Кейс внедрения Битрикс24 производителю упаковки из картона «ТимПак Про»

«ТимПак Про» — производственное предприятие, которое предоставляет комплексные услуги по разработке картонной упаковки. Компания на рынке с 2013 года и работает с юридическими лицами. К ним обращаются за упаковкой для пищевых продуктов, обуви, одежды, постельного белья и так далее. Также на предприятии изготавливают POS‑материалы и промоупаковку любой сложности, оказывая услуги от дизайна и разработки технического задания до доставки готовой продукции.

«ТимПак Про» специализируется на кашированных коробках с полноцветной печатью, картонных коробках любой сложности с флексопечатью и из хром-эрзаца, а также, поставляет микрогофрокартон для производителей картонной упаковки.

В первую очередь руководству компании хотелось навести порядок в отделе продаж, чтобы менеджеры могли выполнять все задачи в одном пространстве: отслеживать клиентов, общаться с ними и даже частично вести производственные процессы в Битрикс24.

Запрос клиента был в том, чтобы перевести работу отдела продаж из блокнотов и таблиц в CRM: интегрировать почту, телефонию, подключить форму на сайте. Но в ходе проекта появлялось много задач и процессов, которые компании хотелось оцифровать и автоматизировать. В результате в систему нужно было интегрировать юристов, бухгалтерию, конструкторов, верстальщиков.

Что настроили и как это выглядит

1 Интеграции
Присоединили к системе почту и телефонию. Подключили автоматику, чтобы в Битрикс24 передавались все замеры из калькулятора по расчету упаковки с сайта. Сделали кастомизацию, которая выводит все эти поля в карточке заявки в CRM.

Благодаря подключенной телефонии все звонки с клиентами записываются. Это позволяет в любой момент вернуться к разговору и вспомнить детали договоренностей, параметры заказа или уточнить контактные данные клиента. Система автоматически напоминает о необходимости позвонить, написать или выполнить какое-то дело.

2 Защита от некорректного ввода емейл и номеров в Битрикс24
Чтобы менеджеры не ошибались при вводе почты и номера заказчика, ввели в систему проверку почт и номеров, увеличили её до проверки номеров Казахстана, Белоруссии, Киргизии, Узбекистана. Добавили возможность проверки корректности добавочного номера телефона.

3 Форма квалификации лида
Чтобы информация, передаваемая менеджером в другие отделы, была полной, настроили обязательные поля. При переводе лида в сделку теперь требуется указать минимальный набор данных. Менеджер должен уточнить эту информацию у клиента и внести её в карточку.

Этап завершения работы с лидом настроен так, что система не даст перевести лид в сделку, пока обязательные поля не будут заполнены. На основе этих данных начинается расчёт конструкции, которая впоследствии станет настоящей коробкой.

4 Защита от ошибок и подсказки
При переходе на определённую стадию воронки система запрашивает обязательные поля, при завершении этапа работы с лидом все поля должны быть заполнены. Система сама подсказывает, что делать дальше.

5 Автоматизация воронки продаж
В системе три воронки сделок, одна из воронок — Заявки отделу новогодней упаковки. С ней руководитель отдела работает самостоятельно, но с нашей поддержкой: консультациями, онлайн-уроками, также мы помогаем в сложных задачах, например, в разработке новых бизнес‑процессов для этой воронки.

Кроме новогодней воронки, есть воронки для повседневной упаковки и производства. Каждая воронка имеет свои автоматизации, но больше всего настроено для повседневных продаж: изменение ответственного, напоминания, подсказки менеджеру, запуск бизнес-процесса на возврат, проверка на брак и так далее.

6 Расчёт кроя
Расчёт кроя — это отдельный смарт-процесс, в котором работает конструкторское бюро. Поля в карточке сделки у конструкторов заполняются автоматически. Система фиксирует, кто, когда и по какому заказу внёс изменения в сделку, и использует эту информацию для распределения следующих задач между ответственными сотрудниками.
После того как конструктор сделал расчёт, он прикрепляет файл расчёта кроя и закрывает смарт‑процесс. Если менеджер понимает, что расчёт сделан некорректно, он возвращает сделку на стадию назад, и ответственный конструктор получает процесс обратно на пересчёт. Для того чтобы сделать расчёт нескольких разных коробок настроен дополнительный бизнес-процесс. После того как менеджер получил расчёт кроя, система напоминает создать КП для расчёта.

