Автоматизация процессов закупок и снабжения на примере медицинской косметологическойкомпании

Перенести все процессы снабжения и закупок, списания и бюджетирования расходных товаров в единое цифровое пространство Битрикс24, исключив «ручное» управление и обеспечив 100% прозрачность выделенных бюджетов.

1. Создание раздела «Закупки» через смарт-процессы раздела «Автоматизация»

Раздел вынесен в главное левое меню для быстрого доступа. Настроена ролевая модель и филиалы видят только свои заказы, а закупщики и руководители — общий поток и аналитику.

Настроена воронка с этапами для удобной визуализации хода выполнения закупки:

• Новая заявка. На этом этапе фиксируются все поступившие заявки закупщику.

• В работе. На этом этапе закупщик выполняет закупку.

• В ожидании. На этом этапе уточняется информация и принимается итоговое решение по закупке.

• Успех. На этом этапе заявка выполнена и закрыта.

2. Настройка подразделов для контроля процессов

• Основные закупки. Создание и обработка заявок на закупку товаров и материалов

• Списание товара. Процесс списания материалов и косметики

• Поставщики. Справочник поставщиков с контактами и комментариями

• Бюджеты. Планирование и контроль бюджетов по филиалам

3. Структурирование расходов по фондам

Чтобы контролировать бюджет, автоматизировали систему из 5 целевых фондов:

1. Канцтовары.

2. Кофе.

3. Расходы клиентов.

4. Хозяйственные товары.

5. МРМ (Материалы и расходники для оборудования).

Это позволило компании видеть детальную структуру затрат по каждой клинике в режиме реального времени.

4. Автоматизация цикла «Основная закупка»

Выстроили замкнутую цепочку прохождения заявки, где система сама ведет пользователя за руку:

• Инициация. Сотрудник создает заявку через «Быстрый элемент». Система автоматически запрашивает фото/скриншот товара через уведомление, чтобы закупщик не купил «не то».
  

• Инвентаризация «на лету». При заказе сотрудник обязан указать текущие остатки по фондам. Если позиция не заполнена, бизнес-процесс автоматически обнуляет её, защищая от избыточных закупок.
  

• Коммуникации внутри процесса. Все вопросы закупщика к исполнителю обсуждаются во встроенном чате внутри карточки. Вся история (таймлайн) сохраняется навсегда — больше никаких переписок в сторонних мессенджерах, разных чатах, задачах и т.д.
  

• Финал. При закрытии заявки система требует указать фактическую сумму сделки для учета в бюджете. В случае отказа — обязательное поле «Причина отказа» для последующей аналитики.

5. Внедрение автоматического бюджетирования

Настроили роботов, которые автоматически рассчитывают три ключевых показателя для каждого филиала:

• Плановый бюджет: Лимит на месяц, установленный руководством.

• Зарезервировано: Сумма всех заявок, которые находятся в статусе «В работе».

• Израсходовано: Сумма по успешно закрытым сделкам.

• Остаток: Рассчитывается мгновенно, позволяя избежать перерасхода.

6. Управление базой поставщиков

Вместо разрозненных записных книжек создан единый справочник на смарт-процессах. Каждая закупка привязывается к конкретному контрагенту. Это дает возможность руководству видеть: с кем работают чаще, у кого лучшие цены и по каким городам распределяются заказы.

7. Система уведомлений

Чтобы процессы настроили роботов для авто уведомлений:

• Новая заявка – закупщику;

• Требуется заполнить фонды – исполнителю;

• Вопрос от закупщика – исполнителю (в чат/заметки);

• Изменение статуса заявки – всем участникам;

• Завершение заявки – заявителю.

Внедрение автоматизированной системы закупок в «Битрикс24» позволило сети «Новолазер» полностью оцифровать административно-хозяйственную деятельность. Главный результат — руководство получило инструмент управления расходами в режиме реального времени, а сотрудники филиалов — понятный и быстрый сервис заказа необходимых материалов.