Внедрение Битрикс24 для текстильной компании (производство спецодежды)

Ситуация на момент обращения

1. Общение сотрудников происходило в разных мессенджерах или устно.

2. Терялись и забывались важные сведения и распоряжения.

3. Непрозрачная работа менеджеров отдела продаж – в процессе обработки заявок данные терялись, из-за этого терялось время - компания могла просрочить подачу заявки на участие в тендере, менеджеры забывали связываться с клиентом.

4. Неудобная работа менеджеров в разных местах: в почте, по телефону, по обработке заявок – в Excel-файлах.

5. Отсутствие реестров документов в единой системе и быстрого доступа к ним и их истории.

6. Неэффективный контроль над сотрудниками.

Что требовалось

— Объединить всех сотрудников компании на портале Битрикс24 для удобной работы и общения.

— Настроить CRM-систему под нужды заказчика.

— Создать реестры документов с историей по согласованиям участников.

— Настроить контроль над менеджерами тендерного и коммерческих отделов.

Настроили единое рабочее пространство для сотрудников. Реализовали удобную работу со сделками. Создали эффективный инструмент контроля для руководителей отделов. Упростили работы по согласованию документов. Внедрили удобную и надежную систему хранения документов. 

Подготовили структуру компании. Организационная структура помогает сотрудникам ориентироваться: понимать, к какому отделу относится тот или иной коллега. Особенно это полезно для новых сотрудников. Также орг.структура используется для настройки отправки отчётов руководителям и для некоторых бизнес-процессов.

Настроили возможность заполнения необходимых полей в карточках, например, в тендерном направлении: сумма конкурса, даты подачи заявки и окончания, условия и срок поставки, сроки исполнения и оплаты. Есть возможность прикрепления ТЗ, договора и других документов. Т.е. теперь в одном месте хранится вся информация по тендеру: руководитель или другой менеджер в отсутствие куратора (в отпуске, на больничном, уволился) могут получить доступ к данным по тендеру.

— Настроили воронку продаж для тендерного, коммерческого направления и для направления по мониторингу тендеров.

— Настроили автоматические задания, уведомлений для менеджеров.

— Настроили контроль сроков обработки лидов и сделок.

— Настроили автоматический запуск согласований по сделке и ее документам.

— Автоматизировали расчет по сделке с отображением статусов по ответам и самих ответов от участников.

Это быстрый отчет, который показывает сумму сделки, ответственного, даты подачи и окончания тендеров, статус сделки. Здесь можно отфильтровывать сделки по необходимым параметрам. Очень удобный инструмент для руководителя отдела продаж, чтобы вовремя отслеживать работу сотрудников по продажам и тендерам.

Для удобства работы сотрудников и их руководителей по ведению реестров в системе Битрикс24 и для быстрого доступа к истории документов были настроены следующие автоматизированные процессы:

— Согласование договора.

— Проверка контрагента.

— Заявка на командировку.

— Оформление отпуска.

— Запрос справок.

— Заявка на контроль качества пошива изделий.

— Согласование документов с генеральным директором.

— Отправка корреспонденции.

— Рацпредложение.

"Свои" документы видит только автор и его руководитель. Актуально, к примеру, для договора: сотрудник составляет документ и отправляет его на согласование непосредственному руководителю. Остальные сотрудники не смогут просмотреть этот документ.

 Настроили рабочее время и еженедельные рабочие отчеты необходимым сотрудникам

Обучение сотрудников работе с Битриксом24 очень важно на начальном этапе, т.к. часто всё новое отторгается и вместо эффективного инструмента может получиться "ненавистное Б". Мы познакомили с Битриксом всех сотрудников, показали "куда нажимать", как работать с Чатом, Лентой, где смотреть Новости, как пользоваться Диском, Календарем и Почтой. Начало удобной и эффективной работы положено!

Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников ИТК:

— Задачи

— CRM (лиды, сделки, контакты, компании)

— Чаты

— Новости

— Бизнес-процессы

— Календарь.

Результаты

Сотрудники могут общаться между собой, делиться новостями, приглашать на события в единой системе Битрикс24.

Удобная работа менеджеров со сделками, просмотр сделок по стадиям. Внутри сделки в любой момент можно посмотреть все статусы и ответы по согласованиям сделки, контрагента, по расчету от участников процесса, согласования участия в тендере и необходимых документов по сделке от экономического, юридического отделов, отдела бухгалтерии и руководителей.

Автоматические задания и уведомления помогают менеджеру не забывать вовремя выполнять свою работу.

В любой момент всю историю работы по клиенту можно посмотреть внутри карточки этого клиента, история не потеряется.

Контроль руководителей позволяет вовремя реагировать на просроченные дела сотрудников.

Просмотр руководителем отчета по сделкам в работе, внутри которого по выбранным сотрудникам можно посмотреть текущие суммы сделок и их стадии.

Руководитель узнает, если сотрудник не вовремя начал или завершил рабочий день, а также получит еженедельный отчет по работе, который может посмотреть в любое время (рабочее, в командировке, в отпуске и т.д.), удаленно из любого места – отчет сохранится в системе.

Теперь не нужно ходить за личной подписью нескольких руководителей – электронные согласования договоров, заявок на командировку и отпуск, запросы справок и других документов позволяют сотрудникам работать в более удобном формате и экономить время.

Реестры со всеми согласованными документами и историей хранятся в Битрикс24.