Для руководителя настроена система отчётности по процессу расчёта кроя. В отчёте видно, сколько заявок на расчёт было подано, кто из конструкторов выполнил расчёты, сколько заявок поставил каждый менеджер. Также отчёт показывает, на каком этапе находятся заявки. В таблице под отчётом указано, сколько времени каждый конструктор затратил на обработку заявки.

7 Автоматизация и умные сценарии
Когда начинается этап «Предпечатной подготовки», система автоматически проверяет, добавил ли менеджер контактные данные и компанию к сделке. Если этого не сделано, система откатит процесс и уведомит менеджера о необходимости заполнить информацию о компании. Если компания добавлена, но не указаны реквизиты, система также не пропустит дальше. Кроме того, система теперь распознает реквизиты для Казахстана и Беларуси.

Когда заказанная коробка простая — процесс её отработки в воронке маленький. Чем более многосоставная коробка, тем длиннее процесс. Например, если это заказ без печати, система сама это понимает, следует только сделать пилотный образец, заказать штамп, и заявка уйдет в «Успех». Если заказ и макет для клиента с печатью, сделка проходит полностью все этапы. Система сама понимает, каким будет процесс отработки: подтягивает поля из раскроя и номер заказа, подставляет ответственного конструктора.

8 Смарт- и бизнес-процесс по утилизации штампов и флексоформ
На предприятии есть библиотека штампов и флексоформ. Все они аккуратно хранятся на складе для повторных заказов. Из-за большого количества форм и штампов сложно понять, какие из них уже можно утилизировать, а какие нет. Теперь этот процесс оптимизировали и перенесли в Битрикс24, где ведётся учёт всех позиций.

Смарт-процесс автоматически определяет актуальность форм. Штампы, которые больше не нужны, через обозначенное время переходят в статус «Определяем судьбу». Менеджеру автоматически поступает задача позвонить клиенту и уточнить, что делать с этими формами.

Существует три сценария:

1. Если клиент в течение полугода делает повторный заказ, форма остается в системе. Заказы могут быть постоянными, и штамп просто хранится для дальнейшего использования.

2. Штамп утилизируется, если заказ разовый и клиент соглашается на утилизацию. То же происходит, если клиент не отвечает в течение трёх дней, чтобы избежать ненужного хранения и экономии места.

3. Штамп может быть передан клиенту. Поскольку при первом заказе его стоимость уже включена, клиент может забрать штамп или флексоформу для хранения у себя.

Если это штамп, задача переходит к конструктору: он находит его, передает в производство, а затем аннулирует в системе, после чего производство получает задание на утилизацию. Начинается процесс утилизации.

То же самое происходит с флексоформами: верстальщик ищет их в системе, аннулирует, и задача сразу передается в производство.

Таким образом, система помогает поддерживать актуальность штампов.

9 Отгрузка
После оплаты менеджер переходит на этап «Закрывающий документ». Система назначает задачу заместителю начальника производства — подготовить документы для отгрузки. Когда задача выполнена, менеджер получает дело: «Отгрузка завершена, проверьте поля сделки и переведите её в статус успеха».

10 Воронка для отработки рекламаций
Процесс работы с браком тоже автоматизировали. Если поступает рекламация, можно возобновить работу со сделкой. Из неё создается бизнес-процесс заявки на брак, после заполнения данных — номер заказа, описание брака, фото, видео от клиентов, акт с клиентом — создаётся отдельная карточка заявки. В неё подтягиваются все поля из предыдущих процессов, чтобы комиссия могла увидеть, какая работа была выполнена, какие согласования были проведены, и выявить причину брака. В заявке отобразится решение, принятое комиссией. Каждая карточка объединяет команду специалистов, включая конструктора и верстальщика, которые работали над проектом. Система анализирует номер заказа и предоставляет все необходимые документы: договор и спецификацию. Поскольку у каждой коробки свой уникальный номер заказа, система легко его идентифицирует.

Для заявки на брак настроили отчёт с помощью BI-аналитики Битрикс24. Он показывает руководителю количество заявок в системе, их стадии и ответственных. В таблице под отчётом можно быстро увидеть детали без перехода в карточки смарт-процесса. При нажатии на элемент диаграммы фильтр переключается для более детальной аналитики. Также фильтр можно задать в левом меню отчёта

11 Контроль оплаты
Бизнес-процесс проверяет оплату от клиента: оплачено или не оплачено. Если оплата не поступила, система назначает дело менеджеру. Через день после ожидаемой даты стадия меняется на «просрочено», если через три дня менеджер так и не получил оплату, дело передается руководителю. Руководитель проверяет, почему менеджер не получил оплату. Через десять дней задача переходит к юристу для подготовки документов на судебную претензию в связи с неоплатой. Если оплата получена, система проверяет её сумму. Если сумма, которая пришла от клиента, отличается от внесённого менеджером значения, второй счёт пересчитывается. Если клиент специально оплатил больше, пересчитается остаток, чтобы менеджер не ошибся или не забыл это учесть.

