Внедрили amoCRM и оптимизировали HR-процессы для аутсорсинговой компании

Требовалось упорядочить базу данных, оптимизировать процессы подбора, а также настроить механики отслеживания карьерного развития сотрудников и эффективности управления всеми HR-операциями.

Для повышения эффективности HR-процессов и работы отдела продаж было решено внедрить amoCRM, а также настроить различные механики.

Сначала сделали базовую настройку аккаунта amoCRM на 16 пользователей. Проработали воронки, этапы работы с заявками на подбор и откликами соискателей. Также настроили права пользователей, дополнительные поля для карточек заявок, откликов, соискателей и заказчиков.

Были реализованы и настроены следующие бизнес-процессы:

1) Процесс работы с заявками на подбор

Охватывает все стадии взаимодействия с заявкой на подбор подходящего предложения. Сначала карточка заявки автоматически создается при поступлении запроса и распределяется на HR-менеджера, после чего сотрудник начинает по ней работу: публикует вакансии и начинает активный подбор. При достижении необходимого количества кандидатов заявка закрывается.

2) Процесс работы с откликами

Направлен на обработку откликов, поступающих от соискателей. Сначала HR-менеджер связывается с кандидатом и делает предложение о работе. Если соискатель согласен, менеджер назначает собеседование, после которого следует этап обработки документов для СБ и утверждение кандидата на новую должность.

3) Процесс работы с холодным активным поиском кандидатов

Реализует привлечение нового персонала по инициативе компании. Поиск ведется по базе резюме: в случае нахождения кандидата с релевантным опытом HR-менеджер предпринимает попытку коммуникации, после чего делает предложение о работе.

В современную эпоху мультиканальной коммуникации соискателям, помимо традиционных джоб-сайтов, доступны корпоративные сайты компаний, где можно найти актуальные вакансии и подать заявку напрямую. Мессенджеры также активно используются для взаимодействия с потенциальными сотрудниками из-за возможности быстрого и удобного общения.

Поэтому с помощью пресетов и расширения для amoCRM мы настроили интеграцию amoCRM со всеми платформами, которые ЭГ-Стафф использует для получения откликов (hh.ru, внешние источники). Теперь карточки соискателей создаются в один клик и хранятся в единой системе, а парсер автоматически распределяет их по воронкам.

Преимущества расширения для браузера заключаются в том, что он универсален и походит для парсинга разных сайтов. При настройке парсера можно задать параметры: что парсить и в какие поля разносить данные. Также можно использовать готовые пресеты — это значительно экономит время и позволяет HR-менеджерам сразу приступать к работе.

Ранее компании приходилось использовать личные аккаунты менеджеров для ведения переписок с клиентами, что было неудобно и небезопасно:

При увольнении сотрудник уносил с собой базу кандидатов;

Руководитель не мог контролировать качество коммуникаций и поэтому не имел прозрачной аналитики по работе подчиненных.

С помощью сервиса Wazzup мы настроили синхронизацию сообщений из WhatsApp с amoCRM, таким образом упростив ведение истории взаимодействий. Теперь все сообщения попадают в единую систему, и руководитель в любой момент может получить доступ к нужной переписке.

Клиенты использовали различные мессенджеры, что значительно осложняло ведение единой клиентской базы и отслеживание коммуникаций. Интеграция с ВКонтакте, Телеграм-ботом и Viber-ботом позволила объединить все каналы связи в amoCRM, что улучшило контроль переписок и обеспечило быструю обработку сообщений.

Ранее звонки распределялись хаотично, что приводило к регулярным пропущенным вызовам. Внедрение облачной телефонии UIS, а также создание единого номера и системы распределения звонков повысили качество обработки вызовов. В результате улучшился клиентский сервис, а нагрузка на сотрудников стала равномерной.

Настроили интеграцию amoCRM с сайтом ЭГ-Стаффа. Теперь заявки с сайта автоматически попадают в amoCRM, что обеспечивает их своевременную обработку и улучшает взаимодействие с клиентами.

Для простой и быстрой фиксации заявок на подбор была настроена форма на базе штатного функционала amoCRM. Автоматизация процесса с помощью формы позволила выработать единый регламент заведения и обработки заявок и повысила точность вводимых данных.

У компании были проблемы с координацией задач и отслеживанием этапов их выполнения, что приводило к задержкам и снижению эффективности менеджеров.

Сервис Sensei позволил создать четкие бизнес-процессы, автоматизировать рутинные задачи и обеспечить прозрачность их выполнения. Настроили больше 30 процессов, что улучшило контроль и управление, повысило продуктивность менеджеров и снизило количество ошибок, допускаемых при работе с заявками.

Интеграция Avito с amoCRM не передавала информацию о корпоративных аккаунтах, затрудняя идентификацию ответственного рекрутера.

Чтобы решить проблему, мы разработали следующий механизм на базе Sensei:

1) При поступлении отклика на объявление с Avito запускается Salesbot, который распознает в названии объявления уникальные 9 цифр (ID сделки amoCRM и номер рекрутера). Эти значения записываются в соответствующие поля.

2) Процесс Sensei распределяет отклики между рекрутерами: отклики из различных источников (VK, Telegram bot, WhatsApp и прочие) распределяются с помощью механизма Sensei Очередь, а отклики с Avito — по индивидуальному идентификатору рекрутера.

3) Для связи отклика с заявкой и передачи информации используется механика запуска подпроцессов. Макропроцесс обращается к микропроцессу и получает ID заявки, после чего информация из заявки записывается в сделку с откликом.

4) При необходимости изменения заявки в процессе трудоустройства всплывает окно с вопросом «Верная ли заявка» и возможностью ввода нового ID сделки.

Решение обеспечило корректное связывание откликов с заявками, распределение задач и поддержание актуальности данных.

При большом потоке клиентов и соискателей сотрудники часто забывают посылать сообщения кандидатам. Иногда менеджеры также же отходят от стандартов общения и пишут по-своему, чтобы сэкономить время.

Мы предложили настроить следующие автоматические рассылки для кандидатов:

В процессах найма все более востребованными и полезным инструментами становятся чат-боты: они берут на себя первичное взаимодействие с кандидатами и тем самым значительно упрощают работу HR-менеджеров. Учитывая платформы, которыми пользуется ЭГ-Стафф, мы предложили клиенту разработку чат-ботов под две задачи:

1) Квалификация соискателей на Авито;

2) Квалификация соискателей в мессенджерах (WhatsApp, Telegram).

Боты задают кандидатам вопросы и собирают необходимую информацию, которую потом используют менеджеры.

Она включает:

Систему сквозной аналитики реализовали через настройку рабочего стола руководителя. Также внедрили функцию автоматической выгрузки данных о работе сотрудников в гугл-таблицы. На их основании отчеты формируются автоматически по заданным параметрам, что обеспечивает прозрачность и объективность информации.

В результате внедрения комания получила прозрачную систему работы с заявками и откликами. У руководителя есть возможность отследить эффективность и конверсию каналов привлечения соискателей, а также качество работы каждого HR-менеджера. Работа сотрудников стала прозрачной и прогнозируемой.