Корпоративный портал iConText Group: - 10% текучка кадров и +45% вовлеченность сотрудников

Клиент: iConText Group.

iConText Group — центр управления бизнесом, который объединяет агентства, создает новые стандарты операционного управления и помогает компаниям работать эффективнее. В iConText Group входят digital-агентства icontext, Zen Mobile, CPAExchange, Registratura, iSEO.

У каждого агентства свой сайт, свои корпоративные чаты, но проблема заключалась в том, что не было общего информационного пространства, единой коммуникационной платформы для взаимодействия с сотрудниками, все агентства существовали автономно.

Цель, которая стояла на старте, — создать комфортную электронную среду для объединения, информирования сотрудников iConText Group, а также автоматизации внутренних процессов.

Какие задачи необходимо было решить:

- Объединить сотрудников всех бизнес-юнитов, входящих в группу.

- Создать единое инфополе для информирования сотрудников.

- Обеспечить быстрый доступ к кадровым документам компании, а также обучающим материалам.

- Получать обратную связь от сотрудников.

- Автоматизировать внутренние бизнес-процессы.

- Вовлечь сотрудников в корпоративную жизнь и деятельность организации.

- Продвинуть экспертов и амбассадоров корпоративной культуры и ценностей.

Для решения поставленной задачи мы создали корпоративный портал. 

В основу нашей идеи и стратегии лег путь сотрудника в компании. Мы постарались пройти его с новичком, рука об руку, начиная с первого рабочего дня. Мы вспомнили, с какими трудностями сталкивались сами, впервые оказавшись в новом коллективе. Вспомнили, как происходило наше развитие в компании, карьерный рост, чего не хватало нам самим и какую обратную связь нам давали коллеги.

Это помогло сформировать наполнение портала. На каждом этапе «жизни сотрудника в компании» мы продумали инструменты для коммуникации между компанией и сотрудником, а также коллег между собой.

Работа над порталом ведется в двух направлениях:

1. Создание и публикация контента. Главный редактор работает в связке с сотрудниками компании, разрабатывает и реализует контент-стратегию для публикации материалов на портале.

2. Автоматизация бизнес-процессов. HR-менеджер работает в связке со специалистом по автоматизации и развитию, выстраивает и поддерживает систему внутренней коммуникации, автоматизирует бизнес-процессы.

Внутрикорпоративный портал iConText Group объединил тематические блоки:

- структуру группы компаний и ее подразделений;

- материалы об агентствах, входящих в группу;

- информацию о сотрудниках;

- все важные новости iConText Group;

- истории успеха, интервью с сотрудниками;

- подборки статей, опубликованных во внешних отраслевых и бизнес-СМИ;

- обучающие материалы и электронную библиотеку;

- опросы;

- кадровые документы;

- инструменты, автоматизирующие бизнес-процессы;

- корпоративный магазин и пр.

Подробнее об этих разделах расскажем далее.

Мы разработали контент-стратегию и внедрили постоянные рубрики для вовлечения сотрудников в корпоративную жизнь и деятельность компании: «Руководитель крупным планом», «История успеха», «Дайджест новостей», «Экспертное мнение», «Вдохновение от специалистов iConText Group» и др. Также регулярно публикуем на портале новости и важную информацию об изменениях в компании: изменения в структуре, назначения на должности и пр. 

Агентства, входящие в iConText Group, различаются по духу и стилю управления, но их объединяют общие потребности. Мы постарались сделать наполнение корпоративного портала универсальным для всех. Мы выбрали дружелюбный tone of voice. В публикациях на портале обращаемся к коллегам на «ты» и придерживаемся разговорного стиля. «Голос» компании звучит доверительно, понятно и нескучно, он неформальный, но уважительный. Это созвучно ценностям iConText Group: вовлеченность, открытость и доверие, ответственность за результат, эффективное сотрудничество.

Добавили на портал важные кадровые и другие документы и полезные файлы по всем компаниям, входящим в группу: шаблоны заявлений на отпуск, больничный и отгул, обходные листы, шаблоны презентаций, гайдлайн, руководство по фирменному стилю, логотипы в разных форматах, сертификаты агентств, кейсы, рекомендательные письма от клиентов, а также материалы обучений, книги и пр.

Для решения этой задачи мы внедрили систему геймификации на базе корпоративного портала. Базово наша геймификация состоит из нескольких элементов: внутренняя валюта, система прогрессирующих достижений и корпоративный магазин.

Система достижений состоит из двух частей:

1. Общие достижения: стаж работы, участие в реферальной программе, создании внутренних обучений, обмен экспертизой.

2. Специальные достижения: их получают сотрудники, которые внесли заметный вклад в корпоративную жизнь компании. Например, ачивку «Звезда спорта» мы дали сотрудникам, победившим в отраслевом чемпионате по бегу от лица компании. А ачивку «Победитель выставки достижений туристического хозяйства» получил сотрудник, который взял в корпоративный поход на природу огромное количество туристических девайсов, чем сильно улучшил комфорт пребывания остальным.

Все достижения прогрессирующие. Например, чем больше участий в мероприятиях, опубликованных статей, тем круче достижения. У каждого достижения есть нейминг, подпись и стоимость — такая система широко используется в компьютерных играх.

Для поощрения сотрудников мы внедрили свою корпоративную валюту — винтики. Все достижения разделены на группы по уровням, каждому присвоена определенная сумма с учетом вклада в цели бизнеса. При накоплении определенного количества винтиков сотрудники могут обменять их на товары в корпоративном магазине: корпоративный мерч (термокружки, худи, рюкзаки, блокноты и пр.), сертификаты (например, на мастер-класс, массаж, в магазин одежды, на оплату отдыха или спорта).

