Динамическое коммерческое предложение в 321 слайд с помощью автоматизации в amoCRM

Cократить время создания коммерческого предложения до 2 минут, увеличить конверсию в сделку на 15%.

Причины обращения:

Аурус Фильтр гордится своими инновационными решениями, которые обеспечивают высокое качество воды и долговечность оборудования. Однако, несмотря на качество продукции, компания столкнулась с проблемами в процессе продаж, связанными с ручным формированием коммерческих предложений (КП).

Компания стремилась к улучшению эффективности отдела продаж за счет автоматизации процесса создания коммерческих предложений (КП). Стандартное КП компании представляло собой презентацию на 321 слайд, из которых 10 всегда остаются неизменными и должны строго следовать по порядку. Для остальной части КП требовался динамический подбор слайдов с техническими характеристиками, адаптируемых под конкретный состав заказа.

До внедрения нашего решения подготовка КП выполнялись вручную, и это создавало массу проблем:

- Ручное формирование КП: Создание КП вручную занимало до 30 минут.Из-за долгого ожидания 20% клиентов уходили к конкурентам, что приводило к потере до 1 млн рублей в месяц. Клиенты, ожидающие КП более 2 часов, часто выбирали более оперативных поставщиков.

- Ошибки в подборе слайдов: Ручной подбор слайдов с техническими характеристиками часто приводил к ошибкам. Некорректные КП снижали доверие клиентов, что приводило к потере 15% потенциальных сделок. Клиенты, получившие неправильные данные, часто жаловались в соцсетях, что негативно влияло на репутацию компании.

- Неэффективное использование времени менеджеров: Менеджеры тратили до 30% рабочего времени на рутинные задачи. Это снижало их эффективность и увеличивало текучесть кадров, что обходилось компании в 200 000 рублей в месяц на обучение новых сотрудников.

Долгое время продажи находились одном уровне.

Концентрация усилий только на рекламе редко дает ощутимое увеличение прибыли. Поэтому необходимо было найти реальные точки роста компании. После тщательного анализа бизнеса клиента мы определили возможные точки роста и составили план работ.

Ключевые задачи включали:

1.Сократить время создания коммерческого предложения с 30 минут до 2 минут в течение 30 дней за счет автоматизации процесса:

- Формирование КП по принципу конструктора с учетом шаблонных и вариативных слайдов.

- Выгрузка информации о товарах из поля "Состав заказа" в CRM, полученного из "МойСклад".

- Динамическое добавление иконок с визуальной инструкцией и полностраничных слайдов с техническими характеристиками товаров в соответствии с порядком подключения.

2.Увеличить конверсию в сделку на 15% в течение 1 месяца за счет оперативной подготовки КП.

3.Снизить процент отказов на 20% в течение 1 месяца за счет ускорения процесса формирования КП.

4.Автоматизировать 100% процессов формирования КП в течение 30 дней, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором.

Чтобы реализовать нужное решение, следовало выполнить:

1. Настройку обработки данных из поля "Состав заказа" для выделения названий товаров и формирования перечня нужных слайдов.

2. Разработку логики автоматического вывода слайдов, включая:

- 10 неизменяемых шаблонных слайдов.

- Слайд с иконками товаров, отображаемыми в порядке подключения.

- Полностраничные технические слайды товаров в соответствии с инструкцией.

3.Автоматизация генерации коммерческого предложения с помощью интеграции amoCRM и виджета "Документы 2.0".

Разработка и внедрение PHP-скрипта для получения данных из поля сделки в amoCRM, настройка автоматической генерации КП.

1. PHP-скрипт для обработки данных: Разработан и внедрен PHP-скрипт для выделения данных о товарах из поля "Состав заказа" сделки в amoCRM. Скрипт сортирует товары по заданному порядку, подготавливает последовательность для добавления иконок, а затем отправляет данные на формирование КП.

2. Настройка автоматической генерации КП с "Документы 2.0":

• С использованием виджета "Документы 2.0" в amoCRM настроена автоматическая сборка презентации КП.

• Добавлены динамические блоки: иконки товаров, полностраничные технические слайды, выдерживая порядок подключения.

• Полностью автоматизировано формирование и выгрузка КП в формате PDF, что позволило избежать ручной подготовки документов.

Сложности проекта:

Сжатые сроки:
Проект нужно было реализовать за 30 дней, чтобы минимизировать простои в работе отдела продаж.
Это требовало интенсивной работы команды и четкой координации между разработчиками и сотрудниками компании.

Сложность расчетов:
КП состояло из 321 слайда, из которых 10 слайдов были неизменными, а остальные требовали динамического подбора.
Необходимо было учесть множество параметров: количество товаров, их характеристики, порядок подключения и т.д.

Интеграция с amoCRM:
Требовалось настроить автоматическую передачу данных из поля "Состав заказа" в amoCRM и обратно.
Это включало разработку PHP-скрипта для обработки данных и настройку виджета "Документы 2.0".

Время на создание КП сократилось с 30 минут до 1-2 минут, конверсия в сделку увеличилась на 15%.

Каких показателей мы достигли:

• Время на создание КП сократилось с 30 минут до 1-2 минут: это позволило обрабатывать на 50% больше заявок в день.

• Конверсия в сделку увеличилась на 15%: в денежном выражении это привело к увеличению выручки на 500 000 рублей в месяц.

• Процент отказов по причине задержек уменьшился на 20%: это позволило сохранить до 1 млн рублей в месяц.

• 100% процессов формирования КП автоматизированы: ошибки, связанные с человеческим фактором, полностью устранены.