Импортозаместили и переосмыслили Salesforce

Клиент: Geekbrains - крупнейшая образовательная экосистема в СНГ.

Задачи:

1) Обеспечить полное импортозамещение в виде плавного перехода с зарубежной CRM-системы на отечественное решение, работающее на российских серверах, без остановки работы компании

2) Создать единое информационное пространство, интегрирующее работу всех подразделений в компании заказчика

3) Провести анализ функционала Salesforce, реализовать его на отечественном решении с повышением удобства работы на основе обратной связи от команды заказчика. Другими словами, сделать не только так, как было, а даже лучше.

4) Реализовать необходимые интеграции: с почтовыми и рассылочными сервисами (Fasttrack), телефонией, ПО для интерактивной визуализации данных и бизнес-аналитики (Tableau и MetaBase)

5) Предоставить возможность кастомизации и изменения работы CRM-системы без непосредственного участия команды разработчиков

6) Обеспечить и гарантировать стабильную и быструю работу CRM-системы с большим объемом данных (свыше 70 000 активных записей в сутки) с гарантированным SLA (показателем бесперебойной работы) не менее 99,7%

В рамках разработки и внедрения проекта:

1) Обеспечено импортозамещение Saleforce отечественным решением с увеличением количества работающих в CRM-сотрудников в четыре раза (со 150 до 600 человек)

2) Переосмыслен используемый функционал Salesforce и реализован на платформе S2. Например, полностью переработан механизм распределения сделок на менеджеров.

Разработка механизма распределения сделок проходила в три итерации:

В рамках первой итерации автоматический скрипт искал подходящего менеджера для сделки на основе базовых стратегий и нескольких базовых характеристик менеджера.

В рамках второй итерации добавилась новая стратегия и увеличилось количество характеристик менеджера, по которым оценивается его соответствие сделке.

В рамках третьей итерации был переосмыслен подход: теперь ищется не подходящие менеджеры для сделок, а наоборот: подходящие сделки для менеджера. 

Это позволило упростить код и избегать ситуаций, когда сделке не назначался ответственный из-за отсутствия подходящих для нее специалистов. Теперь при отсутствии менеджера у сделки постепенно убираются критерии сравнения до тех пор, пока ответственный не будет найден.

3) Переезд на отечественное решение обеспечивался без остановки работы компании заказчика (в течение двух ночей подряд)

4) Протестирована и гарантирована стабильная и быстрая работа с более чем 70 000 записями одновременно

5) Реализована интеграция с сервисами интерактивной визуализации данных и бизнес-аналитики Tableau и Metabase для удобной работы со сложными отчетами изнутри CRM-системы

На первом этапе в качестве одного из критериев отбора CRM-системы компанией-заказчиком было нагрузочное тестирование.

Нагрузочное тестирование приходило следующим образом: в CRM-системе создавалось большое количество сущностей (500 000 заявок, сделок и контактов), затем в CRM начинали работать 100 менеджеров компании-заказчика, которые в течение часа имитировали работу (переключались между сущностями, меняли информацию в контактах, статусы сделок и так далее). После тестовой работы менеджеров им предлагалось заполнить небольшой опрос, по результатам которого 8 из 10 менеджеров отметили быстродействие S2 CRM.

 Работы по внедрению S2 на первом этапе включали следующие моменты:

1) Сбор бизнес-требований

2) Составление технического задания на реализацию проекта

3) Первичная настройка системы для запуска MVP

4) Запуск в работу в S2 CRM первой тестовой группы менеджеров от компании-заказчика (сотрудники были обучены с нуля работать именно в S2, ранее с Salesforce не сталкивались)

5) Доработка системы на основе собранной обратной связи и статистики

В июле 2021 года реализован глобальный перенос всей базы данных с Salesforce на S2 CRM и переезд всех сотрудников отделов продаж (порядка 200 активных пользователей). 

Перенос и переезд осуществлялся в течение двух ночей подряд (т.к. одно из функциональных требований заказчика - это запрет на приостановку работы компании в рабочее время). 

В переносе и переезде одновременно принимали участие две группы разработчиков - одна со стороны S2, вторая - со стороны Geekbrains.

С июля 2021 года по март 2022 года проходила доработка интеграций, наращивание мощностей и подключение дополнительных отделов и подразделений компании заказчика.

Активная фаза работы над проектом была завершена в феврале 2022 года.

В марте 2022 года был осуществлен переезд с зарубежных мощностей на отечественные сервера и перенос системы на оркестратор Kubernetes для эффективного распределения ресурсов серверов.

Переезд также осуществлялся в ночное время исходя из функциональных требований заказчика о запрете на остановку работы компании в рабочее время.

В настоящее время обеспечивается техническая и информационная поддержка реализованного проекта.

В результате проведенной работы мы:

1) Полностью обеспечили импортозамещение самой популярной CRM-системы в мире Salesforce с увеличением количества активных менеджеров в четыре раза;

2) Переосмыслили имеющийся функционал Salesforce и переработали его в S2 с повышением удобства работы. Так, например, распределение сделок на менеджеров теперь подбирается по 6-ти параметрам с уменьшением признаков для сравнения в том случае, если подходящий менеджер не будет найден. При этом настройка нужных параметров доступна изнутри CRM-системы в наглядном виде;

3) Гарантировали стабильную и быструю работу с любым объемом данных внутри CRM-системы;

4) Обеспечили комфортный переезд на новое решение сотрудников заказчика, т.к. в процессе переезда работа компании не останавливалась