Создание процесса информирования сотрудников о кадровых изменениях через Ленту новостей в Битрикс24

Клиенту потребовалось автоматизировать процесс информирования сотрудников компании о ключевых кадровых изменениях через Ленту Новостей в Битрикс24.

Основные цели проекта включали:

1) Упрощение публикации информации о:

- Новых сотрудниках.

- Уволенных сотрудниках.

- Сотрудниках, переведенных на другую должность.

2) Обеспечение структурированности и единообразия постов.

3) Минимизация ручного труда HR-отдела при создании публикаций.

Мы разработали и внедрили бизнес-процесс в Битрикс24, который автоматизировал создание и публикацию кадровых новостей. Решение состоит из следующих этапов:

1. Запуск бизнес-процесса:

- Сотрудник HR-отдела вручную запускает бизнес-процесс из Ленты Новостей: «Представление нового сотрудника», «Перевод сотрудника», «Информирование об уволенном сотруднике».

- При запуске бизнес-процесса «Представление нового сотрудника», сотрудник HR-отдела указывает сотрудника и выбирает его пол. Параллельно отправляются 2 задания: внутреннему фотографу, сотруднику HR-отдела и автоматически ставится Задача офис-менеджеру:

Офис-менеджеру автоматически ставится Задача: «Оформить постоянный пропуск сотруднику» с указанием его ФИО.

В открывшейся форме бизнес-процесса «Представление нового сотрудника» фотограф прикладывает фотографию нового сотрудника в специальное поле. После выполнения Задания, фотография сохраняется в Общем диске портала Битрикс24.

- В открывшейся форме бизнес-процесса «Представление нового сотрудника» он заполняет информацию о сотруднике:

- Дату трудоустройства;

- Должность сотрудника;

- Прямые руководители сотрудника;

- Краткий перечень задач/обязанностей, решаемых на должности;

- Фотография сотрудника.

При запуске бизнес-процессов «Перевод сотрудника» и «Информирование об уволенном сотруднике» сотрудник HR-отдела указывает сотрудника и пол сотрудника. В открывшейся форме заполняет следующую информацию:

- Дату увольнения/перевода;

- Должность сотрудника;

- Новую должность сотрудника (При запуске бизнес-процесса «Перевод сотрудника»);

- Фотографию сотрудника.

2. Формирование поста

На основании введенных данных система автоматически создает текст публикации с использованием заранее настроенного шаблона.

Пост включает:

- Заголовок;

- Описание события с перечислением ключевой информации;

- Прикрепленную фотографию сотрудника.

3. Автоматическая публикация

После подтверждения формы пост автоматически размещается в Ленте Новостей, становясь доступным для всех сотрудников компании.

После внедрения решения заметно снизилась нагрузка на HR-отдел за счет автоматизации рутинных задач, повышение вовлеченности сотрудников благодаря удобству получения актуальной информации и увеличение скорости публикации новостей о кадровых изменениях.