Создали CRM агентства недвижимости: автоматизировали работу 700 риелторов с базой из 11 000 квартир

«Монолит» — федеральное агентство продажи и аренды недвижимости с филиалами в 10 городах. Для организации работы филиалов и автоматизации бизнес-процессов нужна CRM-система.

У клиента есть свои требования к CRM:

— контроль за сделками и проведением рекламных кампаний;

— бесшовная связь между отделами;

— единый формат отчетов, информации об объектах, клиентах и прочему;

— интеграция с кабинетами агентства на Авито, Циан, Домклик и других сайтах;

— парсинг объявлений с этих сайтов;

— возможность масштабировать систему, добавить новые функции, подключить дополнительные модули.  

В существующих CRM нет части важных функций, поэтому «Монолиту» нужно свое решение, в котором сотрудникам было бы удобно работать, а руководству — контролировать процессы и следить за аналитикой. 

Компании «Монолит» нужна отдельная CRM, позволяющая контролировать все операции риелторов — ведение сделок, запуск рекламных кампаний и парсинг объявлений с досок недвижимости. 

Для разработки CRM-системы мы:

1. Проанализировали алгоритм работы риелторов и составили структуру будущей CRM.

2. Внедрили базу объектов и клиентов.

3. Сделали канбан-доску для ведения сделок.

4. Настроили интеграцию с досками объявлений по недвижимости.

5. Реализовали ведение рекламных кампаний на досках объявлений.

6. Встроили телефонные звонки через CRM.

7. Выделили пользовательские роли и настроили систему доступов.

Мы решили сделать общую CRM для всех городов, в которых представлены филиалы компании, но разделить города в интерфейсе, чтобы не возникало путаницы. Если клиент откроет филиал в другом городе, то сможет добавить его сам. 

Мы организовали базу объектов для продажи и аренды. Риелтор может добавить объект самостоятельно или работать с тем, что система спарсила с доски объявлений через API.

Ориентироваться по базе помогают фильтры. Например, можно искать варианты по ценовому диапазону или на нужной улице, выбрать объекты, закрепленные за конкретным менеджером. Отфильтрованные результаты можно экспортировать в виде таблицы в Excel.

Пожелания риелторов помогли нам составить список нужных для работы функций. К примеру, массовое редактирование объектов для удобной работы с базой:

— левой кнопкой мыши можно выбрать все квартиры на странице или точечно отметить некоторые;

— правой кнопкой мыши можно выбрать все объекты из раздела, например, всю вторичку.

Выделенные объекты можно добавить в рекламную кампанию, изменить у них параметр или поменять ответственного.

Мы внедрили в CRM специализированную функцию для агентств недвижимости. Это Шахматка — отдельный раздел с базой всех ЖК в городе, которую присылают застройщики. Раздел интегрирован с базой застройщиков, он автоматически обновится, если они поменяют, например, цену за метр.

Функция автоматизирует работу и избавляет от ручного добавления квартир. Риелторы сразу получают актуальную информацию и могут быстро перенести конкретную квартиру в свою базу и создать сделку, если для нее нашелся покупатель. 

Вместе с риелторами мы составили список этапов, которые проходит сделка, и реализовали их в виде канбан-доски, чтобы было удобно отслеживать процесс. Управление простейшее — риелтору достаточно переключить флажок на карточке сделки или перетащить ее на нужный этап.

Система позволяет вести всю работу в рамках одного окна. Для сделки нужны составляющие:

1. Объект недвижимости. Мы добавили возможность прикрепить объект из базы, парсера или завести новый прямо внутри карточки сделки.

2. Контакт. Для отслеживания эффективности каналов привлечения клиентов можно добавить пометку источника, откуда он пришел: email-рассылка, повторное обращение, холодный обзвон, рекомендация и прочее.

3. Задача. В рамках сделки возникают задачи, которые ответственный может делегировать — перезвонить, организовать показ, запустить рекламу. В карточке есть нужные функции.

4. Показ. Система помогает ориентироваться в показах объектов, добавлять дату и отметку о статусе.

5. Шаблоны документов. Мы упростили работу риелтора и избавили от необходимости каждый раз заполнять документы заново. Администратор может настроить шаблон документа и указать, откуда система должна брать информацию для заполнения соответствующего поля.

Все эти сущности можно создавать прямо из карточки сделки или отдельно в соответствующем разделе CRM, чтобы потом прикрепить к сделкам.

Агентства недвижимости работают с сайтами объявлений, но сотрудникам «Монолита» не нужно самим искать парсеры или вручную копировать объявления и переносить их в базу.

Мы интегрировали доски объявлений с CRM для «Монолита» через API. Интеграция дает возможность собрать объявления с Авито, Циана, ГиперНН, Юлы и других сайтов без специальных знаний и сторонних ресурсов. Прямо в интерфейсе CRM сотрудник может запустить парсер для сбора объявлений и использовать готовую базу недвижимости в сделках.

К CRM «Монолита» подключены Авито, Домклик, Циан и Яндекс. Работа с площадками автоматизирована, управлять рекламой и премиум-размещениями можно прямо в CRM:

Система соберет из базы объекты по критериям, которые задал сотрудник, и выгрузит их на доску объявлений с помощью XML фида. Пользователь увидит, какие рекламные кампании идут, какие объекты не приняла площадка. То же самое с премиум-размещением объявления в выдаче на сайте недвижимости.

Сотрудникам не нужно вручную собирать объекты из базы, заходить на площадки и создавать объявления, а руководству — передавать риелторам доступы в личные кабинеты компании. Меньше времени тратится на задачи, меньше риск утечки доступов к кабинетам агентства на сайтах.

Мы встроили управление звонками в CRM с помощью интеграции с IP телефонией Zadarma и модулем Asterisk.

Благодаря этому решению риелторы могут:

— звонить клиентам и принимать звонки через CRM прямо с рабочего компьютера;

— отслеживать историю звонков и прослушивать записи;

— быть в курсе всей нужной информации по клиенту: просматривать связанные с ним сделки и видеть его историю обращений.

Доступ к данным в CRM нужен риелторам, юристам, рекламным менеджерам, руководителям подразделений и другим сотрудникам. Мы оставили агентству возможность назначать и изменять пользователей в системе.

Пользователь с ролью администратора может создать новую роль, например, ипотечного брокера, и настроить для него нужные доступы к просмотру разделов CRM, колл-центру, выполнению разных функций и изменению настроек.

В «Монолите» сотрудники объединены в отделы, поэтому пользователей можно объединять в группы с руководителем, например, чтобы в аналитике сделок отслеживать успехи группы.

Получилась CRM-система, заточенная под нужды агентства недвижимости. При этом она универсальная, систему с похожими функциями и возможностями можно будет развернуть для любой компании.

Система автоматизирует и упрощает большую часть работы:

— ведение сделок с клиентами;

— сбор базы недвижимости;

— работу с новыми квартирами в ЖК;

— обновление базы от застройщика;

— размещение рекламы на досках объявлений;

— звонки клиентам и работа с базой контактов;

— заполнение отчетов по шаблонам.

У сотрудника остается больше времени на персональную работу с клиентами и базой, а руководство получает платформу для контроля за сделками и работой каждого сотрудника.