Мобильное приложение "ПРО ГСП - Личный кабинет сотрудника"

Клиент: Сотрудники группы компаний АО "Газстройпром"

Задача: Разработать единое цифровое пространство в виде личного кабинета сотрудника в Системе для постоянного взаимодействия между работодателем и работником (24 часа в сутки и 7 дней в неделю), а так же для развития культуры сотрудников группы компаний АО "Газстройпром" с функционалом КЭДО и социальной политики.

В рамках проекта было решено: разработать функционал мобильного приложения «под ключ»:

1. Авторизация пользователя

2. Раздел мобильного приложения

• «Профиль пользователя»

• «Руководитель»

• «Штатное расписание»

• «Спасибо за работу»

• «О компании»

• «Часто задаваемые вопросы»

• «Новости»

• «Уведомления»

• «Обучение»

• «Заказ справок»

• «Оформление заявлений»

• «Расчетный лист»

• «Социальная политика»

• «Гид по вахте ВЖГ (памятки, инструкции, афиша)»

• «График отпусков»

• «Раздел динамика ЗП, расшифровка»

• «Расчетный лист, просмотр и скачивание»

• «Вопрос к ГД»

• «Ролики для раздела Обучение»

• «ДМС для сотрудников и членов семьи»

• «Удаленный прием кандидата»

• «Аннулирование трудового договора»

• «Ознакомление с ЛНА под электронную подпись»

• «Оформление командировок»

• «Аннулирование приказов»

• «Топ менеджмент»

• «Обходные листы»

• «Корпоративные инновации (Фабрика идей)»

• «Профессиональные сообщества»

• «Мероприятие Строй-герой»

• «Мир подарков»

• «Усовершенствование функционала КЭДО в соответствии с приказом Минтруда №578 от 22.09.2022»

• «Десктопная версия мобильного приложения»

• «Профессиональные сообщества»

• «Рейтинг ВЖГ»

• «Рейтинг сотрудников»

3. Системный сервис

• «Оповещения»

• «Аналитика по опросам»

• «Подписи»

• «КЭДО для внутреннего использования»

• «Проектная и бонусная мотивация»

4. Интеграция сервиса

• «Anketolog Опросы и анкетирование»

• «Шлюз интеграция с 1С»

• «Адаптация импорта баз данных 1С для ГК АО «Газстройпром»

• «Интеграция с сервисом Веб-софт»

• «Интеграция с сайтом Мир подарков»

5. Административная панель

• «Управление контентом»

• «Помощь и поддержка»

• «Аналитика по опросам»

• «Новости»

• «График работы»

• «Авторизация учетной записи с помощью ПИН-кода»

• «Синхронизация с Telegram (настройки интеграции и привязки к ВЖГ)»

• «Аналитика по метрикам в МП»

6. Бизнес-процессы и настройка маршрутизации утверждения пакета документов «КЭДО»

Информационная система «ПРО ГСП - Личный кабинет сотрудника» (далее – Система), предназначенная для увеличения каналов коммуникаций между работником и работодателем, для фиксации условий труда на объектах компаний группы АО "Газстройпром", организации сбора обратной связи от сотрудников компаний и повышения информированности сотрудников о процессах, происходящих в компании, стимулирования активного участия работников в жизни компании и организации кадрового электронного документооборота (далее – КЭДО).

Система является решением для автоматизации процессов КЭДО, а также постоянное взаимодействие между работодателем и работником (24 часа в сутки 7 дней в неделю) со следующим реализованным функционалом:

1. Удобный и надежный способ взаимодействия с сотрудниками:

- двухфакторная авторизация для входа (Обеспечена синхронизация данных сотрудников между сервером мобильного приложения подсистемами «1С:ЗУП». Обеспечен сбор данных о согласии пользователей с политикой обработки персональных данных и пользовательского соглашения. Регистрация и вход с использованием подтвержденного телефонного номера сотрудника с указанием уникального ключа. В подсистеме «1С:ЗУП» реализован функционал, позволяющий в случае, если для каких-либо сотрудников недостаточно данных для их регистрации в Системе, сформировать список таких сотрудников с указанием данных, которые требуется внести дополнительно, и предоставить инструкции по заполнению этих данных;

- безопасное подписание электронной цифровой подписью (УНЭП, УКЭП). Использование НЭП / УКЭП сотрудниками регламентировано внутренними регламентами организации и техническим взаимодействием Диадок и КриптоПРО DSS;

- общение с кадровой службой, бухгалтерией и коллег;

- приложение аттестовано для обработки ПД и КТ ФСТЭК РФ.

