Как мы исключили ручной труд: автоматизация процесса управления данными для CooperVision

От хаоса таблиц к системе — внедрение единой системы автоматизации для акции MiSight® 1 day позволило исключить ошибки ввода, ускорить обновление информации и снизить нагрузку на техническую поддержку, обеспечив плавный процесс для менеджеров и участников акции.

Компания CooperVision® является одной из ведущих мировых компаний по производству контактных линз, сотрудничающей со специалистами и потребителями линз в более чем 130 странах.

С ростом бренда контактных линз для лечения близорукости у детей MiSight® 1 day(CooperVision) количество участников салонов оптик стремительно увеличивалось и уже через два месяца после старта достигло весомого значения.

Ручное управление данными через гугл-таблицы стало невозможным: технические специалисты не справлялись с потоком запросов, возникали ошибки ввода, дублирование записей, задержки обновления данных на сайте.

Мы решили предложить систему, которая значительно улучшит работу. Этим решением стала единая автоматизированная система с интуитивным интерфейсом, которая позволила:

- Исключить ручной ввод и связанные с ним ошибки.

- Мгновенно обновлять информацию на сайте.

- Дать менеджерам возможность самостоятельно редактировать данные в реальном времени.

- Снизить нагрузку на техническую поддержку.

- Повысить лояльность менеджеров оптик к акции.

В августе 2024 года рекламное агентство AdVisor Media совместно с CooperVision запустило акцию для линз MiSight® 1 day: скидка 1000 ₽ на первую покупку.

Изначально база участников велась в гугл-таблицах, но с ростом спроса на акцию такая система дала сбой, поскольку данные требовали частого обновления.

Проблемы до автоматизации

1. Ручной ввод → ошибки и опечатки в адресах, телефонах, названиях.

2. Дубли оптик «засоряли» базу, усложняя аналитику.

3. Обновление карты на сайте занимало целую ночь.

4. Длинная цепочка согласований:

Менеджер оптики заполняет таблицу.

Отправляет запрос менеджеру агентства.

Технические специалисты проверяют, назначают пин-код, парсят данные.

Обратная связь оптике.

И так по кругу.

Итог: процесс занимал дни, а ошибки и задержки стали критичными.

Решение: для автоматизации процессов нами была разработана веб-платформа на Node.js, которая заменила ручное управление данными через Excel/Google Sheets. Все данные оптик были перенесены в базу данных PostgreSQL для обеспечения надежного хранения и мгновенного обновления информации.

Система предоставляет менеджерам интуитивный личный кабинет с возможностью редактирования данных в реальном времени, автоматической проверкой на дубли и валидацией вводимой информации.

Сложности

1. Внедрить наиболее простую и удобную систему работы с базой данных для всех менеджеров через понятный интерфейс личного кабинета.

2. Обеспечить наиболее плавный переход на новую систему без прерывания текущей акции.

3. Обучить менеджеров работе с новым интерфейсом.

- Заблаговременное уведомление всех участников.

- Переход в ночное время (для минимизации нагрузки).

- Разработка альтернативной механики сбора данных по акции на время перехода в другую систему (оптикам, у которых был день из-за того, что они находились в других часовых поясах, было предложено временно сохранять чеки по акции).

- Тестирование на фейковых данных перед запуском. 

- Фильтры по регионам, городам, названиям оптик.

- Проверка данных в реальном времени (телефоны, обязательные поля).

- Поиск по базе — исключение дублей.

- Автогенерация пинкодов для акций.

- Подробные инструкции и обучающие материалы.

- Чат в Telegram для оперативной помощи.

Решение по автоматизации позволило полностью исключить ошибки ручного ввода и ускорить обработку запросов в 5 раз.

1. Полное исключение ошибок ввода данных

Раньше из-за ручного заполнения гугл-таблиц постоянно возникали опечатки в названиях оптик, адресах, номерах телефонов и регионах. Теперь система автоматизации самостоятельно проверяет и корректирует данные в реальном времени. Например, если менеджер вводит «Москва» как «Москво», система предлагает исправление. Благодаря этому информация на сайте всегда точная, а клиенты не сталкиваются с некорректными данными.

2. Исчезновение дубликатов оптик

Раньше одна и та же оптика могла быть добавлена несколько раз под разными названиями (например, «Оптик» и «Оптик.рф»). Это создавало путаницу в отчетности и мешало анализировать реальное количество участников. Новая система автоматически находит похожие записи и не дает создать дубль. В результате база данных стала чистой и структурированной, а аналитика — более точной.

3. Мгновенное обновление информации на сайте

До автоматизации обновление карты с оптиками могло занимать часы или даже целую ночь — данные парсились вручную, затем загружались на сайт.

Теперь любые изменения (добавление новой оптики, редактирование адреса или телефона) отображаются на сайте в режиме реального времени. Это особенно важно для маркетинговых акций, где актуальность данных критична.

4. Экономия времени менеджеров

Раньше менеджеры тратили до 2,5 часов рабочего времени на заполнение таблиц, поиск дублей и переписку с поддержкой. Теперь они просто заходят в удобный личный кабинет, вносят изменения в пару кликов и сразу видят результат. Это сократило рутинную работу на 85% и позволило сосредоточиться на продажах и общении с клиентами.

5. Снижение нагрузки на техническую поддержку

Раньше в службу поддержки ежедневно поступали десятки запросов: «Почему оптика не отображается?», «Как исправить адрес?», «Где мой пин-код?».

После внедрения системы количество обращений сократилось на 90% — большинство вопросов решается автоматически, а менеджеры могут сами править данные без посредников.

6. Повышение лояльности клиентов

Оптики больше не сталкиваются с долгим ожиданием обновления данных или ошибками на сайте. Теперь менеджеры могут:

Самостоятельно редактировать информацию о своем салоне.

Быстро получать пин-коды для участия в акциях.

Видеть свои изменения мгновенно на карте.

Это решение сделало взаимодействие с брендом более прозрачным и удобным: уже через месяц после внедрения системы менеджеры салонов оптик отметили, что комфортность работы с акцией многократно возросла.

Теперь агентство и партнеры могут масштабировать акции без ограничений, а менеджеры — тратить время на развитие бизнеса, а не на исправление ошибок в таблицах.