Автоматизация продаж за 3 недели: убрали «ручной пинг» руководителя и ускорили обработку сделок

ООО «Формтек» — производитель пресс-форм для тротуарной плитки, бордюрных камней, стеновых строительных блоков, газонных эко-решеток и других элементов, которые можно изготовить вибропрессованием. Компания работает с клиентами по всей России и в странах СНГ.

До обращения к нам компания уже использовала облачную версию «Битрикс24», с ростом и усложнением бизнес-процессов базовых настроек стало недостаточно. В коммерческом отделе отсутствовала необходимая прозрачность: руководителю приходилось вручную запрашивать у менеджеров отчеты о статусе сделок и выполнении задач.

Сложности возникали и в контроле: было трудно отслеживать сроки оплаты, даты окончания договоров и плановые сроки отгрузки. Кроме того, процессы, связанные с производством, оставались неавтоматизированными, что затрудняло передачу заказов из успешных сделок в заказы на производство, а также отгрузку готовой продукции.

Руководитель отдела продаж подготовил развернутую таблицу с описанием всех процессов, сформулировал конкретные требования к системе и обратился к нам за реализацией.

Задачи:

1. Повысить прозрачность процессов и работы менеджеров для руководства компании.

2. Организовать единую систему для ведения клиентской базы, базы заявок и договоров.

3. Автоматизировать рутинные операции (расчет сроков, постановку повторяющихся задач).

4. Создать базу для автоматизации производственных процессов после завершения этапа внедрения коммерческой части.

На старте проекта системный аналитик и разработчики встретились с заказчиком, чтобы обсудить требования к продукту и особенности рабочих процессов компании.

По итогам встречи аналитик подготовил сравнительную таблицу. В ней он сопоставил пожелания заказчика с возможностями трёх решений: облачного портала на стандартном тарифе, профессиональной облачной версии и коробочной версии.

После обсуждений заказчик выбрал коробочную версию «1С-Битрикс: Корпоративный портал 50». Она лучше подходила под задачи проекта: позволяла гибко настраивать систему и создавать сложные связи между большим количеством объектов.

Создание сложной системы взаимосвязей сущностей

Главная особенность проекта – создание сложной структуры из 9 связанных между собой сущностей: «Контакт», «Компания», «Договор», «Спецификация», «Счета», «Продукция (ПФ)», «Вид оборудования», «Гарантийный случай» и «Сделка».

Для этого мы добавили новые вкладки и пользовательские поля, а также настроили связи между сущностями. Благодаря этому нужная информация автоматически отображается в карточках.

Например, в карточке компании можно увидеть все договоры с клиентом, проданные ему товары и виды оборудования, которые с ним связаны. Для этого предусмотрены отдельные вкладки: «Договоры», «Продукция (ПФ)» и «Виды оборудования».

Автоматизация ключевых бизнес-процессов

Мы автоматизировали несколько рутинных процессов, чтобы сотрудникам не приходилось выполнять расчеты вручную.

Например, при заполнении в карточке спецификации полей «Дата подписания» и «Дней изготовления (р.д.)» система сама рассчитывает планируемую дату поставки. При этом учитываются только рабочие и банковские дни. За три дня до поставки ответственному сотруднику автоматически ставится задача с напоминанием.

Также мы настроили контроль сроков действия договоров. Теперь при создании сделки система не позволяет выбрать договор, срок действия которого уже истек.

Консолидация файлов

Мы доработали карточку компании, добавив вкладку «Файлы». В ней автоматически собирается все, что когда-либо было связано клиентом: из чатов, комментариев в задачах, прикрепленные счета, ТЗ, договора. Похожий инструмент был в программе, которую ранее использовал заказчик. Менеджеры могут оставлять к файлам комментарии и быстро переходить в исходную карточку. Это решило проблему бесконечного поиска документов по всему порталу.

Шаблоны задач для стандартных процессов

Для ускорения работы менеджеров создали шаблон задачи «Подготовка КП». При его запуске из карточки сделки автоматически создается основная задача на менеджера и две подзадачи для профильных специалистов – тех, кто проведет расчет себестоимости и оценит возможности реализации. В подзадачах сотрудники ведут обсуждения, а затем прикрепляют результаты к основной задаче. Это обеспечило четкое разделение ответственности и упростило процесс согласования.

Прозрачность работы и контроль руководителя

Ранее менеджеры по продажам вели задачи не структурированно, руководителю часто приходилось пинговать менеджеров вручную, что отнимало время и замедляло рабочие процессы. Для прозрачности работы мы стандартизировали формат описания и ведения задач, организовали обучение для менеджеров. Теперь каждая задача оформляется по правилам, а руководитель в реальном времени видит, с каким клиентом работает менеджер и на какой стадии находятся переговоры.

У заказчика было четкое понимание того, что он хочет получить. Наша задача заключалась в том, чтобы реализовать эти пожелания на базе «Битрикс24», сохранив удобство работы и логику системы. Благодаря переходу с облачной на коробочную версию и доработке функционала:

• руководитель не тратит время на операционку, может быстро оценить загрузку сотрудников и статусы сделок в общем списке задач;

• менеджеры отдела продаж быстрее обрабатывают сделки и реже ошибаются, потому что меньше информации приходится вносить вручную;

• сотрудники могут легко найти нужный документ или добавить обратную связь благодаря «электронному ежедневнику»;

• клиенты вовремя получают документы по сделкам и отгруженные товары благодаря автоматическому расчету сроков и напоминаний менеджерам.