Регулярный анализ товарной матрицы и оборачиваемости продукции позволяет нам понять, какие позиции стоит добавить, а какие, наоборот, убрать.

За счет использования таких игровых механик задачи становятся интереснее. Мы поощряем важные для компании аспекты в деятельности сотрудников. Как результат — повышается их мотивация, лояльность, вовлеченность и эффективность каждого отдельного сотрудника.

Сотрудники заинтересованы в том, чтобы обеспечивать лучший результат для клиентов, делиться кейсами, публиковать материалы в СМИ, проводить конференции и участвовать в них, реализовывать с клиентами совместные проекты. Это не только повышает мотивацию на развитие у других, но и позволяет транслировать экспертизу рынку. Как следствие, доверие клиентов к компании повышается.

Например, за последние несколько месяцев сотрудники, работающие с клиентскими проектами, инициировали подготовку более 20 кейсов с такими известными брендами, как «Ситилинк», «Аскона», RBI, La Redout, Tissot, Apteka.ru, Bosch, Sunlight, AliExpress, CallTouch, и опубликовали по ним статьи в крупных отраслевых СМИ: Cossa, Sostav, VC.ru, myTarget и пр.

На портале мы регулярно проводим опросы сотрудников для сбора обратной связи. Так, по итогам опроса в 2021 году, сотрудники iConText Group переехали в новый офис, в компании была изменена механика взаимодействия с отделом кадров и IT, улучшены процессы на портале, запущена система геймификации и масштабная программа развития руководителей. Также через портал проводим NPS-опрос для понимания уровня удовлетворенности и лояльности персонала к компании. 

Благодаря порталу мы смогли автоматизировать такие внутренние процессы, как подбор и выход новых сотрудников, систему адаптации, оформление отпусков, командировок, процесс увольнения. Если раньше, чтобы вывести сотрудника на работу, нужно было вручную заводить учетку, создавать кадровые записи, заказывать пропуск и пр., то теперь это происходит автоматически. HR-специалисту достаточно заполнить несколько строк, указав информацию о сотруднике, и другим службам (отдел кадров, бухгалтерия, техподдержка и пр.) сразу отправляются необходимые данные. Таким образом, к выходу сотрудника все готово в первый рабочий день.

Кроме того, в какой-то момент HR-отдел заметил, что ротация новичков увеличилась. Мы проводили опросы с людьми, которые увольняются, и поняли, что адаптация сотрудников не на должном уровне. А люди, которые не обучаются и не встраиваются в процесс, довольно быстро уходят.

Чтобы решить проблему, мы внедрили регулярные встречи с новыми сотрудниками до момента прохождения испытательного срока и разработали большое количество вводных обучений: принципы взаимодействия в компании, информация о компании, правила взаимодействия внутри отдела и пр. Также у новых сотрудников теперь есть доступ к техническому обучению: по профессиям, программам, сервисам и пр. Все эти обучения интегрированы с внутрикорпоративным порталом: перед каждым обучением мы готовим подробный материал, после через портал собираем обратную связь от руководителей, даем домашнее задание до и после обучения.

Кроме того, на портале автоматически назначаются встречи по обратной связи на период испытательного срока.

Что изменилось после внедрения корпоративного портала:

1. Объединение сотрудников iConText Group и повышение их заинтересованности в контенте группы

- 85% сотрудников регулярно заходят на портал, читают полезные материалы, лайкают и комментируют новости.

- 70% — средний показатель просмотра новостей на портале.

2. Повышение вовлеченности сотрудников

- на 45% повысилась вовлеченность сотрудников во внутрикорпоративную деятельность.

- в 3 раза выросло количество маркетинговых активностей: публикации в СМИ, участие сотрудников в отраслевых конференциях и пр.

- С января 2021 года по декабрь 2022 года мы опубликовали более 300 статей и комментариев в блоге iConText Group, а также в ведущих отраслевых и бизнес-СМИ: «РБК», Cossa, «Деловой мир», Sostav, AdIndex, VC.ru, Ppc.world, Media Bitch. Как результат — суммарный бренд-спрос iConText Group за этот период составил более 20 000.

- В 2 раза увеличилось количество упоминаний iConText Group как HR-бренда.

- 90% сотрудников уже оформили заказы в корпоративном магазине — за последние полгода нам поступило более 300 заказов.

3. Повышение лояльности сотрудников

4,4 балла — средняя оценка удовлетворенности сотрудников в 2022 году, по данным внутреннего NPS-опроса (годом ранее показатель был 4,1 балл).

4. Снижение текучки кадров

- На 10% снизилась текучка кадров за счет разработки системы адаптации новых сотрудников, интегрированной с порталом (январь 2022 – октябрь 2022).

- На 15% увеличилось количество сотрудников, прошедших испытательный срок.

5. Автоматизация многих бизнес-процессов

- Для соискателей процесс трудоустройства стал проходить максимально бесшовно и комфортно, что позволяет им быстрее войти в курс дела.

- Нам это помогло сократить трудозатраты специалистов, упростить коммуникацию, создать комфортную электронную среду и избежать промедлений в решении кадровых вопросов.

Таким образом, наш корпоративный портал стал эффективной коммуникационной платформой. Мы задействуем его как мощный корпоративный инструмент во всех HR-процессах iConText Group.