Вопрос к руководителям агентств. Сколько времени в неделю у вас уходит на управление и есть ли у вас ассистенты?

Question

Евгений · Accepted Answer

Время на управление, которое я еженедельно трачу в компании PWD, не стабильно и меняется еженедельно в зависимости от различных факторов. Сама функция управления разделена по зонам ответственности между мной и моим партнёром. Мы с партнёром тратим примерно одинаковое количество времени на управление, ключевые решения обсуждаем и принимаем вместе. Ассистента у меня нет. На прошлой неделе я потратил на различные управленческие задачи 20,5 часов. На этой неделе планирую потратить примерно такое же время. Есть тенденция к увеличению времени, которое я буду тратить на управление вплоть до 80% от общего рабочего времени. Не исключаю найм ассистента в будущем.

Иван · Answer

В среднем на управление агентством у меня уходит порядка 10 часов в неделю, по 2 часа в день. В этот объём включены работы по постановке задач сотрудникам в Яндекс.Трекере, проверка еженедельной отчетности по клиентам, анализ рекламных кабинетов и статус выполнения задач. Я предпочитаю лично отслеживать ключевые показатели эффективности маркетинга клиентов, хотя эту работу могут выполнять коллеги. Для меня важно, чтобы результаты нашей работы соответствовали поставленным с клиентами целям, а также, чтобы клиенты понимали, когда и что мы делаем, видели не только результат, но могли и отследить процесс. Также на мой стиль работы повлиял бэкграунд — я сам работаю в маркетинг более 15 лет и в разное время занимал руководящие должности в маркетинговых подразделениях крупных брендов. Видимо поэтому я ещё не изжил из себя маркетолога и то и дело погружаюсь в детали работы с каждым клиентом.

Константин Андреевич · Answer

Признаюсь честно – ассистента у меня пока нет. Но это не потому, что я герой-многостаночник, а потому что выстроил процессы так, чтобы не зависеть от постоянного контроля.

На управление агентством уходит около 2 часов в день (иногда меньше, если нет форс-мажоров). Ещё 2 часа трачу на личный бренд и продажи – без этого никуда, ведь новые клиенты не приходят сами.

Очень много времени было потрачено на:

Автоматизацию рутины – все повторяющиеся процессы либо делегированы, либо работают на скриптах.
Чёткие регламенты – команда знает, что делать без моего участия.
Фильтры на входящие задачи – если вопрос решается без меня, он даже не доходит до меня.

Конечно, бывают недели, когда приходится влезать глубже – но это исключение, а не правило.

Александр · Answer

Было бы здорово, чтобы этот комментарий написала ассистент. :)

А если серьезно, бизнес-ассистент - одно из лучших решений нашей компании в 2024 году. Ранее приходилось самостоятельно заниматься массой операционных задач: маркировка рекламы, подготовка договоров, даже заказ канцелярии и воды приходилось зачастую обеспечивать самостоятельно.

Все это могло занимать более половины рабочего дня, а стратегические вопросы по развитию компании оставалось решать вечерами и ночами, что вело к низкой эффективности и пресловутому выгоранию. Сейчас такой проблемы нет.

Первое время было сложно занять ее на целый день. Это было связано с необходимостью проверять работу и отвечать на вопросы (из-за отсутствия регламентов работы ассистента). Но постепенно задач становилось все больше, они становились сложнее и важнее.

Сейчас же ассистентка курирует внутренний маркетинг компании, занимается документооборотом и частью финансового учета и это восхитительно.

На текущий момент график у нее расписан на несколько дней вперед. Конечно, сам я большинство задач делал бы быстрее, но собственник не может закрывать все вопросы, когда команда и агентство растет, поэтому вопрос делегирования рутинных понятных задач - один из важнейших шагов к такому желанному всеми выходу из операционки.

Для вывода в штат ассистента я бы посоветовал создать регламент и выделить спектр задач, которые необходимо внедрить в процесс работы на ближайшее время.

Александр · Answer

В нашем digital-агентстве Social Lift (работаем с 2012 года) управление - это гибрид стратегических решений и операционной работы. Лично я, как генеральный директор, до сих пор вовлечён во все ключевые процессы: от клиентских стратегий до финансового планирования и командообразования.

Время на управление:
- ~20–25 часов в неделю (включая встречи с клиентами, контроль проектов, экономику и развитие).
- Операционка (работа с командой, решение текущих вопросов) — ещё 10–15 часов. 

Почему без ассистентов?

- Большая роль автоматизации процессов: общие календари, таск-менеджер, напоминания.
- ИИ-инструменты: максимально интегрирован в рабочие процессы, на этапе ввода ИИ в качестве голосового ассистента на созвонах команд.
- Семейный формат агентства: Долгосрочные клиенты и проверенные процессы снижают хаос, а доверие в команде позволяет делегировать без лишнего контроля. 

Кратко могу сделать следующий вывод: Для малого/среднего агентства с отлаженными процессами тотальное погружение руководителя — это скорее преимущество, если есть инструменты для экономии времени. Но с ростом нагрузки, возможно, стоит задуматься о персональном ассистенте для рутины. Главное — сохранять баланс между контролем и свободой для стратегии.

Дмитрий · Answer

Я руковожу агентством уже почти 14 лет. И если первые несколько лет это было скорее «сам себе директор, сам себе курьер», то рост компании, количества задач, количества людей в команде заставил серьезно пересматривать свой подход во всему. К организации процесса, к попыткам соблюдать баланс работы и обычной жизни. Труднее всего оказалось научиться делегировать и полностью доверить какие-то процессы другим людям. Даже при наличии сверх надежных коллег и партнерского плеча меня долго преследовало столь частое в подобных случаях убеждение, что лучше тебя никто не сделает.

В моем случае в определенный момент меня догнало осознание, что везде нести бревно подобно Ленину на субботнике не получится - и придется выбирать себе приоритетные и самые важные задачи. С ростом количества задач и проектов пришлось провести четкие грани ответственности между мной, партнером и ключевыми управленцами в компании. Я сконцентрировался на развитии бизнеса, новых партнерствах и отношениях с ключевыми клиентами. Мой партнер взял на себя руководство всей операционной работой и командой - и это позволило совсем по другому тратить силы и ресурсы, и развиваться с совсем иной скоростью.