Тендеры и лиды
Информация
Поставщик прислал счет прорабу в мессенджер. Тот переслал его снабженцу, а он — финансисту. Через неделю поставщик звонит и спрашивает, когда придет платеж. Материал лежит у него на складе. После выяснения оказывается, что документ застрял на одном из этапов.
Команда pickTech разобралась, как устроен реестр счетов на оплату и какие графы нужны в образце для стройки. В статье описываем этапы, которые проходит счет, и места, где он может потеряться, а также три способа вести реестр: Excel, 1С и сервис снабжения.
Реестр счетов на оплату — это журнал входящих счетов поставщиков. Каждому отведена строка, где виден этап: получен, согласован, назначен к платежу, оплачен или закрыт.
У слова «реестр» в финансах несколько значений. На вопрос «реестр на оплату — что это» нет одного правильного ответа. В узком смысле реестр для оплаты — список счетов, которые компания должна оплатить в конкретный день. Его собирают из согласованных позиций, утверждают и передают бухгалтеру.
В 1С:Бухгалтерии так называют и перечень подготовленных платежных поручений на согласование, а в статьях об 1С — отчет по выписке за период. Ищете образец — проверьте, о каком реестре речь.
Платежный календарь показывает все будущие поступления и списания компании по дням: налоги, зарплату, аренду, деньги от заказчиков. Платежи поставщикам попадают туда одной из строк расхода. Реестр фиксирует документ до решения о платеже.
Шесть граф есть во всех прочитанных нами образцах из поисковой выдачи: номер, дата, контрагент, сумма, срок, статус. Для офиса с одной кассой этого хватает. В стройке этого мало: к строке нужно привязать объект, заявку прораба и поставку на площадку.
Графы, которые мы советуем держать в образце:
Номер и дата счета, когда получен.
Поставщик и ИНН.
Объект и заявка-основание, по которой покупали.
Сумма и ставка НДС.
Статья бюджета или лимит объекта.
Условия: предоплата, платеж по факту поставки или отсрочка в днях по договору.
Срок платежа.
Этап: получен, на согласовании, согласован, к платежу, оплачен, отклонен.
Кто согласовал и когда.
Дата платежа и номер платежного поручения.
Поставка: привезли полностью, частично или еще не привезли.
Закрывающие: УПД или накладная получены или нет.
Комментарий: причина отказа, переноса или частичного платежа.
В этих образцах нет объекта, поставки и закрывающих документов. Но такие графы помогают понять бухгалтеру, из какого бюджета брать деньги, а прорабу — какие материалы доставлены.
Мы собрали реестр на оплату счетов: образец в экселе с этими графами. Чтобы таблицей было удобно пользоваться, хватит следующих настроек.
Этап и условия выбирать из выпадающего списка, чтобы в одной графе не встречались «оплачен», «оплачено» и «опл.».
Выделять цветом строки, где срок прошел, а платеж не проведен.
Фильтровать по объекту, чтобы прораб видел свои позиции.
На втором листе считать число и сумму счетов к платежному дню.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13839 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Счет проходит шесть этапов, и на некоторых из них он может задержаться.
Счета приходят на почту снабженца, в мессенджер прораба или на бумаге вместе с поставкой. При нескольких источниках входа часть попадает в реестр с опозданием, часть не попадает вовсе. Чтобы счет не потерялся, нужны одна точка входа и графа «дата получения». Так видно, сколько он пролежал без движения.
Здесь проверяют: те ли позиции и в том ли количестве, что просили в заявке на материалы? Хватает ли на это денег по статье? Если поставщиков было несколько, совпадает ли документ с вариантом, который выбрали по конкурентному листу?
Типичные расхождения могут быть в лишней позиции, другой единице измерения (тонны вместо мешков). Также цена может быть выше согласованной. Если сверку пропустить, ошибка всплывет после платежа, когда вернуть деньги сложнее.
Единого порядка нет, но есть типовой маршрут: инициатор, руководитель проекта или подразделения, финансовый директор с проверкой бюджета, бухгалтер или казначей. Пороги по сумме каждая компания задает сама. Например, в разборе «Нескучных финансов» с суммой до 10 тыс. рублей решение принимает менеджер, до 100 тыс. — руководитель отдела, выше — собственник.
На этом шаге счета застревают чаще всего. Согласующий может быть в отпуске или письмо потерялось в почте. У этапа нет четкого срока.
Советуем придерживаться четырех правил:
у каждого этапа есть срок в днях;
на время отсутствия согласующего назначен заместитель;
отказ без причины не принимается;
причина записывается рядом со счетом.
После согласования финансист решает, когда платить: сейчас, позже или частями. Порядок оплаты указан в условиях договора: предоплата до поставки, платеж по факту после приемки или по отсрочке.
Из назначенных позиций собирают реестр на конкретную дату. Его утверждает финансовый директор и передает бухгалтеру. Если день платежа никто не назначил, счет теряется. Поставщик ждет оплату, а в реестре строка числится «согласованной», как будто задача выполнена.
