Как вырасти в 7,5 раз за 2 года и стать лидером в аутсорсинге рабочего персонала

Перед командой стояли следующие задачи:

1. Централизация данных;

2. Автоматизация откликов;

3. Создание единой системы ведения базы кандидатов;

4. Интеграция всех каналов коммуникации;

5. Настройка аналитики и отчетности;

6. Повышение производительности;

7. Обучение и адаптация новых сотрудников;

8. Улучшение взаимодействия между отделами.

В рамках проекта было решено:

1. Перенести информацию о кандидатах из excel таблиц в amoCRM для удобного и структурированного ведения базы данных.

2. Настроить интеграцию с различными каналами коммуникации (электронная почта, соцсети, job-сайты) для автоматического внесения откликов кандидатов в amoCRM.

3. Создать удобную систему для хранения истории взаимодействия с кандидатами, предотвратить дублирование обращений и обеспечить доступ ко всей необходимой информации для сотрудников.

4. Объединить все каналы коммуникации рекрутеров в одной системе amoCRM для обеспечения прозрачности и эффективности работы.

5. Настроить систему аналитики по рекламным каналам для оценки их эффективности, проведения A/B тестов и оптимизации расходов на рекламу.

6. Автоматизировать процесс обработки откликов, минимизировать ручную работу рекрутеров, увеличить скорость ответов на отклики.

7. Создать структурированные процессы обучения новых рекрутеров на базе amoCRM для быстрого начала эффективной работы.

8. Настроить систему обратной связи и взаимодействия между отделами компании, исполняющими и заказывающими подбор персонала.

Разработали детальные макро- и микропроцессы (более 100) для каждой воронки продаж, что позволило оптимизировать работу команды и увеличить ее эффективность. 

Также был реализован принцип Sensei Workplaces, который упрощает выполнение задач менеджерами, позволяя сосредоточиться на приоритетных действиях. Была создана система распределения новых лидов в зависимости от их источника по группам и общим очередям, обеспечивая более эффективную работу с потенциальными клиентами.

Создали отдельные номера для разных отделов компании, что позволило упростить и ускорить общение как внутри команды, так и с внешними клиентами. Интеграция с голосовым роботом Tomoru повысила эффективность работы колл-центра, автоматизировав часть процессов и улучшив качество обслуживания. Кроме того, гибкие правила распределения звонков по менеджерам в зависимости от этапа трудоустройства сделали процесс найма более структурированным и эффективным, а мониторинг сотрудников в реальном времени помог контролировать работу и обеспечивать высокий уровень сервиса.

Для эффективной коммуникации было создано 5 WhatsApp каналов для работы каждого подразделения. Теперь на каждом этапе трудоустройства соискатели получают уведомления через WhatsApp, а HR-менеджеры на объектах информируются о направлении к ним нового сотрудника. Вся коммуникация ведется через один единый официальный канал WhatsApp Business, что обеспечивает удобство и оперативность в общении внутри компании.

Настроили интеграцию 4 корпоративных аккаунтов с платформой Avito.Работа, что позволяет централизованно отслеживать и обрабатывать все отклики на вакансии. Теперь менеджеры могут эффективно управлять всей перепиской с кандидатами непосредственно из amoCRM, обеспечивая более быструю и своевременную обратную связь. Кроме того, благодаря интеграции отклики автоматически распределяются в соответствии с кабинетами и локациями, что улучшает работу и повышает эффективность процесса подбора персонала.

Внедрили телеграм-бот для работы с агентами по подбору персонала. Бот предоставляет интерфейс агентам для просмотра списка объектов, их описания и возможности отправки кандидатов на вакансии. Также имеется интерфейс для менеджера по работе с агентами, который обрабатывает заявки и осуществляет модерацию. Интеграция с amoCRM позволяет проводить аналитику по агентам и соискателям, а также контролировать дублирование информации. Кроме того, в боте реализованы функции автоматического распознавания и проверки паспортов, а также проверки соискателей на благонадежность.

Был разработан квалификационный голосовой робот для обработки входящих звонков, который интегрирован с amoCRM и телефонией UIS. Робот принимает только новых соискателей, которые ранее не обращались в компанию, обеспечивая эффективную фильтрацию и перенаправление звонков, что помогает оптимизировать процесс обработки заявок и повышает качество обслуживания клиентов.

- Рост количества трудоустроенных в 24 раза за 2 года. При этом количество персонала увеличилось в лишь 2,5 раза. Ранее 42 трудоустроенных на сотрудника, сейчас 188 трудоустроенных на сотрудника

- На 38% снижение себестоимости привлечения одного сотрудника. 

- Ежемесячная экономия на маркетинге > 7,3 млн ₽, не считая затрат на ФОТ, налоги, офис

- Рост штата постоянного персонала в 1,6 раза. Поскольку часть сотрудников работают вахтовым методом, 55% от трудоустроенных продлевают вахту или переходят на другой объект, но остаются в компании.

Другие результаты:

На 50% сократилось время адаптации сотрудников КЦ;

На 39% больше задач стали закрывать сотрудники благодаря Workplaces;

На 19% больше целевых действий выполняется каждым сотрудником.

А также:

- Механика уведомления HR менеджеров на объектах в WhatsApp позволила сократить около 30 минут работы сотрудников (HR и КЦ) в день;

- Телеграм бот для работы с агентами, позволил высвободить 40% времени менеджера по работе с агентами, за первый месяц работы 37 агентов направили > 427 соискателей. На текущий момент ежемесячно направляется свыше > 1000 соискателей;

- Внедрение голосового робота от Tomoru позволило все первичные входящие обращения перенаправить на него и освободить 4,9% времени сотрудников КЦ.

За первый месяц работы робот обработал 5883 звонков на 4010 минут. Средняя экономия времени 1 сотрудника 8 часов 20 минут в месяц (1 рабочий день).