Автоматизация отделов продаж и сопровождения крупного производителя спецодежды

► Объединить всех сотрудников компании на портале Битрикс24 для удобной работы и общения.

► Настроить CRM-систему под нужды заказчика.

► Создать реестры документов с историей по согласованиям участников.

► Настроить контроль над менеджерами тендерного и коммерческих отделов.

Создали удобное пространство для коммуникации и совместной работы, автоматизировали процессы согласования и контроля задач, а также обеспечили прозрачность и доступность всей информации о клиентах и сделках в одном месте. 

Это повысило эффективность менеджеров, упростило взаимодействие с руководством и позволило контролировать рабочий процесс и документооборот.

● Общение сотрудников происходило в разных мессенджерах или устно.

● Терялись и забывались важные сведения и распоряжения.

● Непрозрачная работа менеджеров отдела продаж — в процессе обработки заявок данные терялись, из-за этого терялось время — компания могла просрочить подачу заявки на участие в тендере, менеджеры забывали связываться с клиентом.

● Неудобная работа менеджеров в разных местах: в почте, по телефону, по обработке заявок — в Excel-файлах.

● Отсутствие реестров документов в единой системе и быстрого доступа к ним и их истории.

● Неэффективный контроль над сотрудниками.

► В Битрикс24 есть все для работы: задачи, CRM, почта, телефония, соцсети, реклама, сквозная аналитика.

► Битрикс24 объединяет всех сотрудников в одной системе.

► Возможность сохранения всей истории по клиентам.

► Быстрый доступ к нужной информации.

► Эффективный контроль над сотрудниками.

Подготовили структуру компании. Организационная структура помогает сотрудникам ориентироваться: понимать, к какому отделу относится тот или иной коллега. Особенно это полезно для новых сотрудников. Также орг. структура используется для настройки отправки отчётов руководителям и для некоторых бизнес-процессов.

Настроили возможность заполнения необходимых полей в карточках, например, в тендерном направлении: сумма конкурса, даты подачи заявки и окончания, условия и срок поставки, сроки исполнения и оплаты. Есть возможность прикрепления ТЗ, договора и других документов. 

Теперь в одном месте хранится вся информация по тендеру: руководитель или другой менеджер в отсутствие куратора (в отпуске, на больничном, уволился) могут получить доступ к данным по тендеру.

Настроили воронку продаж для тендерного, коммерческого направления и для направления по мониторингу тендеров.

Настроили автоматические задания, уведомлений для менеджеров.

Автоматизировали процесс расчета по сделке с отображением статусов по ответам и самих ответов от участников.

Это быстрый отчет, который показывает сумму сделки, ответственного, даты подачи и окончания тендеров, статус сделки. Здесь можно отфильтровывать сделки по необходимым параметрам. Очень удобный инструмент для руководителя отдела продаж, чтобы вовремя отслеживать работу сотрудников по продажам и тендерам.

Для удобства работы сотрудников и их руководителей по ведению реестров в системе Битрикс24 и для быстрого доступа к истории документов были настроены следующие автоматизированные процессы:

● согласование договора

● проверка контрагента

● заявка на командировку

● оформление отпуска

● запрос справок

● заявка на контроль качества пошива изделий

● согласование документов с генеральным директором

● отправка корреспонденции

● рацпредложение

«Свои» документы видит только автор и его руководитель. Актуально, к примеру, для договора: сотрудник составляет документ и отправляет его на согласование непосредственному руководителю. Остальные сотрудники не смогут просмотреть этот документ.

Теперь сотрудники начинают и завершают рабочий день, устанавливают перерывы и отправляют ежедневные отчеты, которые попадают сразу руководителям на проверку. Руководители с помощью данного функционала в свою очередь эффективнее контролируют своих работников.

Обучение сотрудников работе с Битриксом24 очень важно на начальном этапе, т.к. часто всё новое отторгается и вместо эффективного инструмента может получиться «ненавистное Б». Мы познакомили с Битриксом всех сотрудников, показали «куда нажимать», как работать с Чатом, Лентой, где смотреть Новости, как пользоваться Диском, Календарем и Почтой.

Начало удобной и эффективной работы положено!

► Общение сотрудников

Сотрудники могут общаться между собой, делиться новостями, приглашать на события в единой системе Битрикс24.

► Работа со сделками

Удобная работа менеджеров со сделками, просмотр сделок по стадиям. Внутри сделки в любой момент можно посмотреть все статусы и ответы по согласованиям сделки, контрагента, по расчету от участников процесса, согласования участия в тендере и необходимых документов по сделке от экономического, юридического отделов, отдела бухгалтерии и руководителей.

► Эффективная работа менеджеров

Автоматические задания и уведомления помогают менеджеру не забывать вовремя выполнять свою работу.

► История работы с клиентом

В любой момент всю историю работы по клиенту можно посмотреть внутри карточки этого клиента, история не потеряется.

► Контроль рабочих дел

Контроль руководителей позволяет вовремя реагировать на просроченные дела сотрудников.

► Информация по сделкам

Просмотр руководителем отчета по сделкам в работе, внутри которого по выбранным сотрудникам можно посмотреть текущие суммы сделок и их стадии.

► Контроль рабочего времени

Руководитель узнает, если сотрудник не вовремя начал или завершил рабочий день, а также получит еженедельный отчет по работе, который может посмотреть в любое время (рабочее, в командировке, в отпуске и т.д.), удаленно из любого места – отчет сохранится в системе.

► Электронное согласование

Теперь не нужно ходить за личной подписью нескольких руководителей – электронные согласования договоров, заявок на командировку и отпуск, запросы справок и других документов позволяют сотрудникам работать в более удобном формате и экономить время.

► Реестры

Реестры со всеми согласованными документами и историей хранятся в Битрикс24.