Платеж проводят в клиент-банке или в 1С. Потом его связывают со строкой реестра, иначе она останется неоплаченной. Сверку упрощает номер счета в назначении платежа. Без него разбор выписки превращается в ручной поиск по суммам и контрагентам.
Если платят этапами, нужна графа остатка, иначе непонятно, сколько должны поставщику.
В прочитанных нами образцах этого шага нет. После платежа нужно получить УПД (универсальный передаточный документ) или накладную и убедиться, что материал приняли на объекте. Это особенно важно при предоплате.
Здесь же всплывает частичная поставка. Количество по документу не совпадает с тем, что привезли. Если материалов меньше, остаток нужно либо дождаться, либо закрыть с поставщиком. Графы «поставка» и «закрывающие» превращают эти хвосты в список, который можно разобрать раз в неделю.
Выбор подходящей программы зависит от трех факторов:
количество документов в месяц;
количество объектов;
кто участвует в согласовании.
Подходит для небольшого потока и одного-двух объектов, если решение принимает один человек. Платить за отдельный сервис не нужно, начать можно за вечер, а графы легко подогнать под себя.
Ограничения начинаются с ростом потока. У таблицы нет маршрута согласований и сроков по этапам. Кто и когда поправил строку, видно только по версиям файла. С телефона работать в общей таблице неудобно, и счета снова могут уйти в мессенджер.
Возможности зависят от конфигурации, поэтому что именно в 1С есть, стоит уточнять. По официальным материалам 1С:
В 1С:Бухгалтерии 8 входящие ведутся документом «Счет от поставщика», а плановые платежи поставщикам видны в платежном календаре. С версии 3.0.158 в программе можно согласовывать платежи, но согласуют готовые платежные поручения. Если согласующий в программе не работает, 1С предлагает распечатать ему реестр платежей и внести результат вручную.
В 1С:УНФ есть «Заявка на расход денег» с маршрутами согласования по сумме, статье или автору.
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации есть «Заявка на расходование денежных средств» с контролем лимитов.
Для стройки есть отраслевое решение «1С:Подрядчик строительства. Управление финансами». По описанию 1С, оно построено на Бухгалтерии и дополнено казначейством: маршруты согласования, лимиты, платежный календарь.
Удобство 1С в том, что платежи и учет находятся в одной системе.
Минусы тоже есть. В Бухгалтерии согласование стоит в конце цепочки, на готовой платежке. Мобильному клиенту Бухгалтерии, по описанию 1С, нужен постоянный интернет и отдельная лицензия на каждый сеанс. Связи счета с заявкой прораба и приемкой на объекте в описаниях Бухгалтерии мы не нашли. Ее стоит проверять в отраслевых решениях.
Это система, где документы находятся рядом с потребностью объекта и поставкой. Такие сервисы делают «Синтека», «Майснаб», Gectaro и другие. Сравнивать их удобно по тем же шести этапам.
«ПУСК.Снабжение» — один из достойных вариантов. По справке «ПУСКа», путь выглядит так:
счет загружают файлом с распознаванием или создают прямо из заявки, а позиции сопоставляют с ее позициями;
у суммы есть индикатор, который показывает, укладывается ли покупка в лимит статьи;
маршруты согласования настраиваются для заявок и счетов, у этапов есть срок в днях, просрочку видно в отчете по исполнительской дисциплине;
согласованный счет назначают к платежу с датой и суммой, оплату можно разбить на этапы. Из назначенных собирается реестр на дату, после его согласования бухгалтер получает уведомление;
накладную или УПД на объекте фотографируют в мобильном приложении и сопоставляют позиции со счетом. Автоматическое сопоставление включается по запросу компании.
Ограничения тоже есть. Сам платеж «ПУСК» не проводит. Деньги переводят в клиент-банке или 1С, а оплату сервис видит через интеграцию с Альфа-Банком, Т-Банком и Точкой, по выписке или из 1С. Обмен с 1С описан для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:УНФ 3.0: счета уходят из «ПУСКа» в 1С, факты оплаты — из 1С в «ПУСК».
Юридически значимого ЭДО в продукте нет. Распознанный документ человек проверяет перед сохранением, а мобильное приложение без интернета не работает. Если компании нужен один инструмент и для платежей, и для бухгалтерии, а снабжение простое, сервис будет лишним звеном.
Если реестра пока нет, начните с таблицы и пяти правил:
Все счета приходят в одну точку и в тот же день попадают в реестр.
Без основания и объекта строка не уходит дальше.
У каждого этапа есть срок и заместитель.
Номер счета указывается в назначении платежа.
Раз в неделю разбирается список оплаченного без закрывающих.
Когда документов и согласующих станет больше и один человек не будет успевать сверять, таблицу стоит сравнить с системой. Там маршрут согласования и сроки этапов задаются настройкой.
