Разработка и внедрение системы управления проектами DS Kanban вместо Jira

DIGITAL SECTOR использовал Jira для работы с проектами и задачами, но облачная версия не устраивала команду по скорости и гибкости: процессы приходилось подстраивать под ограничения сервиса.

Нужна была собственная корпоративная система, которую можно настраивать под процессы заказной веб-разработки, развивать без зависимости от внешнего вендора и использовать как единое рабочее пространство для сотрудников, руководителей проектов и подразделений.

DIGITAL SECTOR разработал DS Kanban — это собственная система управления проектами для заказной веб-разработки. Она заменила Jira и объединила работу с задачами, сроками, ресурсами и отчётностью.

Почему DIGITAL SECTOR разработал собственную систему

DS Kanban начали разрабатывать по инициативе сотрудников DIGITAL SECTOR ещё до ухода Jira из России. Команде не хватало скорости и гибкости облачной версии Jira: задачи открывались с задержкой, а процессы приходилось подстраивать под ограничения сервиса. Обычный таск-трекер также не учитывал внутреннюю логику компании без доработок или изменения сложившегося порядка работы. DIGITAL SECTOR требовалась корпоративная система управления задачами, которую можно настраивать и свободно развивать. Такая альтернатива Jira уже находилась на стадии альфа-версии, когда сервис прекратил работу с российскими пользователями, поэтому DS Kanban был готов стать основным рабочим инструментом.

Какие задачи должна решать система управления задачами DS Kanban

Главным требованием было создать единое рабочее пространство для сотрудников, руководителей проектов и подразделений. Оно должно было объединить несколько уровней работы:

• проекты и проектные команды;

• задачи в работе, крупные этапы работ и список запланированных задач;

• сроки, статусы и приоритеты;

• загрузку и доступность сотрудников;

• планирование и списание трудозатрат;

• отчетность и аналитику;

• проектную документацию;

• взаимодействие с корпоративными сервисами.

Интерфейс и набор функций должны были учитывать роль пользователя. Исполнителю требовалось быстро находить свои задачи и понимать их приоритет. Руководителю проекта — контролировать рабочий процесс, сроки и распределение задач. Руководителям подразделений — оценивать загрузку сотрудников и доступные ресурсы.

Система должна была поддерживать параллельную работу над несколькими проектами, быстрый поиск задач по основным параметрам и высокую скорость обработки данных. Многие готовые решения медленно загружали и обрабатывали большие массивы информации, что замедляло повседневную работу.

Поэтому DS Kanban проектировали как часть корпоративной среды DIGITAL SECTOR, а не только как инструмент постановки задач.

Как разрабатывали и внедряли DS Kanban

DIGITAL SECTOR развивал систему поэтапно. На первом этапе реализовал базовые сценарии работы с проектами и задачами. После объявления об уходе Jira команда подготовила интеграцию, перенесла проекты и выполнила переход без остановки: в один день сотрудники завершили работу в Jira, а на следующий использовали DS Kanban. Затем в системе появились инструменты аналитики и ресурсного планирования. Сейчас DS Kanban продолжает развиваться: команда добавляет новые функции и дорабатывает существующие с учётом внутренних процессов и потребностей сотрудников.

Рабочую версию тестировали руководители проектов, разработчики, тестировщики и другие специалисты. Их обратная связь помогала уточнять сценарии и приоритеты доработок.

DS Kanban стал ежедневным рабочим инструментом. Ниже — его ключевые возможности.

Возможности DS Kanban: проекты, ресурсы и рентабельность

DS Kanban объединяет управление задачами, проектами и ресурсами в одном рабочем пространстве. Руководители видят загрузку команды и могут оценить, как новые задачи повлияют на сроки проектов. Чтобы с системой было удобно работать и на крупных проектах, DIGITAL SECTOR уделил особое внимание её производительности: даже при тысячах задач доски, карточки и результаты поиска загружаются практически мгновенно.

Проекты, задачи и эпики

У каждого проекта в DS Kanban есть рабочее пространство: канбан-доска, задачи, сведения об участниках, аналитика, бэклог и настройки. Отсюда можно перейти в проектную базу знаний в Яндекс Вики и открыть план-график по отдельной ссылке.

Связанные задачи объединяются в эпики — крупные этапы проекта. Для каждой задачи можно указать тип работ: дизайн, фронтенд, разработка или тестирование. В интерфейсе такие типы называются компонентами. Для дополнительной классификации используются теги: они помогают группировать задачи по темам и быстро находить нужные.

Рабочие процессы

Workflow — порядок, по которому задача проходит этапы от создания до завершения. В DS Kanban есть три готовых процесса: стандартный, сокращённый и для технической поддержки.

Стандартный процесс включает выполнение задачи, ревью и тестирование. Сокращённый состоит из трёх этапов: «Новые», «В работе» и «Выполнены». Для технической поддержки предусмотрен расширенный набор статусов.

Если готовые варианты не подходят, workflow настраивают под проект: задают собственные этапы, поля и доступные действия. Благодаря этому команда может выстроить подходящий ей процесс, а не подстраиваться под единый порядок работы.

Создание и настройка задач

При создании задачи можно указать её тип, исполнителя, приоритет, дедлайн, компонент, наблюдателей, связь с эпиком, релизом и другими задачами. После завершения задачи исполнитель также может оценить результат своей работы, а менеджер проверить эту оценку.

