Обслуживание бухгалтерии, кадров и зарплаты в 1С на нашем сервере

Клиент — компания «Хелиатика» (https://heliatica.com/), работающая в сфере авиации (вертолётные услуги). Перед руководством стояла задача организовать бухгалтерский, кадровый учёт и расчёт заработной платы в единой системе, но без затрат на покупку собственных серверов и найм IT-специалистов. Штат сотрудников рос, появлялись новые направления, а учёт вёлся разрозненно — часть данных в Excel, часть в устаревших версиях 1С. Бухгалтерия тратила много времени на ручное заполнение отчётности, кадровые документы часто терялись, расчёт зарплаты с учётом отпусков и больничных был трудоёмким и с ошибками. Клиенту требовалось: полностью перевести учёт на современную платформу 1С, обеспечить бесперебойную работу системы, сдавать регламентированную отчётность в налоговую и фонды автоматически, вести штатное расписание и кадровые приказы, а также корректно начислять зарплату, налоги и взносы. При этом клиент хотел избавиться от технических забот — обновлений, бэкапов, контроля закрытия периодов.

Мы предложили клиенту модель аренды: разместить базы 1С на наших серверах. Это сняло с него необходимость покупать оборудование, оплачивать хостинг и нанимать системного администратора. На наших мощностях развернули две конфигурации: «1С:Бухгалтерия предприятия» (для бухгалтерского и налогового учёта) и «1С:Зарплата и управление персоналом» (для кадрового учёта и расчёта зарплаты). Выполнили первоначальную настройку параметров учёта, плана счетов, учётной политики. По бухгалтерии: настроили учёт доходов и расходов, операций с основными средствами и материалами, автоматическое формирование регламентированной отчётности (декларации по налогам, статистика). По кадрам: организовали ведение штатного расписания, приказов о приёме, переводе, увольнении — документы заполняются автоматически на основе введённых данных. По зарплате: настроили начисление окладов, премий, больничных и отпускных с учётом отработанного времени, формирование ведомостей на выплату, расчёт НДФЛ и страховых взносов. Все отчёты (2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) формируются автоматически из данных 1С.

Первым этапом мы подготовили наши серверы: установили платформу 1С, создали информационные базы для Бухгалтерии и ЗУП. Перенесли остатки и начальные данные клиента из его старых файлов (Excel и выгрузок из устаревшей 1С). Провели сверку входящих остатков. Затем настроили учётную политику для бухгалтерского и налогового учёта. В Бухгалтерии настроили план счетов, субконто, регистры. В ЗУП настроили виды начислений и удержаний, графики работы, табели. Создали справочники сотрудников с их данными (паспорта, ИНН, СНИЛС). Настроили права доступа: главный бухгалтер видит все разделы, кадровик — только кадры и зарплату, остальные сотрудники — свои личные карточки и расчётные листки. Подключили регламентные задания для автоматического резервного копирования (ежедневно в 02:00) и обновления конфигураций (ежемесячно). Обучили бухгалтера и кадровика работе в новых базах. Весь этап занял 7 рабочих дней.

Клиент получил полностью работающую систему бухгалтерского, кадрового учёта и расчёта зарплаты на серверах Д-Партнерс. Бухгалтер теперь сдаёт отчётность вовремя, поскольку декларации формируются автоматически из данных 1С. Кадровые документы создаются в несколько кликов, штатное расписание всегда актуально. Расчёт зарплаты занимает 1-2 часа вместо двух дней: достаточно ввести отработанное время и больничные, система сама считает оклады, премии, отпускные и все налоги. Отчёты в ПФР, ФСС и налоговую формируются нажатием одной кнопки. Клиент полностью освободился от технических забот: мы сами делаем обновления, бэкапы, следим за производительностью серверов. При возникновении вопросов — поддержка отвечает в течение 2-4 часов. Руководство «Хелиатики» видит прозрачную картину по затратам на персонал и может планировать бюджет.