АРКУС 
Тендеры и лиды
Информация
Коротко: автоматизацию небольшой управляющей компании проще всего начать с расчётов: показаний, начислений, квитанций и оплат. Вместе с ними стоит сразу подключить личный кабинет жителя. Так из ручной работы уходит большая часть рутины: ввод показаний, разнесение оплат, выгрузки в ГИС ЖКХ и 1С, звонки жителей. Первые перемены обычно заметны через два-три месяца.
В управляющей компании на несколько домов всё держится на двух-трёх людях. Бухгалтер собирает показания, считает квартплату, печатает квитанции, разносит оплаты, готовит выгрузки и отвечает на звонки. Руководитель понимает, что пора что-то менять, но не знает, с какого конца взяться. К тому же нынешняя схема худо-бедно работает, и переход на новую программу кажется долгим и рискованным.
Разберём по порядку: с какого процесса начать, что программа возьмёт на себя, как перейти без остановки работы и как понять, что стало лучше.
Автоматизация управляющей компании означает перевод ежемесячных операций в программу, где данные вводятся один раз и дальше используются везде: в расчётах, квитанциях, выгрузках и отчётах. Чтобы понять, что именно переводить, сначала посмотрите, где сейчас уходит время.
Эти ситуации знакомы почти каждой небольшой УК:
Показания счётчиков приходят отовсюду: бланки в ящике, звонки, сообщения в мессенджерах. Бухгалтер несколько дней переносит их в таблицу.
Начисления считаются в Excel или в программе, которую когда-то настроил знакомый программист. Перерасчёты и пени бухгалтер делает вручную.
Квитанции печатаются и раскладываются по ящикам. Если в расчёте ошибка, всё повторяется.
Оплаты приходят реестрами из банка, их разносят по лицевым счетам вручную.
ГИС ЖКХ и 1С. Данные для ГИС ЖКХ и для бухгалтерии готовятся отдельно, часто с повторным вводом.
Отчёты для директора, собственников и совета дома собираются из нескольких таблиц.
Звонки жителей: «сколько мне платить», «почему такая сумма», «куда передать показания», «у нас течёт кран».
Долги. Кто сколько должен, видно только после сверки, а напоминания рассылают вручную.
По отдельности каждая задача занимает немного. Вместе они съедают большую часть месяца. А стоит бухгалтеру уйти в отпуск или на больничный, работа встаёт.
Начинать стоит с расчётов с жителями и личного кабинета. Чтобы проверить, подходит ли это вашей компании, ответьте себе на три вопроса.
1. Что мы каждый месяц делаем руками? Обычно это ввод показаний, расчёт, квитанции и разнесение оплат.
2. Где чаще всего ошибаемся? Чаще всего в начислениях: неверные показания, забытый перерасчёт, неправильный тариф. Каждая такая ошибка оборачивается звонками, жалобами и задержкой оплаты.
3. Что встанет, если бухгалтер заболеет? Если ответ «всё», значит, знания о расчётах хранятся в голове одного человека.
В небольшой УК все три ответа почти всегда ведут в одно место: к расчётам с жителями. Показания, начисления, квитанции и оплаты связаны в одну цепочку. Без показаний не посчитать начисления, без начислений не выпустить квитанции, без оплат не закрыть месяц. Поэтому начинать стоит с этой цепочки целиком.
«Если без бухгалтера встаёт вся работа, расчёты живут в голове одного человека. Программа переносит их туда, где они доступны всей команде.»Вместе с ней сразу подключайте личный кабинет жителя. Через него показания, оплаты и обращения приходят в электронном виде, и бухгалтеру больше не нужно перепечатывать их с бумаги.
Вот что меняется, когда расчёты ведутся в специализированной программе для расчёта ЖКУ (её ещё называют биллингом ЖКХ), а жители пользуются личным кабинетом.
