Разработка и внедрение модуля СЭД Документооборот в Битрикс24 для производственной компании

Разработать и внедрить модуль для согласования документов в производственной компании на базе Битрикс24.

Перед стартом проекта мы провели подготовительную работу: определили ключевых заказчиков автоматизации внутри компании, сформулировали целевые выгоды, наметили этапы и темп работ.

Особое внимание уделили адаптации сотрудников и гибкости процессов — алгоритм корректировался по ходу реализации, чтобы решение точно соответствовало реальным потребностям бизнеса.

Шаг 1. Отменили журналы

Полностью отменили предыдущий алгоритм согласований, он был неудобный и не соответствовал бизнес-процессам компании.

Шаг 2. Упорядочили алгоритм

Изучили и выстроили заново алгоритм согласования, учитывая все необходимые этапы.

Шаг 3. Настроили структуру информации по заявке

Выстроили четкую структуру информацию по заявке, которая должна участвовать в согласовании.

Шаг 4. Настроили карточку заявки по структуре

Настроили карточку заявки со своими полями в соответствии со структурой.

Шаг 5. Разделили согласования

Для удобства разделили согласования по тем, кто их запускает.

Шаг 6. Настроили авто формирование документов

Настроили шаблон документов для быстрого согласования.

Шаг 7. Настроили несколько документов и процессов для согласования

• Приказ на открытие заказа

• Договор на поставку

• Договор на закупку

Документооборот — это когда этапы согласования, спецификации и комментарии по документу хранятся прямо в сделке, исключая дублирование и потерю данных, в режиме одного окна, в Битрикс24.

1. За счет автоматизации рутинных ручных действий, предприятие в 2 раза быстрее согласовывает документы и процессы.

2. Автоматизация сократила в 3 раза количество трудозатрат на каждое согласование и упростила согласование документов.

3. Сотрудник видит процесс\документ на согласовании, кто и почему задерживает, что позволяет повлиять на процесс.