Подробное описание оформляется во встроенном визуальном редакторе: текст можно структурировать, выделять, дополнять ссылками и другими элементами. К задаче также можно прикрепить файлы, добавить чек-лист, теги и ссылки на макет, вёрстку или среду разработки. Таким образом вся необходимая для работы информация хранится в одной карточке.

Канбан-доска: отображение, порядок и поиск задач

Канбан-доска распределяет задачи по столбцам согласно статусам. Карточки можно вручную расположить в удобном порядке и свободно переставлять, чтобы приоритетные задачи оставались перед глазами.

В карточке на доске отображаются основные сведения: название и номер задачи, исполнитель, приоритет и другие важные параметры. Найти задачи можно по названию, исполнителю, постановщику, типу, компоненту, эпику, тегам, приоритету и сроку. Также предусмотрены быстрые фильтры «Только мои», «Только важные задачи», «Задачи без эпиков» и «Я наблюдатель». Так участники отделяют свою часть работы от общего массива задач.

Планирование ресурсов и загрузки команды

Планирование загрузки сотрудников ведётся по дням: планировщик показывает назначенные задачи и помогает руководителю сопоставлять объём работ, сроки и доступное время команды.

Руководитель может задать период, сгруппировать данные по подразделениям, применить фильтры по руководителю, проекту, отделу или сотруднику. Для поиска конкретного специалиста предусмотрено отдельное поле.

На временной шкале видно, в какие даты запланирована работа, пересекаются ли задания и остаётся ли у сотрудника свободное время. Здесь же отображаются плановая загрузка и переработки — часы сверх установленного рабочего времени. Новую задачу можно создать прямо в планировщике.

Грейды и навыки сотрудников

В профиле указан грейд — уровень квалификации сотрудника, например junior, middle или senior. Для каждого грейда и направления работы в системе зафиксирован набор необходимых навыков и требований.

Изначально раздел помогал строить индивидуальную траекторию развития: специалист видел, какие навыки нужно подтвердить для перехода на следующий уровень, привязывал к ним выполненные задачи, а руководитель подтверждал или отклонял их.

Сейчас раздел используется как справочник по грейдам, навыкам и требованиям к специалистам. Это помогает руководителю проекта подбирать сотрудника с учётом сложности задачи и необходимого уровня компетенций.

Учёт трудозатрат и проектных показателей

В агентском бизнесе важно сопоставлять планы проекта с фактической загрузкой команды. Без единой системы руководителю пришлось бы вручную собирать эти данные из разных источников и сводить их между собой.

Сотрудники списывают часы на выполненные задачи. DS Kanban выполняет функции системы учёта трудозатрат: руководитель сопоставляет плановые и фактические значения по проекту, видит отклонения и использует эти данные при оценке его состояния.

Отчёты и контроль рабочих процессов

При необходимости в DS Kanban можно сформировать отчёты по любым данным, которые есть в системе: проектам, сотрудникам, отделам, задачам, статусам, типам работ, периодам и другим параметрам. Из отчёта пользователь может перейти к конкретному проекту, сотруднику или задаче и посмотреть подробную информацию.

Об ошибке можно сообщить прямо в DS Kanban. Так команда собирает обратную связь, определяет, какие доработки необходимы, и планирует дальнейшее развитие системы.

Интеграции DS Kanban с корпоративными сервисами

DS Kanban синхронизирован с Битрикс24. Из Битрикс24 в планировщик автоматически поступают сведения об отпусках, удалённой работе и других отсутствиях. Руководитель видит, когда специалист недоступен, и учитывает это при распределении задач.

Сервис расчёта рентабельности помогает сопоставлять финансовые показатели проекта с планами, ресурсами и трудозатратами. Из DS Kanban также можно перейти в сервис смет DIGITAL SECTOR, где команда рассчитывает стоимость работ и формирует сметы по проектам.

REST API для интеграции с другими системами

Простой REST API позволяет подключать к DS Kanban другие корпоративные сервисы. Через него данные можно автоматически передавать в систему или выгружать из неё, например в BI-аналитику для подготовки отчётов.

Единая модель данных DS Kanban

Канбан-доска — одна из частей DS Kanban. Корпоративная система управления проектами построена на единой модели данных.

Карточка задачи связана с проектом, этапом и функциональным блоком. Одни и те же данные используются на доске, в фильтрах, отчётах и планировщике, поэтому их не нужно переносить между разделами вручную.

Изменения в задачах и проектах сразу учитываются в отчётах и ресурсном планировании.

Система рассчитана на ежедневную эксплуатацию, поэтому при разработке учли безопасность, отказоустойчивость, масштабирование и возможность развивать её без остановки текущей работы команд.

DS Kanban стал единым рабочим пространством для проектных и производственных команд. Системой ежедневно пользуются более 100 сотрудников.

По оценке команды, внедрение дало DIGITAL SECTOR следующие бизнес-эффекты:

• время открытия задачи сократилось примерно с 10 секунд до одной секунды;

• на 75–80% сократилось количество ситуаций, когда одного сотрудника одновременно планировали на несколько проектов;

• настройка нового проекта больше не требует вручную собирать рабочий процесс;

• примерно на 80% сократилось количество ошибочных действий сотрудников на доске благодаря полям и сценариям, настроенным под процессы DIGITAL SECTOR;

Сотрудники быстрее находят приоритетные задачи, руководители проектов контролируют сроки без ручного сбора данных, а руководители подразделений заранее видят дефицит или резерв ресурсов.

DIGITAL SECTOR получил независимую от иностранных вендоров систему, которую можно развивать под новые процессы без дополнительных модулей и ожидания обновлений поставщика.