Автоматизация документооборота в Битрикс24 для ООО «Альянс-М»

• Заказчик: ООО «Альянс-М» (г. Москва) — сервисное обслуживание тепловых пунктов.

• Интегратор: ИТ-компания CRMagic (г. Калининград).

• Задача: Оцифровать договорной отдел и связать цепочки документов (договоры, допсоглашения, счета, акты) в единой системе.

Проблематика Проекта

До старта проекта учет сотен подрядчиков и документов велся вручную в Excel. Из-за отсутствия связей между файлами дополнительные соглашения терялись в папках, согласование затягивалось в почте, а менеджерам приходилось вручную вычислять НДС и запрашивать статусы оплат у бухгалтерии.

Что было сделано (Решение)

1. Архитектура документов: Базу перенесли из таблиц в Битрикс24. На базе Смарт-процессов настроили жесткую древовидную связь: карточка контрагента ➜ основной договор ➜ допсоглашения ➜ счета и закрывающие акты.

2. Автоматизация процессов: Внедрены линейные маршруты согласования документов с автоматической сменой ответственных на каждом этапе.

3. Генерация и вычисления: Настроили автоматическое заполнение печатных форм документов по шаблонам из CRM и роботизированный расчет НДС.

4. Финансовый контроль: Реализовали автоматический пересчет баланса договора при переходе связанных счетов в статус «Оплачен».

Бизнес-результат

• Договорной отдел полностью избавлен от рутины и ручного копирования данных.

• Обеспечен 100% контроль за этапами согласования и дебиторской задолженностью в Live-режиме.

• Вся история исполнения обязательств по каждому подрядчику теперь аккумулируется в единой карточке договора.