2. Широкие возможности функционала приложения для сотрудников:

- справки, графики работы, приказы и инструкции, подача заявлений;

- заполнение опросов и анкет, согласование отпусков, расчетные листки, заказ пропусков, оформление командировок, получение социальных выплат, новости и мероприятия, гид по вахте, уведомления, чаты.

3. Кадровая служба - ускорение документооборота и экономия времени:

- подписание договора и Дополнительного соглашения электронными цифровыми подписями;

- ознакомление с должностной инструкцией, приказами, локальными нормативными актами;

- получение социальных выплат;

- подача рационализаторского предложения/жалобы/пожелания/благодарности другим сотрудникам.

4. Бухгалтерия - оптимизация взаимодействия с бухгалтерскими службами:

- получение расчетного листка - выполнение требования ст. 136 ТК РФ;

- заказ справок 2-НДФЛ;

- выгрузка документов;

- подача заявлений на отпуск;

- изменение графика отпусков;

- оформление командировок.

5. Административная служба - улучшение условий труда, повышение лояльности сотрудников:

- опросы и анкетирование;

- заявление на удаленную работу;

- курсы обучения.

6. Административная веб-панель для управления приложением:

- отправка уведомлений, назначение и анализ опросов, обработка документов КЭДО, создание новостей и мероприятий, работа с заявками сотрудников, управление контентом.

Преимущества проекта информационной системы «ПРО ГСП - Личный кабинет сотрудника»:

1. Кадровое администрирование:

Сервисы Системы, посвященные кадровому администрированию, помогают достичь прозрачности трудовых отношений, а также скорости в обработке запросов;

2. Запрос кадровых и бухгалтерских справок:

Доступен понятный процесс формирования, заказа, согласования и подписания любых документов;

3. Социальная политика и здоровый образ жизни:

- Улучшение социальной программы. Разработан сервис, предназначенный для заказа новогодних подарков из мобильного приложения. Для каждого ребенка сотрудника создан уникальный промо-код, который храниться на стороне «1С:ЗУП». При импорте (синхронизации) данных по сотрудникам из «1С:ЗУП» в базе данных мобильного приложения данный код сохраняется для каждого ребенка сотрудника.

- В мобильном приложении реализовано размещение баннера по проведению мероприятия "Строй-Герой" для целевой группы с возможностью перехода на сайт мероприятия.

- Забота компании о своих сотрудниках и поддержка их в любых жизненных ситуациях, мотивация на здоровый образ жизни и занятием спортом;

4. Мотивация:

В данном направлении разработаны диаграммы начислений, удержаний и выплат сотрудникам, а также возможность контролировать суммы ЗП в течении года;

5. Коммуникации и получение обратной связи:

Сформирована коммуникация сотрудник – работодатель в виде сервиса опросов, информационных ресурсов и социальных сетей.

Бизнес-эффекты:

1. Оптимизация бизнес-процесса кадрового администрирования:

- подписание документов в любое время и в любом месте с мобильных устройств;

- контроль и оптимизация сроков подписания документов;

- упрощение документооборота с сотрудниками;

- соблюдение трудового законодательства;

- сокращает использование бумажных носителей в виде экономии офисной канцелярии, используемой для печати, в размере до 60,5 млн. руб. в год;

- оперативный сбор и обработка обратной связи.

2. Формирование прямого взаимодействие между работником и работодателем:

- прямое взаимодействие между работником и вышестоящим руководством;

- оперативное получение обратной связи от сотрудников;

- возможность получения предложений и пожеланий сотрудников по усовершенствованию работы компании;

- организация адаптации сотрудников на вахтовых городках;

- реализация социальных программах, действующих в компании.

Стратегическая значимость внедрения Системы является:

1. Оптимизация экономических издержек, выражающаяся в:

- сокращении трудозатрат административного персонала,

- экономии материальных ресурсов;

- упрощение контроля за соблюдением трудового законодательства;

- соблюдение локальных правил и норм в области социальных программ и кадрового администрирования;

2. Прямое взаимодействие между работником и работодателем, выражающееся в:

- учета обратной связи работников в работе компании;

- сокращение затрат на найм и обучение за счет сокращение текучести кадров;

- повышение производительности за счет мотивации;

- оптимизации управления трудовыми ресурсами;

3. Укрепление корпоративной культуры, внедрение цифровой грамотности как представителей старшего, так и молодого поколения, обмен опытом между сотрудниками.

4. В мобильном приложении из общего организационного объема в 90 000 сотрудников, зарегистрировано более 50 000 пользователей Группы компаний АО "Газстройпром".