12 Дашборд по работе менеджеров отдела продаж
Руководитель может видеть в автоматизированных отчетах следующую информацию:

1 Сколько сделок было создано в выбранный период

2 Сколько сделок сейчас в работе и на какой стадии они находятся

3 Срез по менеджерам

4 Информация, с какой стадии сделка ушла в отказ

5 Успешные и провальные сделки по менеджерам

6 Выводятся показатели среднего времени на стадии и времени, затраченного у каждого менеджера на заявку. На дашборде есть сводная таблица для сверки

В кейсе представлена краткая информация о проделанной работе. За два года сотрудничества с компанией мы настроили 74 бизнес-процесса и 9 смарт-процессов, и наше сотрудничество продолжается.

После внедрения Битрикс24 в компании «ТимПак Про» удалось выстроить более прозрачную и управляемую систему работы между отделами. Несмотря на первоначальное сопротивление сотрудников и сложность адаптации к новому инструменту, команда постепенно привыкла к системе и начала использовать её в ежедневной работе.

Одним из ключевых результатов стало то, что отдел продаж перестал терять входящие запросы. Раньше заявки могли поступать одновременно из разных каналов: по телефону, в WhatsApp, через секретаря или другие источники. Часть информации фиксировалась на бумаге, терялась или забывалась, из-за чего менеджерам приходилось заново связываться с клиентами и восстанавливать детали обращения. После внедрения Битрикс24 все обращения стали фиксироваться в системе, а история коммуникации сохраняется в карточке сделки.

Также изменилась работа с заявками внутри компании. Теперь менеджеры видят, кто отвечает за конкретную задачу, к кому обращаться по срокам и на каком этапе находится работа. Конструкторский отдел стал быстрее обрабатывать простые заявки, а процесс от первого обращения клиента до подготовки коммерческого предложения стал более понятным и оперативным.

Отдельным преимуществом стала возможность вести коммуникацию внутри конкретной сделки. Менеджеры могут создавать чаты с конструкторами прямо в карточке сделки, где уже есть вся необходимая информация: размеры, пожелания клиента, файлы, комментарии и история обсуждений. Это снизило количество уточнений и позволило сотрудникам быстрее понимать контекст задачи.

Существенно упростилась передача дел между сотрудниками. Если менеджер уходит в отпуск, коллегам больше не нужно получать длинные инструкции и пересказы по каждому клиенту. Вся история общения, комментарии, договорённости и этапы работы доступны в Битрикс24. Благодаря этому подмена сотрудников стала менее болезненной, а заказы перестали зависеть только от одного менеджера.

В компании также навели порядок в воронке продаж. Были настроены обязательные поля, без заполнения которых невозможно перейти на следующий этап сделки. Сначала это вызывало раздражение у сотрудников, но в дальнейшем помогло сократить потери информации и снизить количество дополнительных вопросов между менеджерами, конструкторами, верстальщиками и бухгалтерией.

Постепенно к работе в Битрикс24 подключили не только отдел продаж, но и другие подразделения: конструкторов, верстальщиков, производство и руководителей. Это позволило объединить процессы в одной системе и отказаться от части старых схем работы.

Для руководства одним из главных результатов стала возможность получать отчёты и видеть реальную загрузку сотрудников. Теперь можно отслеживать работу менеджеров, конструкторов и верстальщиков, понимать, кто чем занимается, где возникают задержки и сколько времени занимает выполнение задач. Раньше подобные данные было сложно получить из 1С или Excel.

Внедрение Битрикс24 помогло компании минимизировать ошибки, сохранить информацию по клиентам, ускорить взаимодействие между отделами и повысить управляемость процессов. Система стала не просто CRM для отдела продаж, а рабочим инструментом для всей команды.

Главный итог внедрения — в компании появился порядок: заявки не теряются, задачи контролируются, коммуникация сохраняется, а руководители получают больше прозрачности в работе сотрудников и процессов.