Увеличение скорости работы с помощью внедрения Битрикс 24 для компании Теплосила

Компания «Теплосила» является производителем теплоэнергетического оборудования, которое широко представлено на рынках Беларуси, России и других стран. В ассортименте представлено большое количество мелкой продукции, отгружаемой большими объемами. Высокое качество и надёжность обеспечиваются благодаря собственному производству и наличию научно-технических и конструкторских отделов.

В процессе развития компании возникли определённые сложности.

За время существования компании, составляющее около 30 лет, для оптимизации бизнес-процессов в работу «Теплосилы» внедрялись различные информационные системы, такие как CRM и 1С, а также прикладное программное обеспечение, разработанное специально для компании.

В результате такой организации работы каждый отдел использовал свою систему, что привело к разрозненности информации и хранению её в разных программах и сервисах, часто дублируя данные. Это негативно сказалось на эффективности внутренних коммуникаций в компании, не позволяя максимально рационально использовать ресурсы и увеличивая сроки выполнения проектов.

Задачами по оптимизации бизнес-процессов стали:

1) Минимизация количества используемых программных продуктов.

2) Внедрение универсального ПО с функционалом всех сервисов, используемых сотрудниками.

3) Создание единой системы для быстрого и эффективного решения бизнес-задач.

4) Объединение всех отделов в одной системе без дополнительных сложностей при освоении.

Решение заключалось во внедрении Битрикс24 для постановки и отслеживания задач, счетов, сделок, коммерческих предложений, а также ERP-системы на базе 1С для интеграции различных бизнес-процессов (производства, бухгалтерии, отгрузок и т. д.). Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие, требовалось объединить эти два программных продукта.

После внедрения был определён следующий порядок работы:

1. Отдел продаж готовит счёт на оплату, согласовывает его и переводит в особый статус, после чего данные автоматически передаются в ERP-систему.

2. При поступлении средств от заказчика информация в ERP-системе обновляется, и данные автоматически отправляются в Битрикс24.

3. Отдел производства начинает выполнение оплаченного (полностью или частично) заказа, информация о котором также отображается в системах и доступна отделу продаж для информирования заказчика.

4. Когда заказ готов и отгружен, данные в системе обновляются.

После внедрения произошли следующие изменения:

- Вся информация о новых проектах сразу же отображается в Битрикс24, где фиксируются задачи для разных специалистов и отделов.

- ERP-система используется для учёта финансов: отдел продаж формирует счета и согласовывает их с клиентами, информация о счетах автоматически передаётся в ERP-систему.

- Счета могут быть разными: предоплата или оплата по факту отгрузки.

- Информация обновляется без задержек и ошибок, обеспечивая прозрачность выполнения задач и улучшая взаимодействие с клиентами.

Основными результатами для клиента стали:

1) Сокращение количества используемых программных продуктов и расширение функционала сервисов.

2) Увеличение скорости выполнения задач и повышение прозрачности процесса их решения.

3) Взаимодействие сотрудников и отделов в рамках единого IT-пространства, оперативное получение уведомлений и возможность быстрой реакции на упоминания имён в задачах. Исключение дублирования информации и ошибок, связанных с внесением данных в разные системы.