Автоматизация расчетов и документооборота через сложные бизнес-процессы в amoCRM

Автоматизировать процесс расчета стоимости свай, сократить время обработки заявок в amoCRM с 2 дней до 2 часов.

Исходная проблема:

До внедрения нашего решения все расчеты стоимости выполнялись вручную, и это создавало массу проблем:

- Человеческий фактор: Менеджеры допускали ошибки при расчетах, что приводило к неточностям в коммерческих предложениях (КП). Клиенты теряли доверие, когда получали разные цифры при повторных запросах. Ошибки в расчетах приводили к потере 15% потенциальных сделок, что в денежном выражении составляло около 1,5 млн рублей в квартал.

- Длительность процесса: Ручной расчет занимал огромное количество времени. Менеджеры тратили до 4 часов на один расчет, учитывая все параметры: количество свай, их сечение, длину, километраж доставки, тоннаж машины, количество бригад и многое другое. Это замедляло обработку заявок, клиенты ждали КП до 2 дней, что приводило к потере 20% заявок. В среднем, это составляло 30 потерянных сделок в месяц.

- Отсутствие автоматизации: Клиенты не могли самостоятельно рассчитать стоимость на сайте, а менеджеры вынуждены были делать одни и те же расчеты по несколько раз. Это увеличивало нагрузку на менеджеров, снижало их эффективность и приводило к 30% потери времени на рутинные задачи.

- Необходимость интеграции с amoCRM: Все расчеты должны были автоматически записываться в карточку сделки в amoCRM, чтобы их можно было использовать для формирования КП. Без этого менеджеры вручную переносили данные, что увеличивало вероятность ошибок и занимало дополнительное время.

Задачи которые предстояло решить:

1. Автоматизировать процесс расчета стоимости свай, монтажа, доставки и дополнительных услуг, внедрив динамический калькулятор в amoCRM и на сайт компании в течение 14 дней, чтобы сократить время формирования КП на 70%.

2. Добиться 100% точности расчетов за счет автоматизации и исключения ручного ввода данных, полностью устранив ошибки, связанные с человеческим фактором.

3. Сократить время обработки заявок с 2 дней до 2 часов и автоматизировать отправку КП на почту клиента, чтобы ускорить процесс формирования и отправки коммерческих предложений.

4. Обеспечить автоматическую передачу данных с сайта в amoCRM и обратно, чтобы клиенты могли видеть актуальные расчеты, а менеджеры — сразу работать с заявками.

Сократить время передачи данных до 5 минут.

Разработка мастер-процесса "Калькулятор" и динамический расчет с использованием формул в Sensei, интеграция с сайтом и автоматическая отправка КП.

Для решения задачи мы использовали инструмент Sensei в amoCRM, который позволил создать динамический калькулятор с учетом всех параметров. Проект был реализован всего за 14 дней и включал следующие этапы:

1.Разработка мастер-процесса "Калькулятор"
Мы создали мастер-процесс, который запускает несколько подпроцессов:

• Расчет свай: Учитывает количество, сечение и длину свай.

• Расчет монтажа: Зависит от количества свай и сложности работ.

• Расчет доставки свай: Учитывает километраж и тоннаж машины.

• Расчет доставки манипулятора и бригады: Зависит от расстояния и количество сотрудников.

• Дополнительные работы: Включает распушение и установку оголовков.

Каждый из этих подпроцессов взаимосвязан.

Например, если клиент заказывает 5 свай, система автоматически рассчитывает, что это 2 тонны, и подбирает подходящий транспорт для доставки.

2. Динамический расчет с использованием формул
Благодаря функции "Формулы" в Sensei, все расчеты выполняются динамически. Это значит, что изменение одного параметра автоматически пересчитывает итоговую стоимость.

Например:

• Если клиент увеличивает количество свай, система сразу пересчитывает тоннаж и стоимость доставки.

• Если меняется километраж, автоматически обновляется стоимость доставки и выбор транспортного средства.

3. Интеграция с amoCRM
Все результаты расчетов автоматически записываются в поля сущности "Сделка" в amoCRM. Это позволяет использовать данные для автоматического формирования коммерческого предложения с помощью виджета "Документы 2.0".

4. Интеграция с сайтом
Калькулятор был внедрен на сайт компании, что позволяет клиентам самостоятельно рассчитывать стоимость услуг. После расчета на сайте данные автоматически передаются в amoCRM для дальнейшей обработки.

5. Автоматическая отправка КП
Итоговый расчет (коммерческое предложение) автоматически отправляется на почту клиенту. Это значительно ускоряет процесс и повышает уровень сервиса.

Сложности проекта

1. Сжатые сроки: Проект был реализован за 14 дней, что потребовало интенсивной работы команды. Мы работали в режиме нон-стоп, чтобы уложиться в сроки и не подвести клиента.

2. Сложность расчетов: Необходимо было учесть множество параметров и их взаимосвязей. Например, количество свай влияло на тоннаж, а километраж — на стоимость доставки. Мы создали сложную систему формул, которая учитывала все эти нюансы.

3. Интеграция с сайтом: Требовалось обеспечить синхронизацию данных между сайтом и amoCRM. Мы настроили передачу данных так, чтобы клиенты видели актуальные расчеты, а менеджеры могли сразу работать с заявками.

Расчеты в amoCRM выполняются автоматически с высокой точностью, время формирования КП сократилось на 70%.

• Устранение ошибок: человеческий фактор полностью исключен. Расчеты выполняются автоматически с высокой точностью, что повышает доверие клиентов.

• Ускорение процессов: время формирования коммерческого предложения сократилось на 70%. Теперь менеджеры тратят меньше времени на рутину и больше — на общение с клиентами.

• Прозрачность расчетов: клиенты могут самостоятельно рассчитать стоимость на сайте. Это повышает прозрачность и доверие к компании.

• Автоматизация: все данные автоматически записываются в amoCRM. Это упрощает работу менеджеров и ускоряет процесс обработки заявок.

• Удобство для клиентов: автоматическая отправка КП на почту клиента повышает уровень сервиса и удовлетворенность клиентов.

Этот проект стал примером того, как сложные бизнес-процессы можно автоматизировать и сделать максимально удобными для клиентов и сотрудников.

Это решение не только оптимизировало внутренние процессы компании, но и повысило уровень сервиса для клиентов, что способствует дальнейшему росту бизнеса.