должен быть сформирован для каждого участника.

В нашей компании мы используем Битрикс 24. Эта система применяется для внутренних коммуникаций, сбора лидов, обработки заявок и многого другого. В этой системе есть очень хорошая и полезная функция – возможно запустить выполнение запрограммированного сценария бизнес-процесса по внесенной заранее схеме и реализовать автоматическую постановку задач по процессу всем ответственным исполнителям, участвующим в процессе.

Например, если новому сотруднику ноутбук выдается ноутбук (это лишь небольшая ветвь процесса), то при запуске сценария приёма на работу задачи должны автоматически сформироваться для офис-менеджера (записать выданную технику за конкретным сотрудником), для техника (который должен поставить на компьютер необходимый софт) и для ответственного за работу с базами данных компании (чтобы был выдан весь необходимый доступ). Это очень простая часть процесса, но на самом деле вся огромная схема функционирует абсолютно также. Важно правильно записать все связи и сохранить эту информацию. Основная ценность этого – автоматическая постановка задач по проработанному сценарию.

Если раньше руководитель сидел и раздавал задачи каждому ответственному сотруднику (а это ещё нужно чётко помнить и понимать кто за что отвечает и в каком случае), то теперь достаточно было запустить сценарий – Приём на работу Иванова. Система теперь сама прорабатывала схему и формулировала все вспомогательные задачи для каждого.

Вам не обязательно использовать именно Битрикс 24. Большинство современных систем умеют делать также. Это бесплатный стандартный функционал, где даже не требуется организация доработок системы.