Как вести учет по сделкам при сложной логистике и валютных платежах без перегрузки

Наладить управленческий учет в компании, которая поставляет плазменные станки и расходные материалы, чтобы видеть реальную себестоимость каждой единицы оборудования и контролировать денежные потоки без ручного сбора данных из разных источников.

Бизнес работает с 2009 года по типичной для производственно-торговой компании схеме: закупка оборудования в Китае, доставка, таможенное оформление, продажа в России с учетом валютных курсов и банковских комиссий. Ключевая особенность — прибыль рассчитывается не по складу в целом, а по каждой единице. Чтобы понять, был ли конкретный станок прибыльным, нужно учесть десятки факторов: курс валюты на день покупки, стоимость доставки, таможенные сборы, комиссии банков.

До внедрения компания использовала 1С для бухгалтерского учета и Excel для ручного сбора данных по каждой сделке. Такой подход работал на старте, но с ростом числа проектов и усложнением валютных операций он перестал быть эффективным. Основные проблемы:

• в 1С нельзя связать все расходы с одной единицей товара;

• сбор полной себестоимости одного станка занимал много времени;

• несколько расчетных счетов в разных банках не давали единой картины по остаткам;

• документы и переписка с поставщиками хранились в почте и мессенджерах.

Нужно было найти сервис, который собирает все расходы по сделке в одном месте и позволяет видеть актуальные остатки на счетах в реальном времени без ручного сведения.

Выбрали Аспро.Финансы — сервис, который закрыл ключевые потребности компании: учет по проектам (где проект = одна проданная единица оборудования), детализацию по статьям расходов (таможня, логистика, банковские комиссии), контроль остатков на счетах в режиме реального времени и платежный календарь с фактическими данными.

Внедрение прошло постепенно, полный переход занял около месяца. Настройку компания выполняла самостоятельно, обращаясь в техподдержку по сложным вопросам. Руководству не требовались стандартные отчеты ДДС и ПиУ — главным было получить прозрачную картину по каждой сделке и актуальные остатки на счетах.

Самый важный этап. В системе завели проекты для каждой единицы оборудования. Каждый проект стал отражением одной сделки: от закупки до продажи. Внутри проекта настроили статьи расходов:

• закупка оборудования (с учетом курса валюты);

• таможенные платежи;

• логистика (доставка до клиента);

• банковские комиссии за валютные операции.

Теперь, чтобы увидеть полную себестоимость станка, достаточно открыть карточку проекта. Не нужно собирать данные из Excel, 1С и банк-клиента.

Компания использует несколько расчетных счетов в разных банках. В разделе «Деньги» настроили отображение всех счетов в одном окне. Данные загружаются автоматически через интеграцию с банками или вручную при необходимости.

Теперь финансовый директор видит:

• реестр операций по всем счетам;

• актуальные остатки в реальном времени;

• детали каждой операции без входа в каждый банк-клиент отдельно.

Ежедневная сверка с банками перестала занимать часы — теперь это вопрос пары минут.

Платежный календарь настроили как основной инструмент планирования обязательств. В него занесли регулярные платежи:

• налоги;

• зарплата;

• предоплаты поставщикам;

• таможенные платежи.

Календарь позволяет заранее видеть пиковые нагрузки, избегать кассовых разрывов и контролировать резервирование средств под конкретные обязательства.

После внедрения Аспро.Финансы компания получила следующие изменения:

• Реальная себестоимость каждой единицы стала видна сразу. Не нужно собирать данные из 1С, Excel, банк-клиента, почты и мессенджеров. Открыл проект — увидел полную картину: закупка, таможня, логистика, комиссии.

• Актуальные остатки на счетах вызывают доверие. Все счета компании отображаются в одном окне. Ежедневная сверка с банком теперь занимает минуты, а не часы. Финансовый директор точно знает, сколько денег доступно в любой момент.

• Платежный календарь превратился в рабочий инструмент контроля обязательств. Налоги, зарплата, предоплаты, таможенные платежи — всё под контролем. Пиковые нагрузки видны заранее, кассовые разрывы исключены.

• Сбор данных перестал быть рутиной. Время на подготовку финансовой информации сократилось в разы. Команда тратит силы не на сведение таблиц, а на анализ и принятие решений.