Например, так устроена связка АРКУС Биллинг и личного кабинета Квартплата.Онлайн. Кабинет для жителей подключается без дополнительной платы, а показания, оплаты и заявки из него сразу попадают в систему управляющей компании.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13752 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
При смене программы обычно боятся двух вещей: что остановятся расчёты и что жители запутаются. Обе проблемы снимаются, если идти по шагам.
Шаг 1. Перенос базы. Лицевые счета, площади, тарифы, история начислений и долгов переносятся из текущих таблиц или программы. Обычно это делает разработчик. Заодно всплывают старые ошибки: дубли лицевых счетов, устаревшие тарифы. Их лучше исправить сразу.
Шаг 2. Контрольный месяц. Один расчётный период бухгалтер считает и по-старому, и в новой программе, а затем сравнивает результаты. Квитанции жителям уходят как обычно. Когда расчёты совпадают, старые таблицы можно отключать.
Шаг 3. Обучение. Бухгалтеру нужно несколько занятий и поддержка под рукой на первые месяцы. Важно, чтобы на вопросы отвечали специалисты, которые разбираются и в программе, и в расчётах ЖКХ.
Шаг 4. Подключение жителей к личному кабинету. Объявления в подъездах, QR-код на квитанции, разговор с председателями советов домов. Первые жители, как правило, подключаются в течение нескольких недель. Дальше их число растёт от месяца к месяцу.
Сколько времени занимает переход? Для ориентира: внедрение АРКУС Биллинг занимает около 14 дней. За это время разработчик переносит базу, настраивает тарифы и обмен с банками, ГИС ЖКХ и 1С, обучает бухгалтера и создаёт личные кабинеты жителей.
Считать минуты и вести журналы не нужно. Достаточно до перехода записать три цифры, которые у вас и так есть:
в какой день месяца обычно готовы квитанции;
какая собираемость была за последние месяцы;
сколько жалоб и перерасчётов по квитанциям бывает за месяц.
Через два-три месяца после перехода сравните их. Многое будет заметно и без сравнения:
квитанции готовы раньше, и закрытие месяца проходит быстрее;
жители реже звонят с вопросами о суммах и показаниях;
показания и оплаты приходят через приложение, их не нужно вводить вручную;
выгрузки в ГИС ЖКХ и 1С занимают минуты;
руководитель видит начисления, оплаты и долги по каждому дому в одном отчёте;
отпуск бухгалтера больше не пугает: все данные хранятся в программе.
Собираемость растёт постепенно. Жители получают квитанцию в телефоне, видят долг и оплачивают его сразу, без похода в банк. Первые изменения становятся заметны через несколько месяцев, по мере того как к личному кабинету подключается всё больше жителей.
«Каждое показание, которое житель передал через приложение, бухгалтеру уже не нужно переносить с бумаги. Каждая оплата из приложения сразу видна в расчёте.»Руководитель:
в любой момент видит собираемость и долги по каждому дому, не дёргая бухгалтера;
меньше зависит от одного сотрудника;
может взять в управление ещё несколько домов, не расширяя штат;
спокойнее проходит проверки, потому что данные в ГИС ЖКХ размещаются вовремя.
Бухгалтер:
вводит вручную заметно меньше показаний и оплат;
реже переделывает начисления и печатает квитанции заново;
выгружает данные в ГИС ЖКХ и 1С в несколько действий;
реже отвечает на звонки: суммы и долги жители видят в приложении;
закрывает месяц спокойно, без авралов в последние дни.
Выпишите, что в вашей компании каждый месяц делается вручную.
Ответьте на три вопроса: где больше всего рутины, где ошибки, что встанет без бухгалтера.
Запишите три цифры: день готовности квитанций, собираемость, количество жалоб.
Выберите программу для расчёта ЖКУ с личным кабинетом жителя и договоритесь о контрольном месяце.
Через два-три месяца сравните цифры и решите, что автоматизировать дальше.
Автоматизацию управляющей компании не обязательно начинать с большого проекта. Хватит одного понятного процесса, контрольного месяца и трёх цифр для сравнения. Через квартал станет видно, как изменилась работа.
