Автоматизация тендерного отдела: от технического задания к расчёту оборудования

Открыть закупку, разобрать техническое задание, найти подходящие товары, сверить характеристики и цены, собрать калькуляцию. У поставщика оборудования это один рабочий процесс, который часто распадается на десятки вкладок и несколько таблиц.

Я разработал рабочее место, где тендер, требования, подбор и сохранённый расчёт связаны между собой. Покажу на конкретном примере, что получилось, какие действия удалось собрать в системе и как оценивать потенциальную экономию времени.

Почему я занялся этой задачей

Я семь лет занимаюсь маркетингом. Чем глубже погружаюсь в бизнес клиентов, тем чаще вижу: получить обращение или найти возможность для продажи — только начало. Дальше результат зависит от того, как устроена работа внутри компании.

В тендерном отделе такой точкой оказался расчёт оборудования. Найти закупку недостаточно. Нужно понять, что именно требуется, подобрать подходящие позиции и разобраться, имеет ли смысл участвовать. Если каждый раз собирать этот путь вручную, специалист тратит силы на повторные переходы между источниками.

Поэтому я начал с самого процесса: какие документы открывает сотрудник, что проверяет у поставщиков, как считает стоимость и в каком виде передаёт результат дальше. Под этот сценарий и строилась система.

Из набора вкладок — в одно рабочее место

В интерфейсе есть тендеры, расчёты, поставщики и история. Основной экран показывает карточку закупки и связанный с ней подбор: состав, количество, рассчитанную стоимость и варианты изменения цены контракта.

Смысл не в том, чтобы просто перенести таблицу на сайт. Требование должно быть связано с товаром, товар — с источником цены, а итог — с конкретной сохранённой версией. Тогда сотрудник может вернуться к расчёту и понять, на каких данных он был сделан.

Карточка реального расчёта в Axellogic. Фрагмент интерфейса; заказчик и номер закупки скрыты.

Что система берёт на себя

Разбор документов. Из структурированных DOCX и XLSX извлекаются позиции, количества и требования. Их можно проверить по исходному документу: продолжение строки не должно превращаться в ещё один товар.

Работа с данными поставщика. Цены и доступность из подготовленной выгрузки используются в расчёте вместе с характеристиками. В показанном примере взят датированный каталог одного поставщика. Это позволяет сравнивать предложения по единой структуре, не переписывая каждую цену в калькулятор.

Калькуляция и сценарии. Количество связывается со стоимостью выбранных позиций. Рядом видно, как меняется остаток при снижении цены контракта. Проверенные технические условия и вопросы к составу доступны для отдельного разбора.

Сохранение и передача результата. Версия расчёта остаётся в системе вместе с основаниями. Её можно открыть повторно и скачать в Excel — без повторной сборки отчёта из разных файлов.

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13836 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Реальный пример: четыре компьютера и три монитора

Для одной закупки в системе подготовлен подбор четырёх системных блоков и трёх мониторов. Стоимость оборудования по зафиксированным данным — 286 110 ₽, бюджет закупки — 525 361 ₽. На экранах показан настоящий интерфейс; сведения о заказчике, поставщике и конкретных товарах обезличены.

Рядом с составом система показывает четыре сценария. При цене контракта без снижения остаток до дополнительных расходов составляет 239 251 ₽. При снижении на 5% — 212 982,95 ₽; на 10% — 186 714,90 ₽; на 15% — 160 446,85 ₽.

Такой экран помогает обсуждать решение предметно: не «тендер вроде интересный», а «вот состав, вот стоимость оборудования и вот изменение расчёта при снижении цены». Остаток здесь не равен прибыли: доставка, налоги и другие расходы должны войти в полную экономику отдельно.

Стоимость оборудования и четыре сценария цены контракта. Остаток до дополнительных расходов не равен прибыли.

В этом подборе подтверждено 20 из 21 технического условия. Поэтому результат остаётся предварительным: специалисту нужно закрыть оставшееся условие и проверить допуск к закупке. Автоматизация помогает подготовить решение, а ответственность за участие остаётся у человека.

Что означает «два клика»

Для уже сохранённого результата сценарий действительно короткий: открыть подбор и скачать Excel. В выгрузке — состав, расчётные данные и варианты цены контракта. Не нужно заново собирать тот же отчёт.

Здесь важно разделять получение готовой версии и подготовку нового тендера. Документы, актуальность каталога и спорные технические условия требуют проверки. Полностью автономный ежедневный подбор по всем поставщикам — следующий этап развития, а не результат, который я приписываю этой версии.

Сохранённая версия расчёта: показатели, история и повторное открытие результата. Фрагмент настоящего интерфейса.

Как оценить экономию времени

Чтобы понять масштаб задачи, посчитаем пример трудозатрат. Это расчётная модель с допущениями, не хронометраж проекта и не описание закупки выше.

Предположим, в тендере восемь товарных групп. Сотрудник проверяет пять источников по каждой группе и тратит в среднем шесть минут на проверку. Только поиск и сравнение занимают 8 × 5 × 6 = 240 минут. Добавим 45 минут на чтение ТЗ, 60 — на сопоставление характеристик, 30 — на калькуляцию и 30 — на отчёт. Получается 405 минут, или 6 часов 45 минут — значительная часть рабочего дня.

Для целевого процесса с подготовленным каталогом примем другой план: 45 минут на подготовку данных, 30 — на проверку требований, 30 — на проверку вариантов и 15 — на итоги и выгрузку. Всего 120 минут, или два часа. Разница в этой модели — 4 часа 45 минут, около 70% исходного времени.

Расчётная модель трудозатрат с допущениями — не фактический замер проекта.

Это ориентир для оценки проекта. Фактический эффект зависит от сложности ТЗ, качества каталога и доступности цен. Его следует измерять на одинаковых задачах: от получения документов до проверенного расчёта, включая исправления и участие сотрудника.

Что получилось и к чему я стремлюсь

Получилось рабочее место с реальной закупкой, рассчитанным оборудованием, проверяемыми основаниями и выгрузкой. Повторное открытие сохранённой версии не требует заново проходить весь ручной путь.

Для меня это и есть практический смысл автоматизации: освобождать человека от переноса данных, повторных расчётов и поиска уже найденной информации. Его время должно уходить на выбор и проверку решения.

Сейчас я с головой погрузился в автоматизацию бизнес-процессов клиентов. Инструменты ИИ помогают быстрее разрабатывать такие системы, но ценность я вижу в конкретном рабочем результате: понятном расчёте, удобном действии сотрудника и данных, которым можно доверять. К такому будущему бизнеса, на мой взгляд, и стоит стремиться.

Есть похожая задача?

Если ваша команда регулярно разбирает документы, сравнивает предложения или собирает расчёты вручную, начнём с этого процесса. Покажите, откуда приходят данные, что проверяет сотрудник и какой результат нужен на выходе.

Откройте мой профиль на Workspace → «Контакты» → значок VK. Для первого разговора достаточно описания задачи или обезличенного примера таблицы — готовое техническое задание заранее не требуется.